Gestão empresarial para restaurantes: tudo que você precisa saber

Quem frequenta um restaurante — e só vê o salão, com os clientes consumindo e pagando — pode até pensar que é simples lucrar nesse negócio. Porém, essas pessoas nem imaginam o tanto de trabalho que existe por trás, não é mesmo? E não somente na cozinha, mas também na gestão de restaurantes. Uma boa (ou má) gestão faz toda diferença para o sucesso de um negócio no segmento de food service. 

Muitos clientes nunca pararam para pensar nisso, mas para que uma comida saborosa chegue a sua mesa (ou a sua casa, pelo delivery) há muito mais trabalho além da preparação do prato em si. É preciso comprar os alimentos e gerenciar o estoque, apenas para começar. Também é preciso garantir que os clientes tenham como pagar — e que essas receitas sejam muito bem administradas, na continuidade dos negócios. 

Em resumo, é necessário fazer a gestão de restaurantes na prática, administrando o negócio para que ele não só continue de portas abertas, como também possa ser lucrativo e crescer.

Nesse contexto, existem muitas questões às quais você deve se atentar e muitas tarefas para fazer. Desde as compras e e a gestão de estoque, até os pagamentos dos clientes e o fluxo de caixa. Tudo precisa ser bem gerenciado para que o restaurante funcione bem e tenha lucros. 

Pensando nisso, nós criamos esse guia abrangente com tudo que você precisa avaliar quando estiver gerenciando seu restaurante. Nós não vamos mergulhar tão profundamente em cada tema, mas você pode encontrar outros artigos sobre eles aqui no blog da ConnectPlug. 

Gestão de restaurantes baseada em dados

Para começar, a gestão de restaurantes demanda inúmeras decisões — e planejamento, para não tomar nenhuma decisão precipitada. Para isso, você precisa analisar os dados: quanto seu restaurante está faturando, em quais dias e horários, com que tipo de prato? Esses são apenas alguns exemplos de dados que você pode analisar, é claro, porque você pode ir muito além. 

Isso é essencial para você decidir como alocar seus recursos, sejam humanos ou financeiros, e investir no que realmente importa. Entender como estão as vendas de um determinado prato é indispensável para planejar suas compras e gerenciar seu estoque, por exemplo. 

Mas, para fazer uma gestão de restaurantes baseada em dados, é necessário ter esses dados, é lógico. Para começar, é essencial acompanhar seus números de vendas e cruzar os dados com outros setores do restaurante, como o estoque. Você pode fazer esse acompanhamento manualmente, mas o processo se torna muito mais eficiente quando você tem um sistema de gestão ERP em seu restaurante. 

Para saber mais sobre sistemas de gestão ERP, leia este outro artigo

Gestão integrada entre as áreas

Outra questão muito importante — e que também envolve o sistema de gestão ERP — é a integração entre as áreas do restaurante. Atendimento ao cliente, financeiro, estoque, cozinha e demais áreas precisam conversar. Afinal, se um prato é vendido, é necessário prepará-lo na cozinha, dar baixa nos ingredientes no estoque e incluir o valor recebido no fluxo de caixa. 

Quando você não faz essa gestão integrada, muitos problemas podem surgir. Desde quebras de estoque (que podem gerar prejuízos ou gastos desnecessários), até verdadeiros rombos no seu fluxo de caixa. Então, caso você faça esse acompanhamento de forma manual, não deixe de atualizar todas as informações necessárias, assim que possível. Contudo, com um sistema de gestão ERP, essas informações são atualizadas automaticamente entre as áreas. 

Automação de tarefas repetitivas

Você já parou para pensar em quais tarefas realmente são importantes quando o assunto é a gestão de restaurantes. Isto é, o que efetivamente precisa da sua supervisão e atenção — e o que poderia ser feito de forma mais simples, economizando tempo e esforço?

Por exemplo: calcular o resultado das vendas no fim do expediente, somando as vendas no delivery e no balcão, em todos os meios de pagamento. Você pode somar tudo manualmente, ou manter planilhas que fazem os cálculos por você. Ou, melhor ainda, ter um sistema que já processa suas vendas automaticamente, independente do canal ou meio de pagamento. 

Quando falamos sobre a integração no item anterior, também falamos sobre isso: automatizar tarefas repetitivas, que são necessárias, mas não agregam valor à gestão de restaurantes. Ao fazer isso, você consegue economizar muito tempo e esforço, que podem ser direcionados a trabalhos que realmente exigem sua atenção. 

Gestão operacional de restaurantes

Além de gerenciar os aspectos mais “administrativos” do restaurante, você também precisa garantir que tudo corra bem na operação. Isto é, que os clientes sejam bem atendidos, que os pedidos saiam em ordem, para os clientes certos e no tempo esperado, entre outros detalhes. Para isso, algumas coisas são essenciais:

• Ter procedimentos bem definidos, para que todos saibam como atender aos clientes e como agir nas situações cotidianas do restaurante. 
• Uma comunicação clara e organizada, especialmente na hora de retirar os pedidos e enviá-los à cozinha. Um monitor de pedidos KDS pode ajudar bastante nisso.
• Registrar o consumo de cada cliente de forma organizada, sem depender apenas das comandas em papel, que podem gerar confusões ou erros. Isso pode ser feito com um sistema de mesas e comandas conectado ao ERP. 
• Investir na contratação de bons funcionários e no treinamento deles. Pode sair mais caro contratar um pessoal especializado, mas é um investimento que vale a pena para manter a qualidade do seu serviço. 

Por fim, também precisamos refletir sobre a centralização de tarefas e decisões — algo muito comum entre as pessoas que empreendem. Você não conseguirá “dar conta” de tudo em seu restaurante. Por isso, processos bem definidos, comunicação clara, registros organizados e um time com bons funcionário são essenciais para que você possa delegar tarefas. 

Isso é especialmente importante se você tem planos de expandir seus negócios, abrindo mais unidades de seu restaurante. Como você vai manter o restaurante funcionando enquanto está no outro? Uma boa gestão operacional oferece essa segurança. Além disso, você pode contar com a tecnologia, com apps de gestão real-time que permitem acompanhar os indicadores de vendas, mesmo à distância. 

Tendências de público e mercado

Quando falamos em adaptação às tendências, não falamos de “pular de cabeça” em qualquer novidade do mercado, sem critério — várias tendências são passageiras e não se adequam ao perfil do restaurante, para começo de conversa. Mas é fato que você precisa se informar sobre elas e ter flexibilidade para se adaptar, quando necessário. 

Um exemplo muito simples é a tendência dos pagamentos eletrônicos. Já faz alguns anos que a maioria dos brasileiros prefere pagar no PIX ou com cartões de crédito e débito. Ainda assim existem estabelecimentos que só aceitam dinheiro vivo ou demoram para processar vendas em cartão, porque tem sistemas e equipamentos arcaicos. 

É uma escolha sua não se adaptar. Mas é uma escolha que reflete nas suas vendas.

Por isso, é importante se informar sobre as tendências de consumo e novas tecnologias que estão chegando ao setor de restaurantes, como os sistemas de autoatendimento. Isso talvez não faça sentido para você num primeiro momento — mas se fizer sentido para seus clientes e contribuir para as vendas, vale a pena ficar de olho. 

Um olho no presente e outro no futuro

Para terminar, precisamos falar do planejamento. Você precisa ter planos bem definidos para o futuro do seu negócio, sob pena de trabalhar por anos sem chegar a lugar algum. Não que você precise ter planos ambiciosos de crescimento vertiginoso — esse pode não ser o perfil do seu negócio —, mas você precisa saber onde quer chegar nos próximos meses e anos. 

Integrar as áreas do restaurante, automatizar tarefas repetitivas e organizar o operacional são essenciais porque permitem, justamente, que você possa se concentrar no planejamento. Isto é, que você possa construir o futuro do seu restaurante. É lógico que o presente sempre vai exigir sua atenção, mas você precisa dedicar pelo menos um pouco de tempo e esforço para pensar estrategicamente e se planejar. 

Como mencionamos, esse artigo passou pelos principais pontos da gestão para restaurantes de maneira geral, sem se aprofundar tanto em cada aspecto. Mas você pode ler mais artigos sobre esses assuntos aqui no blog da ConnectPlug. Aproveite para se inscrever na newsletter e receba dicas como essas direto no seu e-mail. Você também pode experimentar o sistema de gestão ERP que mencionamos no artigo, gratuitamente.

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