Como administrar seu negócio à distância? Dicas práticas

O trabalho remoto se tornou extremamente popular com a pandemia. Mas administrar seu negócio à distância já era uma realidade para muitos donos de lojas e restaurantes mesmo antes disso. Isso porque muitos comércios têm filiais distantes entre si, impossibilitando um trabalho presencial. Ainda bem que existem tecnologias que permitem a gestão à distância, com todas as informações necessários para tomar decisões. 

Desde 2020, o trabalho remoto é um debate bem frequente nas redes sociais, congressos e ambientes de negócios. De fato, as crises sanitárias impõem esse formato, assim como a vontade de contratar talentos de qualquer lugar para equipes multidisciplinares. 

Mas, nesses casos, estamos falando da realidade dos escritórios. No comércio, o trabalho à distância já era uma necessidade antes disso — e por motivos um pouco diferentes. 

A verdade é que gerentes de lojas e restaurantes sempre precisaram administrar negócios à distância, caso o escritório não ficasse no mesmo local — ou se o estabelecimento tivesse várias filiais. É comum que os comércios tenham diversos pontos espalhados pela cidade e até em outras cidades e estados. 

Nesses casos, como gerenciar tudo à distância de forma eficiente e sem perder o controle dos processos?

É verdade que algumas pessoas ainda preferem fazer visitas a cada filial para observar os processos e conversar com gerentes presencialmente. Mas existem formas mais simples de gerenciar seus negócios remotamente — e nós trazemos algumas dicas práticas neste sentido, no artigo a seguir.

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1. Treine a equipe e defina bem os processos

O primeiro passo para administrar seu negócio à distância é confiar na equipe que estará na operação, presencialmente. Mas é claro que, para ter uma confiança plena, é essencial que todos estejam alinhados e a empresa tenha processos bem definidos. 

Afinal, se seus clientes têm uma experiência diferente em cada unidade da sua loja, bar ou restaurante, os resultados certamente serão comprometidos. 

Então, se você tem um restaurante (ou bar, lanchonete, sorveteria, etc), crie fichas técnicas para todas as receitas, buscando manter o padrão em todas as filiais. Estabeleça também o padrão de atendimento e outros processos importantes para sua empresa. 

O mesmo vale para lojas: como produtos devem ser organizados, como clientes devem ser atendidos, como fechar o caixa e que processos são indispensáveis para um bom trabalho.

A partir disso, você deve oferecer treinamentos para a equipe, mostrando também porque esses processos são importantes para todos — e não só para você, como gestor ou gestora. Esses treinamentos podem ser feitos por ferramentas de comunicação à distância, como o Zoom ou Google Meet, caso as filiais sejam muito distantes. 

2. Estabeleça metas e uma cultura de feedback

Depois que os processos foram estabelecidos, você precisa garantir que eles estão sendo seguidos. Nesse sentido, a cobrança pura e simples não costuma ser o melhor método. 

Sua equipe precisa saber pelo que está sendo cobrada, quais são os critérios para isso — e quais são as consequências (positivas ou negativas) de não seguir um processo. Ter metas claras é algo indispensável nesse sentido.

Estabeleça metas para as filiais — não só de vendas, mas também de atendimento e outras questões que sejam importantes para os negócios. Mas claro: estabeleça metas possíveis e que façam sentido para todos. 

Além disso, busque criar uma cultura de feedback, onde as pessoas tenham sempre uma orientação de como melhorar para atingir seus objetivos pessoais e as metas da empresa. Assim, você garante que todos estão trabalhando pelos mesmos objetivos, mesmo quando você está administrando seus negócios à distância.

3. Busque ferramentas de comunicação eficientes

É claro que, mesmo com processos bem definidos e metas claras, nem tudo irá correr da forma que você imaginou. Afinal, os desafios do dia a dia sempre colocam nossos planos à prova. Por isso, uma comunicação eficiente se torna importantíssima para administrar seus negócios à distância. 

A tecnologia auxilia bastante nesse aspecto: você pode criar grupos de WhatsApp com as gerências das filiais — e cada gerência pode ter grupos com a equipe daquela unidade. Se você não quer usar um aplicativo tão informal, pode usar ferramentas como o Slack ou o Microsoft Teams, mais voltadas à comunicação corporativa. 

Nesse aspecto, mais importante que as ferramentas que você utiliza é a forma como você se comunica com as gerências e equipes. Procure sempre se comunicar de maneira clara e propositiva, mantendo um ambiente receptivo à colaboração e troca de ideias. 

4. Invista na automação de processos

Algo que facilita muito a gestão de negócios à distância é automação de processos. Com isso, você e as equipes dependem menos do fator humano — diminuindo as chances de erros que comprometam a operação. 

Hoje em dia, existem diversas tecnologias acessíveis para automatizar os mais variados processos em um comércio: desde os sistemas PDV e sistemas de gestão ERP até totens de autoatendimento, que tornam a operação muito mais eficiente. 

Com essas tecnologias, você diminui o número de processos manuais e tarefas repetitivas — onde as falhas costumam ocorrer. Além disso, você permite que a equipe se concentre em questões mais importantes para o negócio, como as metas e os processos que citamos anteriormente. Isso melhora bastante o gerenciamento remoto dos negócios. 

5. Adote ferramentas de administração à distância

Ainda que todos os itens acima estejam muito bem alinhados em seu restaurante ou loja, é compreensível que você queira acompanhar indicadores — e ter segurança de que tudo  está “nos conformes”. 

Para isso, você pode pedir relatórios periódicos aos gerentes e equipes nas filiais. Ou pode entrar em contato pelas ferramentas de comunicação definidas no item 3. Mas, em muitos casos, isso soa como microgerenciamento e pode gerar atritos na equipe — e, além disso, não é tão eficiente, pois você precisa esperar as respostas. 

Uma forma muito mais simples de administrar seu negócio à distância é contar com uma ferramenta de gerenciamento em tempo real — como o aplicativo de Gestão Real Time da ConnectPlug. Esse aplicativo é ligado ao sistema de gestão ERP da empresa, onde todas as vendas e indicadores de negócio são processados. 

Assim, você pode acompanhar vários dados da operação direto na tela do celular:

• faturamento da empresa e das filiais,
• vendas por valor e quantidade de produtos,
• vendas por PDV (frente de caixa) aberto,
• ocupação das mesas,
• comparar dados entre filiais ou franquias

Como o sistema funciona em nuvem, os indicadores são atualizados automaticamente e em tempo real — de modo que você sempre terá uma visão clara sobre seus negócios pelo aplicativo. Se você quer saber mais sobre essa possibilidade, nós sugerimos a leitura deste outro artigo sobre o aplicativo de gestão real time da ConnectPlug.

Conclusão: como administrar seu negócio à distância

Para administrar seus negócios à distância, você precisa criar uma relação de confiança com as equipes que irão atender seus clientes “na ponta”. Mas é claro que as ferramentas de comunicação e gestão ajudam bastante na hora de criar essa relação, assim como ter metas e processos bem definidos. 

Mesmo assim, é compreensível que gestores queiram acompanhar indicadores e saber como estão as vendas — sem ter que pedir relatórios ou conversar com pessoas. Por isso, um aplicativo de gestão em tempo real é muito importante para quem precisa administrar seu negócio à distância. 

Adotar essas ferramentas e gerenciar seu restaurante ou loja remotamente oferece vários benefícios: eficiência, flexibilidade e redução de custos com deslocamentos são só alguns deles. Conforme você experimenta esse modelo de gestão na prática, você pode observar muitos outros. Em última instância, isso pode impactar suas vendas e seu faturamento de forma muito positiva. 

Veja também o nosso guia completo de Gestão Empresarial para Restaurantes: