Fechamento de caixa: o que é, como fazer e a sua importância

O fechamento de caixa é uma rotina indispensável nos comércios, independente do tamanho ou segmento — isso porque ele permite identificar erros ou fraudes que levam a prejuízos. No mundo ideal, o fechamento deve ser realizado ao fim de cada expediente ou turno, já que isso facilita o controle financeiro. E na verdade, esse processo pode ser bastante rápido e simples, quando você aprende a realizá-lo. 

O caixa pode ser considerado o coração de uma empresa: não é a única coisa que importa, mas se há algum erro grave nele, isto provavelmente será fatal para a saúde da empresa. Afinal, é pelo caixa que passam todos os recursos financeiros das vendas e todo o dinheiro que a empresa precisa para pagar seus colaboradores, insumos, contas — além, é claro, do lucro. Todo negócio precisa de dinheiro e de lucro, certo?

Porém, com frequência, a falta de controle sobre esse dinheiro pode ocasionar prejuízos que são inexplicáveis: por que vendemos tanto e ainda assim não conseguimos ter lucro?

Há várias possibilidades para explicar esse fenômeno. Mas, para entender o que acontece — e poder tomar atitudes para resolver isso — é essencial ter controle sobre o caixa. E é aí que observamos a importância do fechamento de caixa, assunto principal deste artigo.

O que é o fechamento de caixa?

Quem nunca realizou um fechamento de caixa e ouve falar dessa maneira — ainda mais quando falamos sobre a importância deste procedimento — pode pensar que é algo muito complicado de fazer. Algo que só especialistas podem fazer, com muito esforço. 

Mas a verdade é que se trata de um procedimento simples e rotineiro. O que não diminui sua importância, nem permite que você preste menos atenção a ele, é claro. 

Em resumo, o fechamento de caixa consiste na contagem e conferência de todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período. A ideia é conferir se as vendas que foram registradas realmente foram pagas, se todo o dinheiro está onde deveria estar — ou se há algo de errado. 

Podem ocorrer vários erros como dar um troco a mais, digitar um valor diferente na maquininha de cartão — para mais ou para menos. O ideal é que os valores que você encontra no caixa no final do dia sejam exatamente iguais ao esperado, segundo as transações registradas no dia. Caso contrário, temos uma “quebra de caixa”. 

A quebra pode acontecer por algum desses erros, mas também por furtos ou fraudes. Fazer retiradas indiscriminadas do caixa — em especial para custear despesas pessoais dos donos —, não é algo que deveria acontecer. 

Até mesmo encontrar valores a mais no caixa pode ser ruim. Afinal, você não tem como saber se é algo que você realmente ganhou a mais (como uma gorjeta) ou se é resultado de algum erro, se é dinheiro que você tirou de outro lugar ou outra possibilidade. Para a saúde financeira da empresa, toda entrada e saída deve ser devidamente registrada. 

5 passos para fazer o fechamento de caixa, na prática

Houve um tempo em que o fechamento de caixa significava apenas juntar todas as notas e moedas do caixa registradora e contar seus valores. Mas, conforme mais pessoas usam os meios de pagamento eletrônicos, além das transferências via PIX, o processo passa a exigir um pouco mais de atenção. 

O ideal é que o fechamento de caixa seja feito ao fim de cada expediente. Mas em muitos casos, pode ser ao fim de cada turno. Em restaurantes que funcionam no almoço e jantar, por exemplo, esse é o ideal. Afinal, com um período menor de fechamento, é mais simples encontrar e solucionar qualquer erro. 

Dito isso, vamos aos cinco passos essenciais para fazer o fechamento de caixa.

1. Defina quando e por quem será feito

O primeiro passo é estabelecer uma rotina de fechamento de caixa. Será ao fim do dia? Logo após o restaurante fechar no almoço e no jantar? Três vezes ao dia? Como dito, isso é algo que depende do fluxo financeiro no seu estabelecimento.

Além disso, é importante definir quem fará o fechamento, para organizar esse processo e evitar confusões. O ideal é que o próprio operador esteja presente (para ajudar a identificar alguma “quebra”) e algum funcionário de confiança ou o próprio dono, se necessário. 

Caso você confie nos seus operadores, pode treiná-los para realizar o fechamento. A questão é definir um responsável, que irá se comprometer pela conferência dos valores e poderá agir, se alguma falha for identificada. 

2. Registre a abertura do caixa

Para que a gente faça o fechamento do caixa, precisamos abri-lo primeiro, não é mesmo? Então, o primeiro passo é registrar o valor que já estava no caixa quando você iniciou esse expediente. Esse é um erro bastante comum que pode gerar discordâncias de valores. 

3. Registre todas as movimentações

Essa é a parte mais importante, onde a maioria dos erros acontecem. Toda e qualquer venda deve ser registrada, com seus valores e, se possível, o meio de pagamento. Da mesma forma, qualquer saída deve ser registrada: foi retirado dinheiro do caixa para pagar algo? Então, isso deve ser calculado. 

Você pode fazer isso em planilhas, mas o ideal é ter um sistema de gestão para restaurantes ou estabelecimentos comerciais. 

Armazene todo o dinheiro em espécie de forma organizada e, se o caixa recebe pagamentos eletrônicos, em cartão ou PIX, guarde os comprovantes. Aliás, aceitar PIX pela maquininha de cartão é uma boa maneira de organizar esses pagamentos.

Além disso, se você oferecer um desconto, receber a mais de algum cliente (como gorjeta), é essencial ter tudo isso registrado. Se você colocar mais dinheiro no caixa (para facilitar o troco) ou precisar fazer uma retirada (por segurança), registre tudo. 

4. Confira todos os valores, ao fim do turno

No período que você definiu para o fechamento do caixa — no fim do turno ou do dia — é hora de conferir os valores. Some todos os comprovantes, o dinheiro em espécie e faça as mesmas contas com os as entradas e saídas registradas no sistema. 

O ideal é que, no fechamento do caixa, o saldo seja exatamente igual no “físico” (espécie e comprovantes) e no “virtual” (o controle das vendas e saídas, pelo sistema). Se houver uma divergência, alguém cometeu um erro ou tirou dinheiro/colocou do caixa sem registrar. E, como explicamos, isso não pode acontecer. 

Essa é a hora, aliás, de identificar onde aconteceu o erro. Assim, posteriormente, você pode criar métodos para evitar que esses erros se repitam e causem prejuízos à empresa. 

5. Faça o fechamento do caixa, com o novo valor

A verdade é que fechar o caixa, em si, é muito simples: basta registrar o valor que você tem no fim do expediente — o saldo das entradas e saídas. 

Para isso, é claro que o registro e conferência das etapas anteriores deve ser feito da maneira correta. Fechar um caixa com valores inconsistentes é um dos erros mais graves que alguém pode cometer na gestão financeira de restaurantes ou de qualquer outro comércio. 

Como mencionamos, você pode fazer o registro de várias formas, mas a melhor delas é ter o sistema de gestão eletrônico. Em um bom sistema ERP, todas as suas vendas são registradas com os preços corretos dos produtos, facilitando muito a conferência com os valores do seu caixa, ao fim do expediente. Se você quer saber mais sobre esses sistemas e testar um deles gratuitamente, entre em contato conosco.

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