Como você organiza os pedidos que chegam à cozinha do seu restaurante? Existem várias formas de fazer isso, mas investir em um monitor de pedidos (também chamado de sistema KDS) é uma das mais eficientes. Entenda como funciona essa tecnologia e quais as suas vantagens.
Nós utilizamos a tecnologia para organizar quase todos os aspectos das nossas vidas: nossos compromissos ficam na agenda do celular, nossas anotações estão em bloco de notas digitais, nossos arquivos em pastas no Google Drive ou iCloud e por aí vai… Então, por que a organização dos pedidos na cozinha do seu restaurante deveria ser feita com papel e caneta?
Ainda que seja um pensamento bastante lógico, muitos donos de bares e restaurantes não o seguem na prática… Mesmo aqueles que já implementaram outros tipos de tecnologia para restaurantes, como os sistemas ERP, frente de caixa ou comandas eletrônicas podem estar recebendo e organizando pedidos em papeizinhos pela cozinha, ainda…
Isso acontece porque a opção digital para isso ainda não é tão conhecida, apesar de já ser muito acessível. Os monitores de pedidos para cozinha de restaurante, também conhecidos como KDS (kitchen display system, em inglês) são mais do que “uma boa opção” —eles são uma ferramenta necessária, especialmente para cozinhas com alto volume de pedidos.
Então, se você deseja saber mais sobre monitores de pedidos (KDS), conhecer seus benefícios e entender como adotá-los no seu restaurante, continue a leitura.
O que é um KDS ou monitor de pedidos?
Em linhas gerais, o KDS (kitchen display system) é um sistema que integra a cozinha ao salão ou balcão, que une os garçons ao pessoal da cozinha por meios digitais —sem gritos ou papéis.
Na prática, assim que o cliente faz o pedido no balcão ou na mesa, o mesmo é registrado no sistema, por um celular ou tablet. Esse sistema é diretamente conectado às telas do KDS, na cozinha. Assim, os pedidos já aparecem para quem vai prepará-los, com as devidas tarefas, tempo de preparo e observações (ponto mais, sem cebola, etc…). Cada pedido é devidamente identificado com a mesa ou cliente, para evitar erros.
A partir disso, o monitor de pedidos também alerta sobre pedidos parados em alguma etapa de preparo e avisa os garçons quando um prato está pronto, para que o mesmo seja servido.
Em alguns casos, é possível configurar várias telas, de modo que cada estação (fogão, chapa, saladas…) receba suas demandas específicas e, também, o tempo de preparo seja calculado para que tudo saia na hora certa. Assim, são evitadas aquelas situações em que a salada fica murcha ou a massa fica fria porque a carne demorou demais, por exemplo.
É claro que esses são cuidados —pedidos organizados, tempo certo…— que a maioria dos bons restaurantes têm como prática comum. Mas eles são facilitados por meio da tecnologia, já que tudo depende menos do fator humano. Então, a partir do momento que você entendeu como o sistema KDS ou monitor de pedidos funciona, suas vantagens se tornam mais claras.
As vantagens do monitor de pedidos, na prática
Como é possível notar pela explicação acima, o principal benefício de ter um monitor de pedidos na cozinha do seu restaurante é a otimização das operações.
Os garçons levam menos tempo anotando pedidos em papel e levando esses bilhetinhos até a cozinha, da mesma maneira que os chefs, cozinheiros e auxiliares necessitam de menos tempo para entender os pedidos e começar a executá-los. Afinal, assim que um pedido é feito no salão ou balcão, ele já aparece nas telas do sistema KDS.
Aliás, é interessante observar que os sistemas KDS podem mostrar para o garçom se este ou aquele item do cardápio está disponível, pelo estoque. Isto evita situações em que o cliente faz o pedido, o garçom vai até a cozinha e precisa voltar para avisar que aquele item acabou para que, então, o cliente faça um novo pedido.
Nesse sentido, outro benefício do monitor de pedidos é a economia de tempo. Dito isso, confira outras vantagens desse sistema.
Diminuição de erros
Na medida em que diversos papéis transitam pela cozinha, é possível que eles se percam — e, junto com eles, as informações sobre o pedido do cliente. Além disso, não é raro que os pedidos saiam errados por alguma incompreensão na letra de um garçom, que um prato da mesa X pare na mesa Y e vários outros errinhos que, somados, podem atrapalhar muito o seu restaurante.
Como o sistema KDS é totalmente digital e automatiza vários processos, há menos espaço para erros. Assim, menos pratos precisam voltar para a cozinha e os clientes saem mais satisfeitos.
Estatísticas mais assertivas
Como dito, é possível incluir informações de tempo de preparo nos monitores de pedidos com o sistema KDS. Isso é possível pois é mais simples registrar o tempo de entrada e saída do pedido por um sistema automatizado do que fazer isso manualmente.
Isso é importante para alinhar expectativas com o cliente, especialmente em dias e horários com grande movimento. Afinal, com o sistema, uma previsão de quantos pedidos “estão na frente” ou quanto tempo irá demorar para aquele prato ficar pronto se torna muito mais assertiva.
Essa previsão é ainda mais importante para estabelecimentos que funcionam com delivery: uma vez que o cliente não está no local, ele não tem como saber como está o movimento —e pode até cancelar o pedido, se o horário de entrega não for cumprido. Se você avisá-lo adequadamente de possíveis atrasos, esse risco é diminuído.
Menos papéis
Na realidade, uma vez que você adota o monitor de pedidos (KDS), os papéis podem ser abolidos da sua cozinha, já que todas as informações necessárias estarão nas telas.
Isso é importante para a organização, mas também para a higiene, pois os pedidos não precisam mais passar “de mão em mão”. Além disso, diminui a geração de lixo —algo interessante para um estabelecimento preocupado com o meio ambiente.
Pratos entregues na hora certa
Conforme mencionamos anteriormente, é possível instalar telas em cada estação de trabalho, de modo que as etapas de preparação aconteçam na ordem e no tempo certos — evitando que esta ou aquela etapa fiquem prontos muito antes ou depois.
Assim, todos os pratos saem na hora certa e podem ser servidos da melhor forma. Afinal, quem nunca recebeu um prato com a salada já murcha ou algum item já frio, porque cada preparo leva um tempo diferente? Além disso, isso evita o incômodo de ter diversos clientes na mesma mesa sendo servidos em horários muito distintos.
Aumento de produtividade
Somando todas as vantagens apresentadas até aqui, é sensato afirmar que o monitor de pedidos pode aumentar a produtividade da sua equipe. Afinal, o sistema evita erros, otimiza processos… Tudo que é necessário para que o trabalho ocorra de forma mais fluida, permitindo fazer mais em menos tempo.
Em última instância, você poderá até atender mais clientes com a mesma equipe, graças a esse aumento de produtividade. Interessante, não é mesmo?
Como implementar o monitor de pedidos no seu restaurante?
Para terminar este guia completo sobre monitor de pedidos (sistema KDS), é importante explicar que a adoção dessa tecnologia dificilmente é feita sozinha.
Isso porque ela é parte de um projeto maior de tecnologia para restaurantes, que inclui comanda eletrônica, frente de caixa e, de modo geral, um ERP —o sistema que vai integrar esses processos e, também, o estoque, financeiro e outras questões de “bastidores” do restaurante.
É necessário ter um sistema completo para que o garçom possa receber o pedido lá no salão e transmiti-lo para as telas na cozinha. Tudo funciona de forma integrada.
Portanto, é importante escolher um bom fornecedor, que tenha soluções completas. Além disso, ele deve fornecer um bom atendimento e suporte, para que você não fique na mão nas horas de maior necessidade. Também é essencial conhecer bem o sistema antes de adquiri-lo, para ter certeza de que ele é prático —e não vai atrapalhar mais do que ajudar.
Uma vez que a contratação seja feita, não se esqueça de treinar o pessoal para usar o sistema adequadamente: incluir as informações de forma correta, guiar-se pelas telas para a realização do trabalho, etc. Isso porque, caso o sistema seja mal utilizado, o investimento será perdido.
Mas, uma vez que sua equipe crie intimidade com o monitor de pedidos —o que não é difícil…—, as vantagens citadas anteriormente compensam —e compensam muito!
Veja também o nosso guia completo de sistema KDS:
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