Controle de estoque de alimentos: Como evitar desperdícios

O controle de estoque de alimentos é tanto uma questão de responsabilidade socioambiental, quanto uma questão de economia pura e simples. Afinal, os insumos estão entre os principais investimentos de um estabelecimento de food service. Portanto, otimizar o uso dos insumos é extremamente importante para a eficiência e lucratividade do estabelecimento. 

Não é exagero afirmar que os insumos estão entre os principais custos de um restaurante, bar, cafeteria, lanchonete… — e outros estabelecimentos de food service, de modo geral. É claro que existem custos com pessoal, ponto comercial, contas etc., que também são bem relevantes. Mas os insumos também está entre os fatores essenciais para a contabilidade de um negócio no setor de alimentação.

Uma das maneiras de diminuir a influência desse custo — e aumentar a lucratividade — é diminuir também a qualidade dos ingredientes, trocando-os por versões mais baratas.

Contudo, isso pode gerar problemas com os consumidores, que eventualmente irão notar as mudanças. Ainda bem que existe outra maneira de diminuir o custo com insumos, que é fazendo um controle de estoque de alimentos eficiente. Ou seja, evitando desperdícios, otimizando os pontos de pedido e buscando as melhores negociações com fornecedores. 

Até porque… Você já parou para pensar em quantos produtos são desperdiçados no seu estoque? Quantos alimentos perecíveis estragam antes de serem usados e quantos dos não-perecíveis passam da validade? E quantas vendas você já deixou de fazer porque um ou outro ingrediente estavam em falta?

No mundo ideal, o estoque de um restaurante seria “na medida” para que nada sobrasse ou faltasse em nenhum dia — e todos os produtos fossem comprados na quantidade exata para maximizar os ganhos do estabelecimento. É praticamente impossível alcançar esse nível de perfeição, é claro, mas nós podemos nos aproximar bastante dele com um bom controle de estoque de alimentos. Pensando nisso, o artigo a seguir apresenta 5 dicas nesse sentido.

1. Comece pela criação do cardápio

O primeiro item envolve uma questão bastante lógica: o primeiro passo para um controle de estoque de alimentos eficiente é a criação de um cardápio eficiente.

Para isso, é interessante privilegiar receitas que envolvam ingredientes semelhantes, sem tantos alimentos específicos que são usados somente em uma receita. Afinal, se esse prato não tiver saída, todo o estoque daquele ingrediente pode ir para o lixo. 

Criando um cardápio mais eficiente, você também diminui o número de itens no inventário — o que facilita o controle de estoque de alimentos como um todo. 

Nesse sentido, outra tarefa essencial é criar a ficha técnica dos pratos. Ou seja, como cada receita deve ser preparada, com todas as quantidades e procedimentos exatos. Isso, além de padronizar os pratos e contribuir para a satisfação do cliente, também facilita os cálculos de quantos alimentos comprar. Isso deixa de ser uma conta “de cabeça”.

2. Acompanhe a demanda do seu estabelecimento

Isso é algo que muitos empreendedores já fazem para auxiliar no controle de estoque de alimentos. Mas fazem “no feeling”, com base na observação do salão cheio ou vazio, ou no número de pedidos por delivery.

Em vista disso, nossa dica é basear esse acompanhamento em dados, utilizando o sistema de gestão ERP para simplificar esse processo. Como o ERP registra todos os pedidos feitos e todas as informações sobre eles (dia, horário, quantidade, etc.), fica mais fácil acompanhar.

Você pode saber quantas unidades de cada prato são pedidas por dia (ou por semana), bem como os períodos ou dias da semana que elas têm mais saída. Com isso, você consegue criar um planejamento muito mais assertivo para suas compras. 

O problema do excesso de estoque

Mesmo que a gente esteja falando de alimentos não-perecíveis — que podem permanecer no estoque por mais tempo, porque não estragam rápido — o excesso de estoque continua sendo um problema. 

Isso porque ele gera custos desnecessários para o negócio e pode inviabilizar a compra de outros produtos importantes. Isso sem falar no dinheiro parado em insumos que você não está utilizando, o que representa uma perda de dinheiro — já que esses recursos poderiam ser investidos em compras mais úteis à empresa.

3. Tenha muito cuidado com o armazenamento

Quem trabalha com alimentação já sabe que todo cuidado é pouco quando o assunto é o armazenamento dos ingredientes. Ainda assim, precisamos mencionar esse item, já que ele é muito importante para o assunto do artigo.

Os alimentos perecíveis precisam sempre ser armazenados na temperatura exata para não estragar. Ainda mais quando falamos de carnes, peixes e vegetais que podem causar problemas de saúde quando não são armazenados corretamente. 

Mesmo os alimentos não-perecíveis exigem cuidados, como itens que não podem ficar próximos, por exemplo. Os enlatados precisam ficar distantes dos farelos e grãos, entre vários outras questões que fazem toda diferença no estoque de alimentos. 

4. Mantenha registros detalhado dos itens

Continuando no pensamento do item anterior, além de armazenar os alimentos da forma correta, é importante catalogá-los. Isto é: registrar os itens, com suas quantidades e datas de validade. O sistema de gestão ERP é uma ótima ferramenta para isso!

Coloque etiquetas em todos os grupos ou prateleiras, como ficar melhor para seu estoque: alimentos perecíveis e não-perecíveis, grãos e farelos, ingredientes líquidos, temperos… E por aí vai. Isso também facilita na hora de encontrar os alimentos para usar.

Esse registro pode até parecer um exagero, mas não é. Em muitos casos, é a falta dele que ocasiona problemas de estoque, como o “desaparecimento” de alimentos e bebidas. Além disso, um registro adequado diminui a perda de alimentos por vencimento.

Na verdade, se você souber que tem ingredientes próximos da data de validade, pode até fazer uma promoção com esses pratos para atrair mais clientes. Que tal?

5. Crie processos para o controle de estoque de alimentos

Como dito no item anterior, esse tipo de cuidado pode até parecer exagero, mas faz toda a diferença para um estoque organizado. Sendo assim, crie procedimentos bem definidos:

• em qual lugar e de que forma os alimentos abertos devem ficar?
• de que maneira as bebidas e ingredientes líquidos devem ir à geladeira?
• em que recipientes armazenar temperos e outras miudezas?
• quem deve conferir e revisar os estoques e em qual horário?

Além disso, é importante saber quem colocou ou retirou alimentos no estoque. Não para “apontar culpados” por um eventual problema, mas para saber quem consultar para obter uma resposta e entender o que aconteceu.

Por fim, também é importante atualizar o estoque conforme os produtos são utilizados, de modo que você não se surpreenda com a falta de algum ingrediente no meio de um turno. O sistema de gestão ERP simplifica bastante esse processo, afinal ele atualiza o estoque de forma automática, assim que os pratos são pedidos, de acordo com a ficha técnica.  

Se você quer saber mais sobre o sistema de gestão ERP e como ele simplifica o controle de estoque de alimentos, entre em contato com a ConnectPlug. 

Veja também o nosso guia completo de 10 tipos de estoque para aplicar em seu negócio: