Saber como organizar o estoque de alimentos é algo indispensável para quem quer evitar os desperdícios e aumentar a lucratividade de um bar ou restaurante. Porém, apesar de essa ser uma tarefa primordial, ela apresenta uma série de desafios. Por isso, quem cuida do estoque deve agir de forma estratégica.
A organização do estoque envolve diversas atividades importantíssimas. Tudo começa por saber quais alimentos estão armazenados, em quais quantidades e até quando eles podem ser utilizados — mas vai muito além disso.
Você precisa organizar os produtos corretamente, facilitando a localização e favorecendo a conservação dos alimentos. Nesse sentido, é indispensável separar os alimentos perecíveis dos não-perecíveis, manter todos os itens nas temperaturas corretas, entre outras questões.
É uma atividade desafiadora, mas muito necessária. Afinal, sabendo como organizar estoque de alimentos, você consegue:
- maximizar o uso correto dos alimentos,
- evitar a falta de itens importantes,
- otimizar o espaço de armazenamento, evitando eventuais excessos de estoque,
- facilitar a localização dos itens (diminuindo o tempo gasto para encontrá-los),
- reduzir a deterioração ou vencimento de alimentos em estoque;
Isso tudo contribui para o controle de custos — uma vez que o estoque é um dos principais custos de qualquer negócio no setor alimentício — e, por consequência, contribui também para uma melhor gestão financeira. Dessa maneira, o controle de estoque está diretamente ligado aos resultados do negócio como um todo e merece total atenção dos empreendedores.
A seguir, após essa introdução sobre a importância da organização do estoque de alimentos, nós trazemos algumas dicas essenciais para você fazer isso no seu estabelecimento.
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Como planejar o estoque de alimentos
Como sugere o título desta seção, a organização do estoque comece pelo planejamento — isto é, você precisa listar quais são os alimentos necessários e quais quantidades de cada um você costuma utilizar no estabelecimento, em um determinado período.
Para isso, você precisa começar criando as fichas técnicas para cada item do cardápio. É só assim que você consegue listar os ingredientes que precisa comprar para todas as receitas e preparos do estabelecimento — seja um bar, restaurante, lanchonete, pizzaria e qualquer outro tipo de negócio.
Apenas para dar um exemplo simples, farinha e fermento devem estar sempre presentes no estoque de uma pizzaria em grandes quantidades, certo? Já um ingrediente do recheio de um sabor específico que não tem tanta saída…
Isso nos remete ao segundo ponto do planejamento: a previsão de demanda. Você precisa calcular quais itens do seu cardápio são mais (ou menos) pedidos, de acordo com a média móvel simples. Dessa maneira, você consegue estocar todos os ingredientes necessários para preparar cada prato — evitando que os alimentos faltem ou sobrem.
Como organizar o estoque de alimentos na prática
Depois de criar as fichas técnicas e calcular as previsões de demanda, você tem uma visão muito mais clara de quais alimentos precisa comprar e em quais quantidades. Com isso, é possível seguir para as questões práticas — organizando o estoque, de fato. Nós podemos resumir esse processo em 5 passos.
1. Tenha uma estrutura de estoque adequada
Para começar, de pouco adianta planejar seu estoque detalhadamente e comprar todos os alimentos nas quantidades exatas se você não tem a estrutura ideal para armazená-los.
Isso inclui um local arejado e bem iluminado, com prateleiras espaçosas e limpas para os alimentos não-perecíveis, além de geladeiras e congeladores para os perecíveis. Os itens não-perecíveis precisam estar ao menos 25 centímetros acima do peso, 60 cm abaixo do teto e 10 cm longe da parede — para permitir a circulação de ar. Já as carnes, frios e outros itens perecíveis não devem estar acima dos 4 °C nas geladeiras.
Não se esqueça também da geladeira para as bebidas e de espaços para temperos e outros itens menores. É essencial armazenar tudo muito bem, para que nenhum item estrague.
2. Separe os alimentos por grupos
Nesse ponto, é importante identificar todos os alimentos por categorias, além do perecível ou não-perecível. Separe prateleiras ou estantes distintas para grãos, enlatados, laticínios e assim sucessivamente… Isso facilita a localização dos itens, diminuindo o tempo que seu pessoal gasta para encontrá-los, além de evitar o contato indesejado entre produtos.
3. Identifique cada produto corretamente
Quanto à identificação, é essencial que você controle o fluxo de mercadorias no estoque — acompanhando as reposições e saídas. Além de acompanhar as quantidades usadas, isso evita que algum produto estrague ou vença sem o seu conhecimento.
Para isso, outra atividade importante é etiquetar ou rotular todos os alimentos. Faça uma identificação simples dos produtos por nome e data de validade, pelo menos. Além disso, adicione outras informações importantes para sua cozinha, como fornecedor ou lote.
4. Organize os alimentos por ordem
Em cada prateleira, você deve organizar os alimentos por ordem de validade: aqueles que vencem primeiro devem ser usados primeiro, para evitar desperdício. Isso é importante, em especial, para os alimentos perecíveis: como sua validade é mais longa, eles podem ser esquecidos no fundo de uma prateleira.
5. Monitore e limpe o estoque regularmente
Por fim, mesmo que um alimento esteja dentro da data de validade, ele pode estragar se o estoque não estiver limpo e organizado. Então, instrua sua equipe a limpar o estoque com frequência, evitando o acúmulo de sujeira.
Então, busque manter suas prateleiras limpas e remova todos os alimentos vencidos. Para isso, você pode criar listas de limpeza, detalhando todos os processos necessários e quem são os responsáveis por eles na equipe.
Além disso, é importante monitorar o estoque para acompanhar o uso dos alimentos — e evitar passar do ponto de pedido, por exemplo. E caso você perceba que há algum produto em excesso, próximo do vencimento, você pode realizar uma promoção, por exemplo.
Com esses cinco passos, você consegue organizar o estoque de alimentos de forma muito simples e eficiente — sem processos super complicados. Assim, você consegue aproveitar melhor os alimentos que compra, evitando desperdício e maximizando os lucros.
E você talvez não saiba que pode contar com a tecnologia para lhe ajudar na organização do estoque: com um sistema de gestão ERP, você consegue registrar todos os produtos em estoque e atualizar automaticamente a saída deles, de acordo com as vendas. Se você quer saber mais sobre essa possibilidade, acesse o site da ConnectPlug e entenda tudo sobre os sistemas de gestão ERP.
Veja também o nosso guia completo de 10 tipos de estoque para aplicar em seu negócio:
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