Como contabilizar a perda de estoque? 5 perguntas e respostas

Como contabilizar a perda de estoque? 5 perguntas e respostas

Por mais que uma empresa tenha uma cultura de economia, ela eventualmente terá que contabilizar uma perda de estoque. É preciso ficar atento: suas consequências fiscais são diferentes de outras baixas.

Por mais que você, empreendedor, reconheça a importância de implementar uma cultura de economia e empregue ações e estratégias para reduzir o desperdício, não existe nenhum negócio com 0% de perdas. Eventualmente, seja por sinistro, expiração, extravio ou outros motivos, algum insumo será inutilizado.

Um primeiro olhar pode revelar que a principal consequência das perdas é no controle de estoque:  afinal, é preciso registrar a baixa no sistema, repor o que foi perdido e estudar as causas da inutilização do insumo, de modo a evitar que a perda se repita.

Acontece que isso tem um impacto sobre a contabilidade do negócio: uma perda de estoque não pode ser registrada do mesmo modo que uma saída por venda ou processo produtivo! Quem o faz está sujeito às penalidades da legislação tributária.

Nesse post, você aprende como fazer o registro contábil da baixa de estoque com perda, para manter seu negócio em dia com todas as obrigações com o Fisco, sem complicação.

Atenção: esse texto se refere ao Estado de São Paulo. O escolhemos a título de exemplo, por ser o mais populoso do país. Por mais que haja leis federais envolvidas, indicamos que você consulte o seu contador de atuar em outra unidade federativa.

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

    1. O que caracteriza a perda de estoque?
    2. Quais são as consequências fiscais da perda de estoque?
    3. Como comunicar as autoridades fiscais da perda de estoque?
    4. Há situações de perda de estoque nas quais é preciso atuar de um modo diferente?
    5. Como os negócios que registram perdas de estoque devem proceder?

1. O que caracteriza a perda de estoque?

De acordo com a legislação contábil, a perda de estoque é caracterizada por furto, roubo, extravio ou deterioração de um item, inviabilizando seu aproveitamento pelo negócio.

Em bom português, uma perda significa que o insumo em questão não pode ser usado com a finalidade para a qual foi adquirida, por algum motivo. Deste modo, o registro fiscal deve ser feito de um modo diferente.

2. Quais são as consequências fiscais da perda de estoque?

perda de estoque
Um insumo perdido tem um registro fiscal diferente de um que é vendido.

Por que as consequências fiscais da perda de estoque são diferentes das demais possibilidades? Simples: o fato gerador da cobrança do ICMS não se consuma. Não é possível cobrar o imposto se o insumo não foi vendido, mas foi, na verdade, perdido.

Por esta razão, em caso de perda, é preciso comunicar as autoridades competentes o que aconteceu, para que seja feito o estorno do crédito do ICMS. Esse tributo não é cumulativo, o que significa que ele vai sendo compensado em cada operação realizada com uma mercadoria.

Se você parar para pensar, faz todo o sentido. Afinal, se a mercadoria não foi vendida, o crédito tomado não pode ser mantido.

3. Como comunicar as autoridades fiscais da perda de estoque?

perda de estoque
A comunicação às autoridades é feita por meio dos registros fiscais.

Como a perda implica no estorno do crédito do ICMS, as autoridades fiscais têm que ser avisadas disso.

Só que a forma de fazer isso mudou. Até 31 de dezembro de 2015, as empresas atuantes do Estado de São Paulo não podiam emitir Nota Fiscal de Saída ao registrar uma baixa de estoque por perda: o entendimento é que o registro devia ser feito em um documento interno, devidamente contabilizado.

Entretanto, em 2016, a lei foi atualizada. Com isso, a emissão de notas fiscais para comunicar a baixa de estoque por perda se tornou obrigatória. A diferença é que, no campo de observações, é preciso informar que houve perda, de modo que o crédito de ICMS seja estornado.

Com a obrigatoriedade da escrituração fiscal digital no SPED, também é preciso que essa informação seja lançada ali. Lembre-se que os livros físicos estão ultrapassados!

Não há nada na legislação que obrigue a empresa a fazer uma comunicação formal do fato à Receita. Entretanto, há contadores que recomendam a entrega de uma declaração para evitar maiores problemas.

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4. Há situações de perda de estoque nas quais é preciso atuar de um modo diferente?

É comum que empresas vendam os insumos perdidos a outras, sob a forma de resíduos. Se for o seu caso, atenção: o procedimento a ser realizado nesses casos é o de venda normal, mesmo que o valor comercial dos itens seja reduzido – logo, o fato gerador de ICMS se concretiza.

Outra situação que pode acontecer é a perda em trânsito, conhecida como sinistro. Nesses casos, o fato gerador de ICMS já aconteceu e não há a possibilidade de cancelar a Nota Fiscal de Saída. O procedimento adequado é emitir uma Nota Fiscal de Entrada com a discriminação de tudo o que foi perdido.

5. Como os negócios que registram perdas de estoque constantemente devem proceder?

perda de estoque
Negócios que lidam com perecíveis podem atestar uma perda média mensal em alguns estados.

Alguns ramos de negócio são conhecidos por suas perdas de estoque constantes. Um bom exemplo são mercados, que trabalham com muitos itens perecíveis. As perdas de hortifruti e laticínios, principalmente, são frequentes.

Mas, então, isso significa que o contador deve realizar os procedimentos para o estorno do crédito mensalmente?

Não necessariamente. No Ceará, por exemplo, negócios com perdas frequentes podem informar uma média mensal à Receita, que será considerada com fins de estorno do crédito. Esse índice médio deve ser atestado mediante laudo. Confira se o seu estado também permite isso!


Hoje, você aprendeu como contabilizar a baixa de estoque por perda, diminuindo as chances de problemas com a Receita. Continue nos acompanhando para receber mais conteúdo de qualidade sobre o mundo do empreendedorismo! Em caso de dúvida, fale com a gente pelo contato@cplug.com.br.

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