Nota fiscal em contingência: entenda o que é e como utilizar

eeveConheça a alternativa que existe para comprovar suas transações comerciais e como fazer para recorrer a esta solução! 

A nota fiscal é conhecida de todos os gestores de empresas. Porém, existem momentos em que emiti-la não é possível, nesse caso a ferramenta alternativa ideal é a nota fiscal em contingência.

Você sabe do que se trata?

Caso não saiba ou queira conhecer melhor sobre essa ferramenta, te convidamos a acompanhar a leitura deste conteúdo.

Além de saber mais sobre a nota fiscal em contingência, iremos apresentar como recorrer a ela  para deixar as vendas dos seus produtos e serviços regularizadas. 

Vamos lá? 

O que é nota fiscal? 

Para entender o que é nota fiscal em contingência, é fundamental ter claro o conceito de nota fiscal.

A nota fiscal nada mais é do que um documento que registra oficialmente as transações comerciais, garantindo a legalidade e transparência das operações para empreendedores de diversos setores.

Ou seja, a cada compra e venda de produtos e serviços são emitidas notas fiscais, sendo uma via mantida por quem realizou a compra e outra por quem vendeu o produto ou contratou o serviço para registro e contabilidade.

É uma exigência da Receita Federal para manter os negócios regulares e os pagamentos de impostos em dia. 

Sendo assim, a gestão de notas fiscais é uma das tarefas rotineiras da empresa e serve não só como balanço financeiro, mas também como comprovante jurídico. 

O modelo eletrônico da nota fiscal, conhecido também pela sigla NF-e, é o mais utilizado para autenticar e garantir a integridade do registo aos órgãos fiscais e aos clientes.

Este modelo de nota fiscal foi implementado para gerar maior:

• modernidade do processo
• diminuição de custos
• controle dos processos fiscais
• rapidez e precisão da emissão

Existem momentos em que o empreendedor pode se deparar com problemas para a emissão da NF- e, nesses casos, como citamos no início desse conteúdo,  existe uma alternativa: a nota fiscal em contingência.

Veja mais sobre essa ferramenta que é de grande auxílio no dia a dia do seu negócio!

O que é nota fiscal de contingência? 

A nota fiscal em contingência deve ser entendida como uma medida temporária para a emissão regular da nota fiscal eletrônica.

O próprio nome contingência presente no termo do tema desse conteúdo significa situações e eventos excepcionais a emissão do documento, como: 

• erros no software de emissão, 
• problemas de conexão com a internet e 
• interrupções nos servidores governamentais.

A emissão da nota fiscal em contingência garante a legalidade das operações comerciais mesmo em condições adversas e assim que tudo estiver normalizado no sistema deve ser transmitido o arquivo para autorização na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu Estado.

*A SEFAZ é um órgão vinculado ao Ministério da Fazenda e é responsável pela fiscalização das despesas dos Estados. Além disso, ele é quem faz o cálculo de arrecadação de impostos e taxas estaduais e controla a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Agora que você sabe o que é nota fiscal em contingência saiba que ela está dividida em três modalidades, divididas pela forma de emissão. São elas: 

• Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico (FS-DA);
• Sefaz Virtual de Contingência (SVC);
• Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC).

Veja um pouco mais sobre cada um deles a seguir:

1. Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico (FS-DA)

Esta modalidade é muito útil em casos de falha de conexão com a internet ou em momentos que o sistema da SEFAZ esteja indisponível.

Nela, você pode imprimir um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) em um tipo de papel especial, chamado Formulário de Segurança (FS-DA).

O Formulário de Segurança, também é conhecido como Papel Moeda, e é um tipo especial de papel utilizado na impressão de documentos de alto valor.

Ele possui características de segurança específicas, como marca d’água, elementos de micro impressão e fios de segurança, para evitar falsificações e garantir a autenticidade do documento.

Esse papel deve ser obtido em gráficas ou distribuidoras credenciadas na sua região.

É importante imprimir o DANFE em duas vias: uma cópia é entregue ao cliente, e a outra fica com você. 

Esta deve ser posteriormente enviada ao sistema quando a conexão normal voltar, garantindo a conformidade fiscal. 

2. Sefaz Virtual de Contingência (SVC)

Esta modalidade de emissão de nota fiscal de contingência é simples e prática.

Porém, depende da Secretaria da Fazenda do seu Estado disponibilizar o módulo de contingência, situação que pode ocorrer caso o sistema fique indisponível por conta de algum problema.

Se a Sefaz Virtual de Contingência (SVC) for ativada, você pode imprimir o DANFE em papel comum e não precisa enviá-lo ao sistema quando a conexão se normalizar. 

Sem essa ativação, essa modalidade não pode ser usada para emitir a nota fiscal.

3. Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC)

A impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) em um papel comum, quando existam problemas de conexão com a Sefaz,  também é possível na modalidade conhecida como Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC).

Nessa modalidade, você pode enviar um registro antecipado com o resumo das informações da NF-e. 

É importante destacar que para manter a validade do documento é fundamental transmitir todas as informações assim que a conexão retornar. 

Caso não seja feito, a DANFE irá perder a validade e será necessária a emissão de outra nota fiscal. 

Essas são as três modalidades de emissão de notas fiscais em contingência. 

Confira agora como utilizar a nota fiscal de contingência: 

Como utilizar a nota fiscal em contingência?

Veja um passo a passo sobre como usar as notas fiscais de contingência:

1. Escolha a Modalidade de Contingência

Primeiro, é importante identificar qual modalidade de contingência está disponível e autorizada pela Secretaria da Fazenda do seu estado.

2. Mantenha Registros Adequados

Independentemente da modalidade de contingência escolhida, é essencial manter registros detalhados de todas as transações comerciais, mesmo durante a contingência.

 Isso irá ajudar na regularização das operações e no cumprimento das obrigações fiscais.

3. Conheça as Regulamentações Locais

Esteja sempre atualizado com as regulamentações fiscais do seu estado, pois as regras e os procedimentos podem variar. 

É fundamental cumprir todas as exigências das autoridades fiscais locais para evitar problemas futuros.

Como emitir nota fiscal de contingência? 

Veja  um passo a passo prático para emitir cada uma das modalidades de notas fiscais de contingência: 

• Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico (FS-DA): 

Gere um arquivo XML da NF-e, imprima duas vias do DANFE em Formulário de Segurança e  envie a NF-e à Sefaz do seu Estado assim que a situação for resolvida. 

• Sefaz Virtual de Contingência (SVC): 

Gere um arquivo XML da NF-e, transmita a NF-e para o Sefaz Virtual de Contingência que deverá estar ativo, imprima o DANFE em papel comum. 

• Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC):

Deve-se gerar um arquivo XML do resumo da NF-e , que é o Evento Prévio de Emissão em Contingência, imprima duas vias do DANFE em papel comum, envie a NF-e completa à Sefaz de origem assim que a conexão normalizar.

Lembramos que essas medidas devem ser tomadas apenas e somente em casos extremos e não algo rotineiro.

Além disso, ajuste as informações na nota caso ocorra alguma inconsistência seguindo as regras da Sefaz. 

Em casos onde não são transmitidas as informações completas da NF-e existem taxas a serem pagas, além dos registros da empresa ficarem irregulares. 

É fundamental capacitar sua equipe para lidar com essas situações e garantir que a nota fiscal em contingência seja entendida por todos. 

E para garantir que  todas as suas notas fiscais sejam controladas de forma eficaz, contar com a tecnologia é fundamental. 

Hoje, existem plataformas de automação de processos e gestão de notas fiscais e contar com elas auxilia na otimização das operações e registros. 

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Veja também o nosso Checklist de Obrigações Fiscais e Contábeis para Empresas: