Gestão de notas fiscais é uma das principais obrigações dos empreendedores. Mas você sabia que ela pode demandar bem menos tempo e esforço com o auxílio da tecnologia? Tendo um sistema que consulta, armazena e gerencia suas notas fiscais, um trabalho que demorava horas pode ser feito em poucos cliques. Entenda como isso funciona, na prática.
Mais do que uma obrigação legal, as notas fiscais são uma ferramenta importante no dia a dia de quem empreende. Elas são importantes documentos com validade jurídica para registrar as vendas ou prestações de serviço realizadas pela sua empresa. Assim, é possível recolher todos os impostos, acompanhar o faturamento e manter a empresa regularizada.
Além disso, a nota fiscal é um comprovante da compra —essencial em casos de troca, garantia ou devolução, sendo importante também para os clientes.
Contudo, mesmo sabendo dessa importância, é impossível negar que a gestão de notas fiscais demanda bastante tempo e esforço. Mesmo que, desde 2006, os antigos talões de notas fiscais em papel tenham sido substituídos pelas NFe, as notas fiscais eletrônicas.
Os sistemas do governo demandam preencher vários campos, só permitem baixar uma nota de cada vez, além de exigir várias etapas para realizar processos que deveriam ser simples, como uma manifestação.
Baixar e organizar todas as notas fiscais, para enviá-las à contabilidade, todos os meses, acaba sendo um fardo pesado para quem fica responsável por isso —algo que, em pequenas empresas, geralmente é feito pelo próprio dono, que também tem várias outras obrigações.
Nesse contexto, é compreensível que erros aconteçam: esquecer de enviar alguma nota ou não fazer a manifestação, por exemplo. Mas esses pequenos erros podem custar caro, gerando até multas e outras sanções para a empresa.
Em contrapartida, é possível simplificar bastante todo o processo de gestão de notas fiscais, inclusive automatizando etapas que tomam muito tempo, no sistema do governo. Isso, como você pode imaginar, tem tudo a ver com a tecnologia. Continue a leitura para entender.
Facilitando a gestão de notas fiscais, na prática
Já se tornou comum ter sistemas para gerenciar as vendas. Eles, de modo geral, já fazem a emissão das notas fiscais automaticamente, pois estão integrados ao sistema do governo.
Mas, além de emitir as notas fiscais, é necessário armazená-las (por cinco anos), organizá-las e enviá-las mensalmente à contabilidade, para cumprir com todas as obrigações legais. É aí que começa o problema, já que a maioria dos sistemas só faz a emissão das notas, não a gestão.
O ERP da ConnectPlug é um sistema que faz essa gestão —além da emissão— por meio de seu módulo Facilita NFe. Esse módulo se conecta ao sistema do governo, busca e sincroniza todas as notas emitidas ou recebidas pela sua empresa com um clique.
Depois que você clica no botão “Pesquisar NFe destinadas”, a lista completa de notas aparece na tela do sistema, atualizada. Depois, você pode realizar diversas tarefas —que vamos apresentar a seguir— de modo muito mais simples.
Notas emitidas e recebidas
O primeiro benefício do módulo Facilita NFe é não precisar mais acessar o sistema do governo para baixar qualquer nota, muito menos ter que subir uma por uma para enviar à contabilidade. O sistema unifica notas emitidas em qualquer lugar do país, por ou para seu CNPJ.
O segundo é visualizar as notas fiscais de maneira muito mais direta e amigável, em uma única tabela. As notas recebidas (de compras) aparecem ao clicar no botão da esquerda e basta clicar no botão da direita para ver as emitidas (de vendas).
A lista já identifica todas as notas pela data, número, série, modelo, valor e emissor (recebidas) ou cliente (emitidas). Assim, fica muito mais rápido identificar qual nota fiscal você precisa abrir, imprimir ou manifestar, por exemplo. O que nos leva ao próximo ponto.
Várias ações com um clique
A última coluna da lista de notas compreende as ações que você pode realizar com cada uma.
Nas notas recebidas, além de fazer o download do XML, é possível importar aquela nota para o sistema. Com isso, você sincroniza as informações da nota com o financeiro, estoque e outros departamentos, com um só clique.
Além disso, também é possível fazer manifestações de nota direto pelo Facilita NFe. Esse é um procedimento obrigatório para algumas situações, evitando um cancelamento indevido da nota —e possíveis problemas com a Receita, por conta disso.
Quanto às notas emitidas, o sistema também permite fazer o download do XML, assim como da DANFE. Aliás, você sabia que armazenar a DANFE não é obrigatório? Este documento tem como objetivo auxiliar os processos, sendo enviado junto ao produto na venda, por exemplo.
Envio automático de notas
A melhor ação para notas emitidas, contudo, é o envio automático. Com essa função, você pode escolher uma data para que todas as suas notas sejam enviadas automaticamente para algum endereço de e-mail. A sua contabilidade, por exemplo.
É importante dar destaque para essa função porque ela economiza muito tempo e esforço nos “fechamentos de mês”. Afinal, não é mais necessário baixar nota por nota no sistema da Sefaz, para então subir tudo em outro sistema e enviar para o contador. Esse envio é feito sempre, na data escolhida, sem que você precise fazer nada além de manter o Facilita NFe atualizado.
Além de economizar tempo e esforço, o envio automático também evita quaisquer problemas com esquecimentos e garante que todas as notas serão enviadas devidamente.
Armazenamento de notas na nuvem
Você provavelmente sabe que toda pessoa jurídica precisa armazenar as notas fiscais (ou seja, os arquivos XML) por cinco anos. De acordo com a lei, a empresa pode pagar multas por cada documento perdido, em caso de processos ou auditorias.
Isso remete a outro benefício do Facilita NFe: a partir da sincronização, todas as notas ficam salvas no servidor do sistema, permitindo que você as acesse de qualquer computador. Mesmo que você perca ou danifique seu equipamento, basta acessar o Facilita NFe em outra máquina para obter todas as suas notas fiscais novamente.
Isso é muito mais seguro e prático que mantê-las em pastas em um computador, que pode ser danificado ou invadido, ou em serviços comuns de armazenamento.
Relatórios e informações das notas fiscais
Por fim, o Facilita NFe também permite extrair dados das suas notas fiscais, gerando relatórios com insights importantes para a administração da empresa.
Isso torna mais fácil acompanhar o faturamento e o pagamento devido dos impostos. Mas, além disso, traz informações sobre seus fornecedores, quais itens foram mais comprados e vendidos, entre vários outros relatórios.
Ou seja, além de simplificar o cumprimento das obrigações legais, o Facilita NFe constrói algo positivo a partir das notas fiscais. Afinal, na era do “big data”, informação é ouro!
Em resumo, o Facilita NFe é um módulo extra, integrado ao sistema ERP ConnectPlug, cujo valor é compensado totalmente por seus benefícios: economia de tempo, esforço, diminuição de erros e mitigação de riscos, além da geração de insights para decisões de negócio. Interessante, não?
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