Como simplificar a gestão de notas fiscais do seu comércio?

A gestão de notas fiscais é uma atividade essencial para qualquer comércio. Além de ser uma obrigação legal, os documentos têm validade jurídica para registar as atividades da empresa e balizar fluxos de caixa, entre outras questões. Mas não é por ser importante que essa atividade precisa tomar muito tempo ou ser uma dor de cabeça. Na verdade, ela pode ser muito simples, com o auxílio de tecnologias acessíveis.

Sem uma gestão de notas fiscais eficiente, você pode perder documentos importantes — que fazem falta na consolidação do caixa da empresa, no recolhimento de impostos e em outras obrigações legais. Além disso, elas também são importantes para os clientes, já que servem como comprovantes da compra.

Para simplificar o recolhimento de impostos, o governo substituiu os antigos talões de notas fiscais pelas notas eletrônicas (NFe) em 2006. Ainda assim, os sistemas disponibilizados pelo governo para essa tarefa têm diversas limitações:

download de um arquivo de cada vez;
inúmeros campos para preencher em cada nota;
várias etapas para realizar processos simples.

Em vista disso, a gestão de notas fiscais pode ser um processo muito trabalhoso — ainda que seja necessário e importante. Baixar e organizar as notas do mês para fazer a conciliação fiscal ou enviar à contabilidade, por exemplo, pode tomar várias horas do dia do empreendedor, que já tem inúmeras obrigações.

Caso o empreendedor tente apressar essa tarefa, podem ocorrer muitos erros, como se esquecer de enviar uma nota para a contabilidade, deletar alguma nota por engano ou deixar de fazer uma manifestação importante. Em última instância, isso pode até ocasionar multas ou fazer com que você pague impostos além do necessário — ou seja, são erros que custam caro.

Sendo assim, você provavelmente vai gostar de saber que existe uma maneira de fazer a gestão inteligente de notas fiscais. Com o auxílio de tecnologias acessíveis — como o Facilita NFe, da ConnectPlug —, você pode automatizar diversas etapas que tomariam muito tempo da maneira tradicional. Isso torna o gerenciamento de notas fiscais muito mais rápido e simples, mas sem correr os riscos de um trabalho apressado.

Gestão inteligente de notas fiscais conectada ao ERP

Antes de falar diretamente sobre as notas fiscais, precisamos mencionar o sistema ERP, porque as duas coisas estão diretamente relacionadas.

O ERP é um sistema de gerenciamento dos negócios, que conecta diversas áreas da empresa — vendas, financeiro, estoque… Ele também atua na área fiscal, é claro. Sendo assim, uma vez que você realiza uma venda, o ERP emite a nota fiscal de forma automática, afinal ele é integrado aos sistemas do governo.

Contudo, sabemos que o que torna a gestão de notas fiscais complicada não é a emissão, mas sim o que vem depois disso. Todo empreendedor precisa armazenar as notas fiscais por cinco anos, recolher os impostos, entre outras obrigações legais ligadas a esses documentos.

Então, é preciso baixar e organizar as notas para enviar ao contador. Isso toma bastante tempo, já que a maioria dos sistemas ERP só emitem as notas — mas não fazem nenhuma das outras obrigações. Aí, sobra tudo para os humanos. Ou, no caso, os empreendedores.

Mas note que falamos “a maioria dos sistemas ERP”. É aí que entra a gestão inteligente de notas fiscais, com sistemas que integram o gerenciamento de notas às suas possibilidades. É o caso da ConnectPlug com o módulo Facilita NFe.

O Facilita NFe conecta o sistema de gestão da empresa com os sistemas do governo, buscando e sincronizando todas as notas emitidas ou recebidas no período desejado. A partir disso, você pode baixar e organizar todas as notas com um clique ou fazer manifestações de forma muito mais simples, como vamos explicar a seguir.

Conheça 5 benefícios do Facilita NFe

De modo geral, o maior benefício do módulo Facilita NFe é simplificar a gestão de notas fiscais, permitindo que você cumpra suas obrigações legais com bem menos tempo e esforço, além de diminuir a possibilidade de erros. Mas, dentro disso, há uma série de outros benefícios — abaixo, nós trazemos cinco exemplos disso.

Mas, antes de falar sobre eles, é interessante explicar como funciona a sincronização das notas com o sistema ERP. Basta acessar o Facilita NFe e clicar no botão “Pesquisar NFe destinadas” para que a lista atualizada de notas referentes à sua empresa apareça na tela. Simples, não?

1. Acessar todas as notas rapidamente

Sendo assim, como você percebeu, o sistema Facilita NFe dispensa você de acessar o sistema do governo para visualizar as notas emitidas ou recebidas pela sua empresa. Desse modo, você também não precisa mais baixar uma por uma para enviá-las ao contador.

Na prática, você pode visualizar todas as notas referentes ao seu CNPJ, em qualquer estado, na tela do sistema ERP — que é o mesmo que você pode usar para gerenciar todo o negócio. Além disso, o sistema identifica todos os documentos com mais clareza e organização, mostrando a data, número, série, modelo e valor, além do emissor ou cliente.

Com isso, é só “bater o olho” para saber qual nota você precisa baixar e qual é aquela que você precisava manifestar, por exemplo — sem ficar procurando por horas no sistema do governo e demorar horas para fazer a gestão de notas fiscais.

2. Realizar várias ações num só clique

Olhando para a tela do Facilita NFe, você poderá observar que a última coluna da lista de notas traz as ações que você pode fazer com cada uma. Você só precisa clicar no botão, mesmo sem abrir ou baixar a nota, para realizar a ação desejada na sua gestão de notas fiscais.

Notas emitidas: você pode fazer o download da XML ou da DANFE, bem como enviar notas para um endereço de e-mail automaticamente.
Notas recebidas: você pode fazer o download do XML ou exportar a nota para o setor financeiro, para o estoque e outros departamentos da empresa.

Quanto às notas recebidas, é interessante observar que você pode fazer manifestações direto pelo Facilita NFe. Em alguns casos, esse procedimento é obrigatório — e esquecê-lo pode gerar problemas com a receita federal. Não é isso que queremos, né?

3. Enviar notas para a contabilidade automaticamente

Sim, nós falamos brevemente sobre o envio automático de notas no item acima. Mas esse é um benefício muito importante do Facilita NFe, então vale a pena falar mais sobre ele.

O envio automático de notas é muito simples: você pode escolher um dia do mês e endereços de e-mail. Nesse dia, todas as notas fiscais serão enviadas automaticamente para esses e-mails — que podem ser o seu e o do seu contador.

Isso facilita muito a gestão de notas fiscais, especialmente nos fechamentos de mês. Baixar nota por nota, organizar e revisar tudo, para então enviar ao contador era algo que exigia muito tempo e esforço — mas que você não precisa mais fazer, com essa função do Facilita NFe. Ufa!

4. Armazenar suas notas na nuvem

Outra obrigação legal que complica a gestão de notas fiscais é o armazenamento obrigatório das notas pelo período de cinco anos. Pela lei, você pode até pagar multas por cada arquivo XML que não for encontrado, no caso de um processo ou auditoria. É um risco e tanto.

Mas a gestão inteligente de notas fiscais mitiga esse risco, ao armazenar todos os arquivos no sistema em nuvem. Dessa forma, mesmo que seu computador seja danificado ou você troque de máquina, nenhuma nota será perdida.

É claro que todas ficam protegidas, junto com os demais dados da sua empresa — para entender mais sobre sistemas em nuvem, sugerimos esse outro artigo. A questão é que você só precisa entrar no sistema com seu login e senha para fazer a gestão de notas fiscais, independente de onde você esteja.

Essa também é uma facilidade para empreendedores que têm várias filiais ou costumam fazer esse trabalho no home office, por exemplo.

5. Obter informações a partir das notas fiscais

A gestão inteligente de notas fiscais também pressupõe que esses documentos são mais do que uma obrigação legal: na realidade, eles têm muitas informações sobre sua empresa. Os dados de notas fiscais podem ser usados em relatórios e oferecer insights sobre o negócio. Por exemplo:

acompanhar o faturamento;
acompanhar o pagamento de impostos;
quais itens foram mais comprados ou vendidos;
informações sobre os fornecedores.

Sendo assim, o gerenciamento de notas fiscais pode deixar de ser uma dor de cabeça para se tornar uma atividade prática e útil para a empresa.

Para terminar, é interessante observar que esses benefícios estão ligados ao Facilita NFe, que é um módulo extra do sistema ERP ConnectPlug. Para conhecer o sistema e sua integração com o Facilita NFe, você pode acessar nosso site ou solicitar uma ligação do nosso time comercial.