Ordem de serviço: saiba como ela ajuda a proteger seu negócio

Ordem de serviço: saiba como ela ajuda a proteger seu negócio

A ordem de serviço é um documento fundamental não apenas para a qualidade das operações de uma empresa, como, também, para protegê-la juridicamente. Confira como ela pode ser útil para o seu negócio.

Procedimentos, matéria-prima, data e horário. Estas são algumas das informações que você e seus funcionários devem levar em consideração ao prestar este serviço ao cliente. Estes e outros dados são registrados em um documento chamado ordem de serviço.

Mais do que uma conveniência, sua emissão é uma questão legal. O artigo 157 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) afirma que é papel das empresas “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais”.

Como este documento exerce mais de uma função, é muito complexo. Neste post, você vai aprender a emiti-lo corretamente, evitando erros comuns e otimizando suas operações, e como um sistema de gestão ERP pode te ajudar com a tarefa. Confira:

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O que é ordem de serviço?

A ordem de serviço é o documento que formaliza a prestação de um serviço, assim como tudo que é necessário para executá-lo.

Além disso, ela também funciona como uma ferramenta de segurança do trabalho. Isto porque a CLT obriga a empresa a incluir as seguintes informações na ordem de serviço:

  • Possíveis acidentes e doenças ocupacionais causados pela atividade;
  • Os equipamentos de Proteção Individual (EPIs) necessários para prevenir as ocorrências de acidentes ou doenças;
  • O que fazer em caso de acidente.

Do mesmo modo, a ordem de serviço também é um documento tributário. Isto porque, junto com a nota fiscal, ela comprova que você realmente executou o trabalho, assim como o valor cobrado por ele e usado como base de cálculo de impostos. Assim, caso um fiscal da Receita bata à sua porta, você tem mais um mecanismo para comprovar que está tudo nos conformes.

Quais informações devem ser incluídas em uma ordem de serviço?

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A ordem de serviço contém uma série de informações sobre o trabalho a ser realizado.

Como tem várias funções, uma ordem de serviço tem que incluir uma série de dados para ficar completa. Confira:

  • Número da ordem de serviço, para fins de registro;
  • Nome e cargo de quem a emite (geralmente, o proprietário ou um gerente);
  • Local, dia e hora da emissão;
  • Descrição dos procedimentos do serviço;
  • Listagem das matérias-primas e equipamentos necessários para a execução do serviço;
  • Horas necessárias previstas para executar o serviço;
  • Valor total do serviço;
  • Forma de pagamento para o serviço;
  • Possíveis doenças ou acidentes ocupacionais envolvidos com o trabalho;
  • EPIs indicados para proteger o trabalhador;
  • Procedimentos em caso de acidente;
  • Assinaturas do emissor e do(s) trabalhador(es) responsáveis.

Para que serve a ordem de serviço?

Há quem veja a ordem de serviço apenas como uma burocracia a mais para dificultar o funcionamento de uma empresa. Nada mais longe da realidade! A ordem de serviço é uma maneira de blindá-la de passivos jurídicos, trabalhistas e fiscais. Isto porque o documento reúne informações relativas a estas questões e são assinados por todos os envolvidos, servindo de comprovação de que tudo estava nos conformes caso alguém alegue algo.

As questões de segurança do trabalho são um excelente exemplo: se a ordem contém informações sobre o risco de acidentes e como preveni-los e for assinada pelo funcionário, isto significa que ele está ciente das medidas.

Ainda assim, é interessante que o empregado também firme um termo de ciência sobre o uso dos EPIs, atestando que você não apenas os forneceu, como, também, o instruiu sobre como usá-los. Assim, caso ocorra um acidente durante o qual o trabalhador não esteja usando os equipamentos e ele alegue que você não os forneceu, há um meio de mostrar o contrário em caso de uma ação na Justiça.

Como emitir uma ordem de serviço?

ordem de servico
A ordem de serviço pode ser preenchida até a mão.

Ao contrário das notas fiscais, a ordem de serviço não tem que ser emitida em nenhum sistema específico do governo. Há, inclusive, uma série de modelos pré-prontos na internet: é só baixar e preencher. Só é preciso ficar atento e verificar se há campos para a inclusão de toda a informação necessária.

Ainda assim, a melhor maneira de emitir uma ordem de serviço é por meio de um sistema de gestão. Tudo o que você tem que fazer é lançar as informações e o sistema gera o documento automaticamente para você.

É preciso armazenar ordens de serviço?

A outra vantagem da emissão por meio do sistema é que o software armazena o documento automaticamente. Isto é uma vantagem pois, por mais que a lei não obrigue a empresa a armazenar ordens de serviço antigas, é muito vantajoso mantê-las: afinal, em caso de problemas judiciais ou tributários respectivos a trabalhos passados, você tem como rebatê-los.

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Quais são os principais erros cometidos na emissão de ordens de serviço?

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Uma ordem de serviço sem assinatura é só um pedaço de papel.

Você deve ter percebido que a emissão de ordens de serviço traz uma série de vantagens às empresas. Porém, é preciso atenção: há alguns erros que comprometem a qualidade e a eficácia do documento.

Falta de instruções sobre como executar o serviço

Além de blindar a empresa de problemas com o Fisco, terceiros ou funcionários, a ordem de serviço garante a  qualidade dos serviços prestados: basta que o trabalho esteja devidamente descrito. Tudo que o funcionário tem que fazer é seguir as instruções – algo muito importante com colaboradores novos e pouco familiarizados com o cotidiano do negócio.

Portanto, capriche na descrição: dê instruções detalhadas, que não deem margem para dúvidas. Deste modo, você evita ruídos de comunicação e evita um serviço de má qualidade.

Ausência de informações sobre a prevenção a acidentes e doenças ocupacionais

Este, talvez, seja o erro mais grave cometido na emissão de uma ordem de serviço: quando você não inclui informações a respeito dos riscos envolvidos com o serviço nem sua prevenção, você se abre à possibilidade de um processo trabalhista. Neste caso, se houver um acidente que deixe o trabalhador permanentemente incapacitado para o trabalho e você não puder comprovar que tomou todas as medidas seu alcance para evitá-lo, o valor da causa tende a ser alto.

Moral da história: não dê margem para o azar! Inclua todos os dados necessários e não se esqueça de elaborar um termo de ciência para que o funcionário o assine!

Documento sem data de emissão ou assinatura

Se você armazena suas ordens de serviço, pode ser que seja necessário consultá-las em dado momento. Caso elas não tenham data, se prepare: você terá que gastar algumas horas para localizá-la!

Mas este não é o único problema: sem a data, não é possível comprovar que a ordem ser refere a um serviço em específico. Ela pode ser facilmente retirada de contexto!

A assinatura também é fundamental. Do contrário, não é possível provar que todos os envolvidos estavam cientes da ordem e de todas as informações nela contidas.

Exemplo prático: um restaurante que trabalha com eventos a domicílio

Quer ver como a ordem de serviço é útil? Confira este exemplo prático!

Digamos que você seja o proprietário de um restaurante que também faz eventos a domicílio. O cliente te liga, formaliza a contratação e você emite a ordem de serviço. Ele te diz onde será o evento, em que horário e qual será o cardápio – dados que serão incluídos no documento.

O documento contém todos os ingredientes necessários para o preparo do prato pedido pelo cliente. Do mesmo modo, há uma passo a passo detalhado da receita, para que não haja erro.

Além disso, você inclui na ordem de serviço uma informação a respeito do risco de queimaduras e como os funcionários podem evitá-los. Há, também, instruções sobre como lidar com elas, caso ocorram. Tudo nos conformes!

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