Saber como fazer o fluxo de caixa da sua empresa é essencial. Afinal, é disso que depende o faturamento e os lucros do seu negócio, ainda mais em um segmento que costuma receber tantas compras de valor baixo ou médio, como bares e restaurantes. Fazer o fluxo de caixa é mais simples do que muitas pessoas imaginam, porém é necessário tomar alguns cuidados para não cometer erros que podem comprometer o faturamento. 

Fazer o fluxo de caixa

Estabelecimentos comerciais como lojas, bares e restaurantes costumam movimentar um enorme fluxo de pequenos valores, com muitas transações — é para isso que trabalhamos, afinal de contas. Nesse contexto, pode ser difícil manter o controle de tudo, sem confundir as coisas ou correr o risco de comprometer o faturamento. 

É por isso que saber como fazer o fluxo de caixa da sua empresa é importante. Com essa ferramenta de gestão, é possível acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro, bem como identificar eventuais pontos de atenção e oportunidades de melhoria. Como setores que não deveriam ter tantas saídas, ou um fluxo de entradas abaixo do esperado em certos períodos, apenas para dar alguns exemplos. 

Outro ponto importante é que aprender como fazer o fluxo de caixa é mais simples do que a maioria das pessoas imaginam. É algo que não demanda conhecimentos específicos em finanças ou administração — e pode se tornar mais simples com a ajuda da tecnologia. 

Contudo, é importante tomar certos cuidados para não cometer erros comuns no fluxo de caixa. Erros que podem comprometer sua contabilidade e, por consequência, os lucros e o faturamento do seu negócio. Em vista disso, nós produzimos este texto para explicar como fazer o fluxo da caixa da forma correta. 

1. Defina o período de análise do fluxo de caixa

O primeiro passo de como fazer o fluxo de caixa é determinar de quanto em quanto tempo ele será produzido e atualizado. Isso é algo que depende muito da natureza do seu negócio e do volume de transações financeiras que precisam ser registradas. 

Dito isso, muitas empresas fazem o fluxo de caixa semanal ou mensalmente. Mas em vista do alto volume de pequenos valores, estabelecimentos como bares e restaurantes devem fazer o fluxo de caixa diariamente. Na verdade, se o restaurante abrir em turnos e receber um grande movimento em todos os períodos, pode ser interessante fazer o fluxo de caixa a cada troca de turnos. 

Isso é importante para que, em caso de quebras de caixa — quando alguma inconsistência entre os valores é identificada —, seja mais fácil identificar o que aconteceu. Além disso, o fluxo de caixa atualizado é importante para fazer análises, como mencionamos. 

2. Calcule o saldo inicial

Para começar a fazer o fluxo de caixa corretamente, você deve contabilizar o valor que há no caixa, no início do turno — mesmo que seja zero ou alguns poucos reais. É com base no valor inicial que poderemos calcular o saldo final do fluxo de caixa — e saber se a operação teve lucro ou prejuízo durante o turno.

Caso seja feito um aporte (para deixar mais troco) ou uma retirada (para não deixar tanto dinheiro no caixa, por segurança), é importante registrar isso no fluxo de caixa. Tenha em mente que o fluxo de caixa deve ser o mais completo possível, de modo que você consiga saber onde está cada centavo movimentado pela empresa.

3. Categorize todas as entradas e saídas

Uma vez que o turno tenha iniciado, é importante registrar todas as entradas e saídas de dinheiro no caixa, por menores que sejam. Isso pode ser feito manualmente, por meio de planilhas no Excel ou Google Docs — mas o indicado é ter um sistema de gestão ERP, que pode fazer esse registro de forma mais simples.  

Os valores das vendas, por exemplo, vão automaticamente para o fluxo de caixa.

Dito isso, é indispensável que cada valor esteja bem separado por categoria, para que você consiga identificar porque ele está no fluxo de caixa. 

Isso é essencial porque, na correria do dia a dia, você pode se esquecer de registrar alguns valores, se confundir com algum número, escrever algo que não consiga entender depois, entre outras possibilidades. O sistema de gestão ERP ajuda a evitar esses problemas para que seu fluxo de caixa fique o mais correto possível. 

3.1. Registre todas as entradas

Quando falamos em entradas, falamos de todos os produtos e serviços vendidos por sua loja, bar ou restaurante durante o período de análise do fluxo de caixa. Mas se você tiver outros tipos de receitas neste período, elas devem ser registradas também. Isso vale para eventuais aportes que fazemos para ter mais troco, por exemplo. 

Se possível, armazene todos os comprovantes para fazer mais uma conferência ao fim do turno, especialmente dos pagamentos eletrônicos. Anote também a forma de pagamento, no caso das vendas em cartão de crédito, débito ou PIX. 

3.2. Registre todas as saídas

Da mesma maneira que precisamos registrar as entradas, precisamos contabilizar toda e qualquer saída de dinheiro — anotando também os motivos delas. Então, se você retira o dinheiro do caixa para pagar uma conta, um fornecedor ou por qualquer outro motivo, as informações devem ser atualizadas no seu fluxo de caixa. 

Lembre-se, também, de que é essencial manter as contas pessoais separadas das contas da empresa. Sendo assim, não é recomendado retirar dinheiro do caixa para esse fim.

Além disso, se você precisar retirar dinheiro do caixa para guardar num cofre ou em outro local (por questões de segurança), isso também deve ser discriminado no fluxo de caixa.

4. Calcule o saldo final

A verdade é que o passo anterior é o mais importante. Registrar todas as entradas e saídas da forma correta é “meio caminho andado” para um fluxo de caixa correto. Não se esqueça também de separar todos os valores por categorias, caso faça isso em planilhas — se usar um sistema de gestão ERP, esses registros são mais simples. 

De qualquer forma, para terminar o fluxo de caixa daquele período, você deve contabilizar os valores presente no caixa — seja em notas ou em pagamentos eletrônicos. Por isso que os comprovantes são tão úteis nesse momento.

Nesse momento, é importante conferir se todos os valores fazem sentido com o que você registrou em vendas, durante o período. Caso esteja tudo “nos conformes”, você pode fazer o fechamento do caixa — registrando o valor final do turno. Se houver algum problema, é essencial analisar o que pode ter acontecido.

5. Analise os resultados

Quando você aprende como fazer o fluxo de caixa e mantém esses registros corretamente por algum tempo, você obtém dados importantíssimos para gerenciar seu negócio.

Com base no fluxo de caixa, é possível identificar períodos de maior e menor movimento, de maior lucratividade (o que é diferente de movimento, vale notar) e até decidir se vale a pena manter o estabelecimento aberto ou fechado em certos períodos.

Além disso, sabendo como fazer o fluxo de caixa e ensinando a equipe a fazê-lo, você pode ter segurança de que o caixa da empresa está sendo bem gerido em todos os momentos, ainda que você não esteja presencialmente no local. Isso é indispensável em franquias ou empresas com muitas filiais. 

Por fim, como dito, ter um sistema de gestão ERP ajuda muito a fazer o fluxo de caixa com todas as informações corretas — afinal, muitos valores são atualizados automaticamente e os outros são simples de registrar. Se você quer saber mais sobre esse tipo de sistema e de que outras maneiras ele pode ser útil à sua empresa, leia outros artigos aqui no blog da ConnectPlug e entre em contato conosco.

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