Certificado Digital A1: o que é, para que serve, como emitir

O certificado digital A1 é uma necessidade para as empresas que precisam emitir notas fiscais, assinar documentos digitalmente e acessar sistemas do governo. Ele é simples de utilizar, embora seja um pouco complicado para emitir — mas, uma vez que você entende como tudo funciona, tudo se torna mais fácil. É sobre isso que falamos no artigo de hoje. 

Você já deve ter ouvido falar sobre ele em algum lugar, entrou em algum sistema que o exigia, ou alguém perguntou se você tinha… O certificado digital A1 é mais do que uma comodidade: ele se tornou uma necessidade para as empresas, atualmente. 

Mas o que é o certificado digital A1, afinal? Em resumo, ele é uma espécie de identidade eletrônica, uma versão digital do seu CNPJ — ou do CPF, já que também existe a versão para pessoas físicas. A questão é que o certificado digital é um documento com validade jurídica, que pode ser usado para em diversas transações e contratos como:

• emissão e assinatura de notas fiscais eletrônicas;
• assinatura de documentos de forma digital;
• acesso a ambientes digitais do governo;
• envio de declarações e documentos a órgãos públicos;
• criação de procurações eletrônicas;
• envio de informações contábeis para sistemas como eSOcial e SPED.

Como muitas dessas transações citadas são obrigações da empresa — você precisa emitir notas, enviar informações contábeis, entre outros… — o certificado digital A1 acaba sendo uma necessidade. É claro que a existência de um certificado digital torna essas transações muito mais simples do que se elas precisassem ser assinadas em papel, mas ele não deixa de ser uma necessidade, quando observamos esse contexto.

Dito isso, muitas pessoas falam sobre a necessidade do certificado, mas poucas explicam como emitir um certificado digital A1, ou ainda como instalar e utilizar o documento. Nós vamos falar mais sobre todos esses detalhes, nos próximos parágrafos.

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O que é o certificado digital A1, na prática?

Quando falamos sobre o certificado, muitas pessoas têm dificuldade de imaginar o que é ou como ele é “entregue” para quem adquire. Afinal, não se trata de um documento físico, como aqueles que pedimos ao cartório — e saímos com um papel na mão. 

A verdade é que o certificado digital A1 é um arquivo instalado no seu computador. Trata-se de um arquivo diferente, que o próprio Windows sabe que se trata de uma assinatura digital. Em alguns casos, o sistema inclui uma extensão do navegador de internet (o Google Chrome, de modo geral). 

A senha é exigida apenas na hora da instalação. Depois, os próprios sistemas que usam esse tipo de certificado — como eSocial, SPED, gov.br e outros — são capazes de “ler” o arquivo no seu computador, automaticamente. Na prática, você não precisa fazer mais nada, já que seu computador já está com o certificado. 

É claro que, por conta disso, você deve restringir o acesso ao computador com certificado a pessoas de confiança e protegê-lo contra invasores, com uso de antivírus, por exemplo.

Sobre isso, muitas pessoas têm dúvida se você pode instalar o certificado digital A1 em mais de um computador. Isso é possível, desde que você exporte o primeiro certificado lá do local onde ele está instalado e transfira o arquivo para o novo computador. O passo a passo desse processo, em detalhes, depende do seu sistema ou navegador — mas não costuma ser muito complicado. Apenas recomendamos ter controle de onde você instalou seu certificado.

Certificado Digital A1 x Certificado Digital A3

Outro detalhe importante sobre o certificado digital A1 diz respeito à validade — e a diferença deste tipo com o certificado digital A3. Afinal, qual é melhor?

Os dois tipos são válidos para a maioria das transações. A maior diferença é que o A1 vale por um ano, enquanto o A3 pode ser comprado para até três anos, de uma vez. Porém, você pode renovar seu certificado A1 todo ano, quantas vezes precisar. 

Além disso, o certificado digital A3 não é um arquivo instalado no computador. Ele vem num cartão ou token — o que exige que você tenha uma leitora de cartão ou dispositivos USB para “ler” o certificado. E se você perder esse cartão ou token, perde também o documento, já que ele está atrelado a essa mídia física. 

Então, por um lado, o certificado digital A1 pode ser mais seguro. Porém, para empresas que precisam usar o documento em muitos dispositivos ao mesmo tempo, o A3 pode ser muito mais prático. Contudo, vale salientar que ele é mais caro, no momento da compra. 

A escolha entre um e outro depende da sua empresa. Mas, de modo geral, se você precisa só emitir notas fiscais em um sistema ERP para restaurantes, o certificado digital A1 apresenta melhor custo-benefício, além de ser mais prático e seguro. 

De onde surgiu e quem pode emitir esse certificado?

Outra dúvida comum é onde emitir o certificado digital A1. Antes de tudo, é importante dizer que esse tipo de documento foi regulamentado pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001.

Essa MP (que virou lei) determinou a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil). Também determina que as empresas devem ser habilitadas para poder emitir essas chaves. Ou seja, antes de adquirir um certificado digital A1, observe se a empresa é uma Autoridade Certificadora (AC) devidamente vinculada à ICP-Brasil para realizar esse tipo de serviço. Existem muitos golpes por aí!

Como emitir o certificado digital A1?

Para começar, você deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora (AC) ligada à ICP-Brasil. Existe a Serpro, que é uma empresa pública, além de empresas privadas, como a Serasa Experian, Certisign e outras. 

O certificado digital A1 custa de R$ 150 a R$ 250 — dependendo da empresa e dos serviços adquiridos junto com ele. Vale a pena pesquisar bastante para encontrar qual oferece maior conveniência e facilidade, além do preço. Afinal, como é algo que você vai utilizar bastante, mas só vai pagar uma vez no ano, é bom escolher com calma.

Uma vez que você adquiriu o certificado, esses são os passos seguintes:

1. Envio de documentos da empresa e documentos pessoais dos representantes.
2. Agendamento de um horário para reunião presencial ou por video-chamada.
3. Realização da reunião, que pode demorar cerca de uma hora, para validar toda a documentação e a identidade dos envolvidos.
4. Aguardar a emissão do certificado (alguns dias).

No e-mail enviado pela Autoridade Certificadora, está incluso o arquivo do certificado digital A1 e as instruções para a primeira instalação. Como explicamos, depois que você instalar este arquivo, o documento ficará salvo no seu computador para ser usado automaticamente.

O sistema para restaurantes ERP da ConnectPlug, por exemplo, “puxa” o certificado digital da sua máquina sempre que necessário, para fazer a emissão de notas fiscais. É um meio muito mais prático de realizar esse trabalho do que autenticar e emitir nota por nota. 

Em resumo, o certificado digital A1 é uma comodidade — pois agrega segurança a transações digitais —, mas também é uma necessidade para as empresas. Embora ele pareça complexo em um primeiro momento, sua emissão e utilização é mais simples do que parece. Aliás, nós esperamos que esse guia tenha ajudado você a entender mais sobre o assunto.

Se você quer conferir outros artigos para micro e pequenas empresas, além de outros textos informativos sobre tecnologia para comércios, acesse o blog da ConnectPlug.