O que é sistema ERP: guia completo!

O sistema ERP automatiza os processos internos de pequenos e grandes negócios. Entenda por que essa ferramenta pode alavancar ainda mais a sua empresa.

Se você tem uma empresa ou uma loja, já deve ter ouvido falar em sistema ERP. Essa ferramenta digital tem se tornado, cada vez mais, uma peça-chave para gerir pequenos e grandes negócios com eficiência.

Números da International Data Corporation (IDC) indicam que o mercado global de sistemas ERP tem uma projeção de aumento anual de 10,4% até 2027. Para 2025, a estimativa é de um faturamento de US$ 4,9 bilhões.

A maciça difusão desse sistema de gestão se explica graças aos benefícios que ele traz para as empresas. Entre eles, estão a redução do tempo gasto para gerir os processos internos, o aumento da colaboração entre os setores da empresa e a centralização dos dados numa única plataforma.

Neste guia completo, exploraremos tudo o que você precisa saber sobre sistema ERP, incluindo definição, funcionalidades, vantagens, tipos, tendências de mercado e como escolher o sistema ideal para sua empresa. Confira!

O que é sistema ERP

ERP é o acrônimo para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em bom português. Simplificando, o sistema ERP nada mais é do que um software que faz a integração dos processos administrativos de cada área em uma única plataforma e facilita a gestão da sua empresa.

Mesmo uma pequena loja gera um grande fluxo diário de informações e dados – nível do estoque, transações financeiras, emissão de notas etc. Numa empresa que não utiliza o sistema ERP, cada setor armazena dados em suas respectivas planilhas ou ferramentas de gestão, o que pulveriza as informações e dificulta uma visão geral de funcionamento do negócio.

Já o ERP centraliza todas essas informações numa única plataforma, com atualizações em tempo real. Sua gestão ganha agilidade, rapidez e precisão. Isso se reflete em inúmeros benefícios que torna seu serviço melhor também para os clientes.

Como funciona um sistema ERP?

Um sistema ERP funciona por meio da integração de módulos especializados para cada departamento da empresa. Esses módulos se comunicam entre si, permitindo a automatização de processos e a redução de erros manuais. Por exemplo:

O módulo de vendas, por exemplo, registra pedidos e automaticamente atualiza o estoque. Ao mesmo tempo, o financeiro pode acompanhar recebimentos e débitos, emitindo relatórios de fluxo de caixa. Dessa forma, o ERP permite uma visão ampla e integrada da empresa.

Para que serve um sistema ERP

O objetivo final do sistema ERP é tornar sua empresa mais eficiente e competitiva no mercado. Mas a ferramenta tem inúmeros recursos que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades.

Quando um cliente compra um produto, por exemplo, o sistema automaticamente dá baixa daquele item no estoque, comunica a transação ao financeiro, emite a nota fiscal e elabora o relatório, eliminando as tarefas manuais.

Se alimentado com as informações corretas, ele pode simplificar o fluxo de trabalho e a cooperação entre os departamentos. Além disso, melhora a transparência e a comunicação, reduzindo ruídos e possíveis erros que derivam de tarefas humanas. Ou seja, seus recursos e sua rotina são otimizados.

Quais setores usam o sistema ERP

Embora o sistema ERP seja útil para grandes empresas que lidam com um fluxo de trabalho intenso e uma quantidade maciça de dados, existem também soluções pensadas também para pequenos lojistas e empresários de todos os segmentos.

A ferramenta ajuda a gerir comércios como açougues, cafeterias, distribuidoras de bebidas, food trucks, hamburguerias, lanchonetes, padarias, confeitarias, pizzarias, quiosques, bares e restaurantes.

Além do ramo alimentício, também auxilia negócios como lojas de roupa e calçados, papelarias e varejo no geral. A possibilidade de aplicar a tecnologia a praticamente qualquer tipo de empresa se deve ao fato de esse sistema ser formado por módulos.

Cada módulo representa um processo ou uma área da empresa, como atendimento ao cliente, controle financeiro, fluxo de caixa e estoque. O software de gestão integra tudo em uma única plataforma, o que dá controle total ao empresário sobre a administração do negócio.

A vantagem de ter um sistema em módulos é que ele pode ser personalizado de acordo com as necessidades. Ou seja, o empresário ou lojista pode contratar e implementar apenas as ferramentas das quais precisa.

Sistema ERP no setor da alimentação

O setor alimentício é um dos mais beneficiados pelo uso de um sistema ERP. Bares e restaurantes dependem cada vez mais da tecnologia: basta pensar na integração com os aplicativos de delivery ou na popularização dos totens de autoatendimento.

De acordo com a Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel), cerca de 50% dos restaurantes fecham nos dois primeiros anos de funcionamento por conta de uma gestão ineficiente. Alguns dos problemas mais enfrentados são a quebra de estoque, ineficiência na operação e lentidão no atendimento.

É nesse contexto que o ERP desempenha um papel essencial nos processos operacionais do setor alimentício. Afinal, garante que todas as etapas, desde o fornecimento de insumos até o atendimento ao cliente, funcionem de maneira sincronizada.

Restaurantes, bares, padarias e redes de fast food podem utilizar o sistema para padronizar receitas, controlar fornecedores, gerenciar turnos de funcionários e integrar pedidos feitos em diferentes canais, como balcão, aplicativos de delivery e totens de autoatendimento.

Dessa forma, o software possibilita uma operação mais organizada e estruturada, que facilita a expansão do negócio e a adaptação às demandas do mercado.

Vantagens do sistema ERP

Já falamos um pouco sobre como a implementação de um sistema ERP contribui para diversas áreas da empresa. Porém, há muito mais vantagens que ajudam a alavancar a reputação da marca, tornando-a mais competitiva e preparada para o mercado. Confira os principais benefícios!

Centralização das informações

O ERP elimina a necessidade de múltiplas plataformas, pois unifica todas as informações em um único software. O sistema fornece informações em tempo real sobre várias atividades, como recepção e acomodação do cliente, status dos pedidos, preparação da comida, serviço, delivery e pagamentos.

Além disso, toda vez que uma venda é realizada, o software atualiza automaticamente a quantidade de estoque do estabelecimento e informa os insumos que precisam de reposição.

Redução de custos

É uma das principais vantagens de um software de gestão ERP, já que a plataforma integra os sistemas dos diferentes setores da empresa. Com uma única solução, as despesas de suporte e manutenção também são unificadas, o que reduz custos e desperdícios, melhora a gestão de recursos e evita retrabalhos.

O treinamento da equipe é facilitado, pois os colaboradores só precisam aprender a usar uma única plataforma. Sem contar que ter acesso a relatórios detalhados de todas as etapas do negócio ajuda a identificar despesas desnecessárias e otimizar os recursos.

Relatórios personalizados

Por falar nisso, a ferramenta disponibiliza gráficos e relatórios completos para analisar o andamento dos processos administrativos e do negócio como um todo. Dados sobre o desempenho de cada área podem ser extraídos com facilidade, com informações simplificadas e personalizáveis.

Há um leque de ferramentas à disposição do usuário para personalizar a exibição dos resultados. Além de aumentar a produtividade, a análise mais precisa dos relatórios auxilia na tomada de decisões e no planejamento.

Flexibilidade

Outro aspecto interessante é poder escolher quais módulos usar. A possibilidade de adquirir apenas os componentes necessários, de acordo com o tamanho da empresa, torna a ferramenta acessível também aos pequenos negócios.

Além disso, à medida que a empresa cresce, novos módulos podem ser adicionados de forma escalável. Essa flexibilidade permite personalizar o ERP conforme as demandas, evitando custos desnecessários e garantindo um melhor retorno sobre o investimento.

Eficiência e produtividade

Após integrar os processos numa única plataforma, as tarefas manuais são praticamente eliminadas, já que os setores da empresa conversam entre si de forma automatizada. Isso reduz ruídos entre as áreas e potenciais falhas humanas.

A economia de tempo e redução de erros resultam também em aumento da produtividade. Ter um sistema que executa tarefas repetitivas abre espaço para que os colaboradores dediquem mais tempo e esforços a atividades sensíveis que demandam mais atenção.

Segurança de dados

O compartilhamento de informações é um dos pilares do sistema ERP, o que torna a segurança um aspecto essencial da tecnologia. Para proteger os dados da empresa, o software permite configurar diferentes níveis de acesso. Assim, cada colaborador recebe apenas as informações necessárias para suas funções.

Além disso, um sistema ERP baseado em nuvem conta com avançados protocolos de segurança cibernética, como criptografia de dados e autenticação multifator, que reduzem os riscos de acessos não autorizados.

Outro benefício é a realização automática de backups. O próprio software realiza a atualização para evitar a perda de informações importantes.

Conformidade com normas e legislações

O sistema ERP é desenvolvido para auxiliar as empresas a se manterem em conformidade com as exigências fiscais, contábeis e regulatórias. Muitos desses softwares já vêm configurados para atender às normas locais, facilitando a emissão de notas fiscais eletrônicas, escrituração contábil e obrigações acessórias.

Além disso, a plataforma garante que a empresa esteja sempre em conformidade com mudanças na legislação tributária, o que evita erros, multas e penalidades.

Acessibilidade

Alguns softwares de gestão ERP podem ser acessados remotamente e em qualquer dispositivo, seja computador, notebook ou smartphone. Isso dá ao empresário a possibilidade de acompanhar o desempenho do negócio em qualquer lugar e em tempo real.

Atendimento

O sistema ERP também beneficia os clientes, mesmo que eles não saibam. Isso porque, quando as informações são centralizadas e as tarefas automatizadas, a empresa tem mais tempo para se dedicar a construir e manter o relacionamento com os clientes.

Controle financeiro

Ter o setor financeiro totalmente sob controle é essencial para uma gestão empresarial eficiente. Um sistema ERP facilita esse processo ao automatizar tarefas como emissão de notas fiscais, conciliação bancária e controle de contas a pagar e a receber.

Além disso, ele possibilita a integração direta com contadores, para que todas as informações fiscais e contábeis estejam organizadas e atualizadas. O ERP também permite a gestão de contratos de cartões, monitoramento dos recebíveis futuros e geração de relatórios financeiros detalhados.

Integração com outras tecnologias

O software de gestão ERP tem um leque muito amplo de recursos e, no caso de um empreendimento gastronômico, pode inclusive integrar-se a outras tecnologias.

É o caso, por exemplo, do totem de autoatendimento e da comanda digital, soluções que diminuem filas, agilizam pedidos, enxugam custos com funcionários e tornam seu atendimento 100% digital.

Suporte

Não basta implementar o sistema ERP e esquecer da manutenção. As empresas geralmente oferecem suporte ao produto, mas procure empresas que oferecem suporte 7 dias por semana para solucionar eventuais problemas e fazer os ajustes necessários para o bom funcionamento.

5 mitos sobre o sistema ERP

Há uma infinidade de coisas que o sistema ERP pode fazer pela sua empresa. Sempre que surge uma nova tecnologia, questionamentos e ceticismo brotam naturalmente. E, muitas vezes, eles vêm acompanhados de mitos. Com o sistema ERP não é diferente. Então, vamos desmistificar alguns:

Mito 1: É muito caro

O mercado já disponibiliza planos mensais ou anuais com a possibilidade de contratar apenas os módulos e as ferramentas úteis para a sua empresa. Isso torna o sistema ERP acessível do ponto de vista financeiro a negócios de qualquer tamanho.

Mito 2: Serve somente para as grandes empresas

Se, no passado, o software de gestão ERP era usado principalmente pelas grandes empresas, atualmente a ferramenta atende também pequenos negócios graças à possibilidade de customização.

Mito 3: Beneficia apenas gerentes e empresários

À primeira vista, isso pode parecer verdade, já que o sistema ajuda na tomada de decisões. Mas os benefícios podem se ramificar para o negócio inteiro melhorando as operações e o desempenho dos colaboradores em todos os níveis.

A integração permite compartilhar informações de forma ágil e simples, o que melhora a comunicação entre setores, o planejamento e evita a repetição de tarefas como um todo.

Mito 4: Implementar o sistema ERP é demorado

Isso era verdade no passado, quando os sistemas eram construídos do zero. Hoje em dia, o cenário mudou completamente: a implementação do software ocorre de maneira muito mais rápida e é executada por profissionais treinados.

Mito 5: É difícil de usar

Aprender a usar um software de gestão ERP não é mais complicado do que usar qualquer outra ferramenta de gestão empresarial. As empresas que hoje vendem esse serviço têm uma equipe preparada para treinar seus colaboradores a utilizar todas as funcionalidades, e contam com suporte técnico disponível todos os dias.

Como escolher o melhor sistema ERP para sua empresa?

Escolher um sistema ERP adequado requer análise de diversos fatores. Aqui estão algumas dicas para tomar a melhor decisão:

1. Avalie as necessidades da empresa: liste os principais desafios da sua gestão e os processos que precisam ser otimizados.
2. Considere o orçamento disponível: há ERPs de diferentes preços e modelos de cobrança.
3. Analise a escalabilidade: escolha uma solução que possa crescer junto com seu negócio.
4. Verifique a integração com outros sistemas: o ERP deve se conectar a outras ferramentas utilizadas pela empresa.
5. Pesquise a reputação do fornecedor: busque referências e avaliações sobre a qualidade do suporte técnico e atualizações.
6. Teste antes de comprar: verifique a disponibilidade de versões de teste para avaliar o software antes da implementação.

Conheça na prática um sistema ERP

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