Tela de pedidos para restaurantes: guia completo

Tela de pedidos para restaurantes, também conhecidas como sistema KDS (kitchen display system), são ótimas ferramentas para otimizar a operação dos restaurantes. Mas, além disso, elas também melhoram seu atendimento ao consumidor. Saiba tudo sobre os sistemas KDS, como funcionam as telas de pedidos para restaurantes e como adotá-las no seu estabelecimento. 

Você talvez já tenha ido a algum estabelecimento famoso, de uma grande franquia, e se admirou com as tecnologias para restaurantes disponíveis naquele lugar. Faz sentido, afinal uma rede ou um restaurante famoso têm muito dinheiro para investir nos melhores equipamentos e trazer as maiores inovações para seus clientes, certo?

Nessas ocasiões, você talvez tenha imaginado como seria interessante ter essas tecnologias no seu estabelecimento… Quase como um sonho. 

O que muitos empreendedores não sabem é que a maioria das tecnologias para restaurantes se tornou muito acessível, conforme elas se desenvolveram. Guardadas as devidas proporções, até micro e pequenos negócios podem contratar sistemas muito semelhantes àqueles usados pelas grandes redes —graças a startups de tecnologia que têm serviços com ótimo custo-benefício.  

Uma das soluções mais desejadas, nesse contexto, é a tela de pedidos para restaurantes. Essa tecnologia é bastante usada em grandes redes de fast food —sendo chamada, às vezes, de “tela do McDonald’s”. Mas ela também pode ser a tela do seu restaurante.

Quer saber como? Então continue a leitura!

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Como funciona uma tela de pedidos para restaurantes?

Se você já observou as telas de pedidos em funcionamento, nas redes de fast-food, você talvez já imagine como elas funcionam. Mas vamos explicar em detalhes para você entender melhor as vantagens desse sistema —e como elas podem ser adaptadas para o seu estabelecimento.

• Um aplicativo integra a frente de caixa (onde o cliente faz o pedido), com a cozinha e as telas de pedidos que os clientes acompanham. Tudo é atualizado ao mesmo tempo e de forma automática, conforme o sistema recebe novas informações. 
• Então, assim que o cliente faz o pedido no caixa ou no totem de autoatendimento, esse aplicativo envia as informações para quem vai prepará-los —com os devidos detalhes (se é sem cebola ou com molho extra, por exemplo) e o tempo de preparo previsto.
• É possível imprimir um comprovante para o cliente acompanhar o número do seu pedido, mas nenhum papel vai para a cozinha, o que traz diversas vantagens para o processo.
• Todos os pedidos entram em sequência, mesmo que haja diversos caixas e totens, o que permite que os clientes visualizem a ordem da sua entrega na fila.
• Enquanto isso, os colaboradores da cozinha marcam o que já foi feito —até que o pedido completo seja finalizado e o cliente veja, pela tela, que já pode retirá-lo.

Em resumo, os pedidos são recebidos no caixa, registrados pelo sistema e vão diretamente para as telas da cozinha e dos clientes. Na medida em que o pessoal da cozinha atualiza o status dos pedidos, os clientes veem a ordem dos pedidos mudar na sua tela. 

Parece simples… Mas um sistema KDS (kitchen display system) demanda um aplicativo muito bem programado e muitos equipamentos bem integrados para funcionar perfeitamente. 

Quais são as vantagens de ter uma tela de pedidos para restaurantes?

O primeiro benefício dos sistemas KDS —que você já deve ter observado na prática, nas redes de fast food—, é que eles facilitam a organização de grandes volumes de pedidos. 

Todas as solicitações são registradas no sistema, sem que nenhum papel precise circular para a cozinha ou alguém precise gritar. Assim, as informações não se perdem e os pedidos podem ser atendidos na sequência certa, sem grandes percalços. 

Para o cliente, a grande vantagem da tela de pedidos é, justamente, a garantia de que seu pedido está na fila e será atendido como esperado. Ele pode acompanhar o andamento da fila e esperar com mais conforto. Afinal, quem nunca cansou de ficar olhando para o balcão, achando que era o seu pedido que estava saindo? Ou, então, ficou olhando um painel de senhas chamar todos os pedidos, menos o seu?

Com uma tela de pedidos, o cliente pode saber exatamente quantos pedidos estão na frente do seu e aguardar sentado na mesa, mexendo em seu celular ou conversando. Mas, além disso, os sistemas KDS entregam outros benefícios. Confira:

Sem papéis na cozinha:

Com as telas de pedidos, você não precisa mais imprimir —ou anotar a mão— as informações para a cozinha. Isso torna o processo mais higiênico, diminui a geração de lixo e o custo com a compra de papel. Além disso, evita problemas em entender a letra de alguém ou com falhas de impressão que atrapalham a leitura.  

Processos mais confiáveis:

Todo humano está sujeito a erros… Mas, na medida em que automatiza diversos processos, o sistema KDS e as telas de pedidos diminuem o espaço para falhas humanas na comunicação entre caixa e restaurante. 

Na prática, isso significa que é muito mais difícil alguém esquecer que o hambúrguer era sem salada ou mandar o pedido sem bebida. Ou, então, fazer vários pedidos enquanto um cliente é esquecido, esperando seu prato que não foi preparado.

Mais agilidade nos pedidos:

Uma vez que as informações chegam com rapidez —afinal, ninguém precisa gritar, imprimir ou anotar um pedido— e o pessoal da cozinha só precisa de alguns cliques para atualizar o status de um pedido, o processo se torna muito mais simples e rápido.

Com treinamento e tempo, a utilização do sistema KDS se torna intuitiva e a comunicação entre caixa e cozinha flui muito melhor. Além disso, os clientes conseguem saber quando seu pedido ficou pronto, causando menos tumulto no balcão de entregas. 

Pedidos em ordem e na hora certa:

Esse é um ponto importantíssimo para restaurantes com grande fluxo de clientes. Afinal, se os clientes observam que pessoas que pediram depois são atendidas antes, enquanto eles ficam esperando, isso gera uma enorme insatisfação. 

É claro que pedidos com muitos itens ou preparações complexas podem demandar um pouco mais de tempo… Mas, se o cliente puder acompanhar esse andamento pela tela de pedidos do restaurante, esse incômodo se torna menor.

Integração com apps de delivery

O sistema KDS integra os pedidos recebidos nos vários caixas e totens de autoatendimento, bem como as demandas que chegam por delivery. 

É claro que os pedidos para delivery não precisam aparecer na tela dos clientes que pediram no balcão, mas essa integração é importante para que o pessoal da cozinha consiga atender essas duas filas sem negligenciar uma ou outra. 

Assim, os clientes do balcão e do delivery saem satisfeitos.

Para finalizar o tópico sobre vantagens do sistema KDS, também é importante ponderar que as telas de pedidos também são úteis para restaurantes com menor fluxo. Se o seu restaurante usa um display de senhas, a tela de pedidos já é uma alternativa superior —independente de ter filas ou um grande fluxo para administrar. 

Como adotar as telas de pedidos para restaurantes?

Como explicamos no início, o desenvolvimento das tecnologias permitiu oferecer soluções mais acessíveis, mas com funcionalidades semelhantes às das grandes redes. 

Dito isso, o primeiro passo é encontrar uma boa empresa de tecnologia que ofereça o sistema —pensando não apenas no preço, mas sim na qualidade do serviço e na reputação da empresa. Esse fornecedor irá prover o aplicativo que integra o caixa com as telas, bem como a consultoria para você instalar todos os equipamentos necessários no seu restaurante. 

Nesse sentido, os equipamentos essenciais são: computadores no caixa e para funcionamento das telas, monitores na cozinha e no balcão (para os clientes) e uma impressora térmica para a senha. É possível incluir outras tecnologias, como um totem de autoatendimento.

Contudo, é importante explicar que o sistema KDS e a tela de pedidos para restaurantes não funcionam sozinhas: eles são módulos de um sistema maior, o ERP. O ERP integra a frente de caixa com o estoque, financeiro e todos os outros processos do restaurante —sendo chamado também de “retaguarda”, por unificar toda a gestão do negócio. 

Sendo assim, se você deseja ter as telas como as das redes de fast food, no seu restaurante, o primeiro passo é contratar uma boa empresa de tecnologia para lhe fornecer um sistema ERP com módulo KDS. É uma solução mais acessível do que você imagina e que vai gerar enormes melhorias na operação e no atendimento.

Veja também o nosso guia completo de sistema KDS: