Compreenda o Regime de Caixa e sua Relevância para Empresas

Você já parou para pensar sobre a maneira que você contabiliza as receitas e despesas do seu negócio? Existem diversos sistemas de cálculo — e o regime de caixa é um dos mais usados pelas empresas brasileiras, destacando-se por sua aparente simplicidade. Porém é impossível falar de regime de caixa sem falar da outra opção — o regime de competência — e ponderar sobre as diferenças entre os dois. 

A contabilidade de uma empresa é muito diferente do gerenciamento das finanças pessoais, até porque há muitas outras variáveis que não estão sob o seu controle. Para começar, uma empresa tem um fluxo muito maior de entradas e saídas que precisa ser administrado. 

Além disso, suas contas a pagar e suas contas a receber podem surgir em datas e frequências muito diferentes. Ao contrário das contas de casa, que costumam cair mensalmente, por volta do dia 10 ou 15. Em resumo, é mais difícil se programar e manter o controle das contas da empresa, uma vez que a entrada ou saída de dinheiro nem sempre acontece junto das vendas ou compras correspondentes. 

É por isso que existem formas diferentes de contabilizar as contas. A mais simples delas, que é o assunto principal desse artigo, chama-se regime de caixa. Ela é a mais próxima da forma que as pessoas costumam administrar as finanças pessoais. Contudo, é impossível falar dela sem apresentar sua “concorrente”, o regime de competência. 

Você precisa conhecer as duas formas para saber qual utilizar em sua empresa — e em quais momentos escolher uma ou outra. 

Confira outros artigos para ajudar sua empresa a crescer no blog da ConnectPlug

Regime de caixa ou regime de competência?

Como podem existir formas diferentes de contabilizar as entradas e saídas se elas são sempre uma quantidade exata de dinheiro que entra ou sai da empresa? A resposta para esta questão se relaciona com o conceito de evento contábil.

Basicamente, um evento contábil ou lançamento contábil é qualquer movimentação que irá afetar o patrimônio da empresa. Ou seja, uma compra, venda, pagamentos de contas, salários ou impostos, entre outros… Portanto, qualquer entrada ou saída de dinheiro gera um evento ou lançamento contábil. 

Agora, outro conceito importante é o de fato gerador. Na contabilidade, fato gerador é aquilo que gera a obrigação de pagar um tributo/imposto. Ou seja, uma compra, venda, pagamentos de contas… Enfim. O fato gerador é o ato que gera o evento contábil.

Com esses dois conceitos em mente, nós podemos falar sobre o regime de caixa e regime de competência. E a existência de dois sistemas diferentes se justifica com uma pergunta: o certo é registrar o evento contábil na data do fato gerador ou no momento em que o dinheiro entra ou sai da empresa?

Se você respondeu a primeira opção — na data do fato gerador —, você optou pelo regime de competência. Mas se você acredita que só devemos registrar o evento contábil no dia em que o dinheiro entra, você optou pelo regime de caixa.

Isto posto, é importante explicar que nenhum regime é necessariamente melhor ou pior que o outro. Como vamos explicar nos próximos parágrafos, os dois têm vantagens e desvantagens — e podem ser usados em momentos diferentes. 

Explicando, em detalhes, o que é regime de caixa

O regime de caixa é um método de contabilidade no qual as entradas e saídas de finanças em uma empresa são registradas somente na hora em que o dinheiro realmente entra ou sai do caixa. Sendo assim, nada é registrado quando há uma negociação, compra ou venda. Com isso, a empresa não é tributada quando gera as notas fiscais, mas sim quando realmente seu dinheiro entra ou sai.

Isso acontece porque comprar e pagar — bem como vender e receber — são coisas diferentes e podem acontecer em momentos diferentes. Você pode vender em fevereiro e só receber em março; ou fazer uma compra em abril e pagar em parcelas até dezembro, por exemplo. 

Seguindo essa linha de pensamento, o regime de caixa não registra o evento contábil quando a venda ou a compra são feitas, em fevereiro ou abril. O registro acontece quando o dinheiro é movimentado — em março ou nas várias parcelas ao longo dos meses. 

Então, como mencionamos anteriormente, esse regime é mais semelhante à maneira que as pessoas controlam suas finanças pessoais. Afinal, se nós compramos alguma coisa em 5 ou 10 parcelas, nós contabilizamos cada parcela de uma vez, no momento em que as pagamos, ao longo dos meses, não é mesmo? 

Por isso, o regime de caixa tende a ser mais simples, especialmente para pequenos negócios (mas isso não significa que ele é melhor, como vamos observar mais à frente). 

O que importa, para a contabilidade, é o momento de pagar os tributos/impostos: no regime de caixa, o pagamento acontece quando há uma movimentação financeira, já que a entrada ou saída de dinheiro é o evento contábil registrado. Portanto, se você vende um produto em 6 vezes, você também paga o imposto em 6 vezes — e não quando emite a nota fiscal. 

Possíveis problemas e quem pode usar o regime de caixa

Se você deseja seguir o regime de caixa, precisa manter um controle rigoroso do seu fluxo de caixa. Registre todas as entradas e saídas, receitas e despesas, no momento em que elas acontecem, para evitar erros ou esquecimentos. 

Se algum erro ou esquecimento acontecer, você pode deixar de pagar um tributo importante (e levar multas, por exemplo), mas também pode pagar o mesmo imposto mais de uma vez — porque não percebeu que já tinha pago. Qualquer uma das alternativas é ruim, né?

Além disso, o regime de caixa pode fazer com que você se esqueça de compromissos, porque eles ainda não entraram no fluxo de caixa. Caso isso aconteça, você pode fazer mais compras ou dívidas do que poderia — e criar um verdadeiro caos nas contas da empresa. Quem já teve dívidas no cartão de crédito porque fez um parcelamento antes de terminar outro sabe do que estamos falando… Por isso é tão importante ter cuidado. 

Quem pode usar o regime de caixa?

O regime de caixa é mais simples e mais adequado às micro e pequenas empresas. Mas além disso, ele só é permitido para esse tipo de empresa — que recolhe seus impostos através do Simples Nacional ou do Lucro Presumido.

Para as empresas de médio ou grande porte, bem como aquelas que estão enquadradas no Lucro Real, apenas o regime de competência é permitido no Brasil.

O que é regime de competência, na prática?

O regime de competência é um sistema de contabilidade contrário ao regime de caixa. Nesse modelo, ao invés de registrar o eventos contábil na hora em que o dinheiro entra ou sai, você registra no momento em que o fato gerador acontece. Isto é, ainda que a compra ou venda seja parcelada ou o dinheiro demore a ser movimentado, o registro é feito — pois a compra ou venda já aconteceu. 

Trazendo os exemplos práticos novamente, se você vende em fevereiro e só recebe em março, o regime de competência exige que você registre o evento contábil em fevereiro — quando as vendas aconteceram. Se você faz uma compra em abril e paga em parcelas até dezembro, o registro é feito em abril, no momento da compra, com o valor completo da transação. 

Sendo assim, o regime de competência permite que você tenha uma visão mais ampla da sua movimentação financeira — pois você já sabe todas as somas que irão entrar ou sair, mesmo que os pagamentos ainda não tenham acontecido. Inclusive, isso evita alguns dos problemas que citamos anteriormente. 

Além disso, ele permite ter um retrato mais fiel da rentabilidade do negócio, porque você já sabe se as receitas daquele período podem cobrir os compromissos que você assumiu — sem ser surpreendido por um fluxo de caixa aparentemente positivo.

Por fim, outro benefício do regime de competência é que ele é mais aceito na contabilidade e obrigatório para empresas de grande ou médio porte. Então, se você se acostuma com ele já no início, você está preparado para adotá-lo quando necessário. 

As desvantagens do regime de competência

Mas como nem tudo são flores, o regime de competência também tem suas desvantagens — e a primeira delas é que você dificilmente sabe qual é a situação real do caixa da empresa e quanto dinheiro você realmente tem à disposição. Afinal, muitas contas a pagar ou a receber ainda não foram efetivadas, mas já estão registradas.

Nesse aspecto, outro problema comum é o que acontece entre o registro do evento contábil e a realização do pagamento. Você pode levar um temido calote, por exemplo. E aquela receita futura, que já foi registrada, não se concretiza. 

Por isso, assim como o regime de caixa, o regime de competência exige muita atenção.

Qual regime utilizar na sua empresa: de caixa ou de competência?

Tanto o regime de caixa, quanto o regime de competência, tem pontos positivos e negativos. Por um lado, o regime de caixa é mais simples e se assemelha à forma como controlamos as finanças pessoais. Por outro, ele só traz a visão do momento e dificulta análises estratégicas em médio ou longo prazo. Na realidade, ele dificulta acompanhar o próprio resultado das suas operações ao longo do tempo. 

O regime de competência resolve esses problemas, mas trazendo outros: ele é mais difícil de acompanhar, pode concentrar eventos contábeis ainda que as movimentações financeiras não tenham acontecido, e não lhe permite saber quanto dinheiro você tem no momento.

Entretanto, comparar um regime contra o outro dessa forma não é a resposta. Na verdade, um regime não precisa excluir o outro — e os dois podem ser úteis, em situações diferentes. 

Quer dizer, é fato que você precisa escolher um deles para recolher seus impostos. Você pode fazer isso pelo regime de caixa, que é mais simples e possibilita pagar os impostos só quando você recebe (ou paga) uma quantia. Mas isso não significa que você não possa observar seus resultados pelo regime de competência, para controlar melhor os rumos da empresa. 

Sendo assim, é interessante produzir tanto um demonstrativo de fluxo de caixa (DFC), com a lógica do regime de caixa, quanto um demonstrativo de resultados do exercício (DRE), na lógica do regime de competência. Os dois relatórios serão úteis para você tomar decisões em seus negócios, independente da forma que você decidir recolher os impostos. 

Mas, para terminar, os dois sistemas exigem que você acompanhe muito bem as entradas ou saídas, compras ou vendas, e todos os outros fatos geradores que explicamos no início. Isto é, você precisa registrar tudo que acontece na sua empresa — e fazer isso com planilhas é a pior escolha. Além de ser trabalhoso, abre margem para muitos erros e esquecimentos. 

Sendo assim, ter um bom sistema de gestão ERP é indicado para qualquer um dos regimes — de caixa ou de competência —, pois traz todos os dados organizados para você registrar os eventos contábeis e pagar seus impostos. Se você quer saber sobre esse sistema, acesse o site da ConnectPlug.

Veja também o nosso Checklist completo de obrigações fiscais e contábeis para empresas: