Saber como emitir notas fiscais é indispensável em qualquer comércio — afinal, se trata de uma obrigação legal do comerciante e um direito do consumidor. Mas algo que sempre gera dúvidas, nesse assunto, é a diferença entre a nota fiscal e o cupom fiscal… Eles servem para a mesma coisa? Qual deles é obrigatório? Como emitir esses documentos? É compreensível que os comerciantes fiquem confusos, com as semelhanças entre eles — porém, é muito simples resolver essa confusão, como veremos no artigo de hoje.
Os comerciantes sabem, melhor que ninguém, como a burocracia e o sistema tributário no Brasil estão entre os mais confusos do mundo… São inúmeros impostos, que incidem sobre as mais variadas operações, além de dezenas de documentos para entregar para os órgãos públicos, de tempos em tempos.
Um dos documentos mais importantes de todos é a nota fiscal. Ou seria o cupom fiscal? Qual dos dois é mais importante, afinal? Ou será que os dois têm a mesma utilidade?
Essas são dúvidas compreensíveis, levando em conta que são documentos com nomes tão parecidos e que, para os clientes, têm a mesma serventia: como comprovante de compra. Mas, para a sua empresa, os dois documentos servem a propósitos bem diferentes — e um deles é bem mais importante. Tanto que o outro está caindo em desuso, ultimamente.
Isso porque, além de servir como comprovante, as notas fiscais também têm sua utilidade na área fiscal, como o nome sugere. Ou seja, servem para o recolhimento dos impostos — uma obrigação que toda empresa deve cumprir, para se manter formal e dentro da lei. E é aí que começamos a entender as diferenças entre os dois documentos.
Nota fiscal e cupom fiscal: semelhanças e diferenças
É um pouco difícil explicar um documento sem falar sobre o outro, então vamos analisar os dois ao mesmo tempo, certo?
Como dito, tanto a nota fiscal quanto o cupom fiscal costumam servir como comprovante de compra. Porém, só as notas fiscais têm validade para recolhimento de impostos, para a contabilidade da empresa e para regularizar as transações comerciais.
Isso porque elas são um documento fiscal mais completo, com identificação do emissor e do destinatário, identificação da transportadora, descrição completa dos itens vendidos e seus valores unitários, além do valor total, forma de pagamento, etc. E o mais importante de tudo: ela menciona os impostos que incidem sobre aquela transação.
Já o cupom fiscal é um comprovante mais simplesinho — assim, no diminutivo mesmo —, com as informações mais básicas. Data, hora, descrição geral dos itens, valor total, a forma de pagamento e identificação do estabelecimento.
O cupom fiscal é emitido em impressoras térmicas específicas no ponto de venda, e saem logo após o pagamento. Mas a verdade é que elas faziam mais sentido quando saber como emitir notas fiscais era algo mais complexo — no tempo do bloco de nota fiscal em papel.
Se você está no comércio há menos de 20 anos, talvez nem saiba do que estamos falando, mas vamos explicar melhor a seguir. Também vamos aproveitar para explicar qual desses documentos é obrigatório: nota fiscal ou cupom fiscal.
Nota fiscal e cupom fiscal: qual é obrigatório?
O documento obrigatório por excelência, por conta do recolhimento de impostos, é a nota fiscal. Porém, o consumidor tem direito a um comprovante da compra. Como emitir notas fiscais era algo muito complexo, foram criadas as impressoras fiscais e os cupons, que são gerados de forma mais rápida.
A questão é que, nos anos 2000, o governo mudou bastante a forma de recolher impostos. Além de criar o Simples Nacional, que unifica uma série de impostos para as empresas de pequeno e médio porte, também criou a nota fiscal eletrônica (NFe).
Esse documento é essencialmente eletrônico, em arquivos xml. Você até pode imprimir a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) — mas só se quiser ter um papel a mais para guardar. A nota fiscal em si, com validade jurídica e tributária, é eletrônica.
Ainda assim, saber como emitir notas fiscais no sistema do governo pode ser um pouco difícil… Isso porque eles exigem preencher vários campos com informações e você precisa baixar uma nota de cada vez. É aí que entram os sistemas de gestão ERP — que fazem isso tudo automaticamente, com base nas informações que você já tem.
O ERP se conecta com a Secretaria da Fazenda para fazer a emissão das notas fiscais. Com isso, o processo se torna mais simples.
Dito isso, a chegada da nota fiscal eletrônica (NFe) também estimulou a digitalização do cupom fiscal. Alguns estados criaram o CFe, mas a maioria deles adotou outra solução: a NFCe, ou nota fiscal do consumidor eletrônica. É uma versão da mesma nota fiscal, mas só com as informações que interessam para o cliente.
Sendo assim, em diversos lugares do Brasil, a NFCe já tomou o lugar do cupom fiscal. Em vista disso, podemos dizer que a nota fiscal é obrigatória em todos os casos, para todas as empresas. Como comprovante para o cliente, você pode emitir o cupom fiscal ou a NFCe.
Como emitir notas fiscais e cupons fiscais?
Para emitir um cupom fiscal, você precisará de uma impressora fiscal certificada junto à Secretaria de Fazenda e de um sistema para operá-la. Um bom sistema de gestão ERP — como o da ConnectPlug — pode se comunicar com a Sefaz e com a impressora para fazer os cupons fiscais direto do seu ponto de venda.
Já a nota fiscal, por ser eletrônica, não exige essa impressora — assim como a NFCe, para os consumidores. Você também pode emitir esses documentos direto pelo sistema ERP, sem ter que acessar algum sistema do governo.
A grande questão é que, de tempos em tempos, você precisa enviar todas as notas fiscais para a contabilidade — algo que pode ser bem mais complicado do que saber como emitir notas fiscais, não é mesmo? Os sistemas do governo exigem que você faça o download dos arquivos xml, um por um, para então organizá-los e enviá-los ao contador.
Isso pode ser muito mais simples quando você conta com um sistema de gestão de notas fiscais, conectado ao ERP. É o caso do Facilita NFe, da ConnectPlug: ele manda os arquivos direto para a sua contabilidade (ou para outro e-mail de sua escolha), automaticamente.
Para saber mais sobre a gestão de notas fiscais com o Facilita NFe, sugerimos esse outro artigo. E se você quer emitir notas fiscais de forma prática e rápida na sua empresa, sem entrar em sistemas do governo, entre em contato com a ConnectPlug. Essa é só uma das muitas funções do nosso sistema de gestão ERP, que ajuda a gerenciar toda sua empresa.
Veja também o nosso Checklist de Obrigações Fiscais e Contábeis para Empresas:
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