As planilhas de gestão empresarial foram utilizadas durante muito tempo para organizar dados importantes para a administração de empresas. Mas a popularização dos sistemas ERP tornou esse método obsoleto, uma vez que eles são acessíveis à maioria das empresas e melhores na hora de organizar dados e fazer cálculos.
Quando estamos abrindo uma empresa, é comum resolver as coisas “do jeito que dá”. Ainda mais em um setor complexo como o food service, que tem inúmeros detalhes. Mas uma das primeiras coisas com a qual todos os empreendedores se preocupam é em contabilizar suas vendas — ao menos é o que recomendamos, já que o futuro dos negócios depende disso.
Um dos métodos mais comuns para organizar os números de vendas é preencher planilhas de gestão empresarial — seja criando as próprias ou baixando modelos prontos da internet.
Realmente, programas como o Microsoft Excel e Google Sheets podem organizar tabelas de forma simples e eficaz, além de realizar diversos cálculos. Porém esse não é, nem de longe, o melhor método para armazenar as informações da sua empresa, as informações de que você precisará para administrar seu negócio.
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As planilhas se tornaram obsoletas
Há algumas décadas, especialistas em administração e tecnologia começaram a desenvolver os sistemas de gestão ERP — sigla que quer dizer Enterprises Resources Planning, ou planejamento dos recursos da empresa.
São sistemas que levam a administração da empresa para a tela do computador, permitindo controlar diversos aspectos do negócio em um único programa: vendas, estoque, compras, produção, financeiro, fiscal. E, no caso dos ERP para restaurantes, inclui ainda outras funções integradas, como controle de mesas e comandas ou monitores de pedidos na cozinha.
Ou seja, os sistemas de gestão ERP fazem tudo que as planilhas de gestão empresarial fazem, como armazenar dados e realizar cálculos, mas de forma automatizada e integrada.
A questão é que até alguns anos atrás, esses sistemas eram caros, difíceis de usar, além de não serem adaptados para a realidade do setor de alimentação. Mas empresas como a ConnectPlug passaram a criar os ERP para restaurantes, focados no setor, e esses sistemas se tornaram bem mais acessíveis, até mesmo para pequenas e médias ou para franquias.
Com uma alternativa muito melhor disponível, a verdade é que há poucos motivos para continuar usando planilhas de gestão empresarial no Excel ou Google Sheets. A seguir, vamos mostrar com argumentos práticos os problemas de continuar insistindo nesse método.
6 problemas que você tem ao usar planilhas
É fato que as planilhas de gestão empresarial podem ser usadas gratuitamente, se você já tiver o Microsoft Excel instalado no seu computador ou usar uma alternativa a ele. É possível encontrar vários modelos de planilhas para download, de modo que você só precisa salvá-las para começar a armazenar dados. Porém, por mais simples que isso seja, traz diversos problemas.
1. Planilhas são muito mais trabalhosas
A verdade é que você provavelmente vai precisar de várias planilhas, uma para cada área da sua empresa. Não é fácil criar e formatar essas planilhas, com as fórmulas necessárias, mesmo que você encontre modelos prontos na internet. Até porque são diversos arquivos (ou diversas abas em uma mesma planilha). Observe:
- fluxo de caixa;
- relatórios de vendas;
- cadastro de clientes e fornecedores;
- controle de estoque;
- gestão financeira;
Muitos números precisam ser atualizados em todas essas planilhas — e você tem que fazer isso de forma manual. Ou, então, criar fórmulas complexas para que um número seja “puxado” de um lugar para outro automaticamente.
Até isso tudo começar a funcionar, você já investiu muito tempo e esforço. Tempo e esforço que seriam melhor investidos na implementação de um sistema de gestão ERP.
2. As planilhas de gestão empresarial não são integradas
Como dissemos, utilizar planilhas exige que você preencha alguns números diversas vezes, em vários campos diferentes. Você até pode criar fórmulas para “puxar” alguns dados e fazer certos cálculos de forma automática.
Mas, com o tempo, sua planilha ficará tão complexa que será comum ver quebras de fórmulas — e você precisará procurar o que aconteceu, entre milhares de células e dezenas de abas.
O sistema de gestão ERP, por outro lado, é totalmente integrado — de modo que um dado que é preenchido em um setor já é atualizado em todos os outros. Ao vender um item, por exemplo, os ingredientes já são descontados do estoque, o valor já cai no relatório de vendas e por aí vai.
Além disso, eles são criados para serem simples de utilizar, como um aplicativo de celular. Isso já inclui diversos filtros e formas de visualizar os dados, algo muito difícil nas planilhas.
3. Você pode errar no preenchimento
Aqui está um dos principais problemas das planilhas de gestão empresarial: os erros. Uma vez que todos os dados precisam de preenchimento manual, você está à mercê de erros humanos comuns. É claro que pessoas usando um sistema de gestão ERP também podem cometer um erro — mas a natureza do sistema dá menos espaço para isso.
Em uma planilha, por exemplo, você pode esquecer um zero, digitar um 4 ao invés de um 5, ou até colocar uma informação correta, mas na célula errada.
No sistema de gestão ERP, por outro lado, muitas das informações mais importantes — como valores de uma venda, por exemplo — são obtidas automaticamente, ao passar os produtos no caixa. Então, não tem como errar.
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4. Você pode perder informações
É essencial armazenar as informações da sua empresa para poder analisá-las depois e, a partir disso, tomar decisões estratégicas. Elas também são essenciais para eventuais conferências, como um erro no caixa. Então, perder esses dados é bem ruim, não é mesmo?
Mas isso pode acontecer facilmente com uma planilha salva no computador — uma queda de luz ou um problema no equipamento, por exemplo. Alguma pessoa mal intencionada pode acessar o computador e deletar a planilha…
Você até pode se prevenir disso usando planilhas no Google Drive, mas elas também não estão 100% seguras — além de ficarem inacessíveis, caso a internet pare de funcionar.
5. As planilhas limitam a análise de dados
No item acima, nós dissemos que as informações devem ser armazenadas para que você possa tomar decisões estratégicas. As planilhas são muito limitadas, nesse sentido.
Você até pode colocar alguns filtros e criar gráficos — mas nada muito além disso. Mas com um sistema de gestão ERP, por outro lado, você pode gerar relatórios de vários tipos. Ou, então, usar um sistema de BI (business intelligence), que gera análises complexas e muito úteis a partir dos números da sua empresa.
6. As planilhas não resolvem tudo
Por fim, a própria comparação entre planilhas de gestão empresarial e sistemas ERP é, de certa forma, impossível. As planilhas servem para registrar informações e fazer cálculos, enquanto os sistemas vão muito além disso.
Você pode processar pagamentos (com o sistema TEF), fazer o controle de mesas e comandas, gerenciar todos os setores da empresa (vendas, estoque, compras e etc), obter relatórios e tomar decisões estratégicas a partir deles, entre várias outras possibilidades. Você pode, até, contratar um sistema de autoatendimento integrado, para que os clientes façam os próprios pedidos.
Pois então…
A conclusão é que as planilhas podem ser uma alternativa, caso você realmente esteja muito no início e não possa investir em quaisquer sistemas. Porém, considerando que um bom ERP para restaurantes está cada vez mais acessível, esse é um investimento que vale a pena e deve entrar no seu planejamento, para implementar assim que possível. Os benefícios são muitos!
Continue lendo os artigos no blog da ConnectPlug para se informar mais sobre os sistemas de gestão ERP e outras dicas úteis para administrar bares, restaurantes e outros negócios do setor de alimentação e comércio.
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