Relatório de Vendas: o que é, para que serve e como fazer

Os relatórios de vendas são ferramentas de gestão indispensáveis para os negócios. Afinal, é por meio deles que podemos saber se o objetivo maior do negócio está sendo alcançado. Mas ele não serve apenas para isso: ele pode dar insights relevantes de tendências, oportunidades e outras questões essenciais ao crescimento do negócio. 

A definição do que é um relatório de vendas não é um grande segredo: são documentos que registram as vendas da empresa, quais produtos foram vendidos, as quantidades, em quais horários ou períodos, por quais vendedores, as receitas geradas por essas vendas, os clientes atendidos, entre outros detalhes. O que também nos mostra que existem diversos modelos de relatórios de vendas que você pode implementar na sua empresa, de acordo com suas necessidades. 

Dito isso, é importante entender que esses relatórios são mais que um mero registro: eles oferecem insights relevantes sobre o volume de vendas, permitem identificar tendências e oportunidades, analisar o desempenho do negócio por vários cortes (como filiais, turnos ou vendedores) — e, a partir disso, tomar decisões estratégicas mais assertivas. 

Isso é especialmente importante para setores que têm um grande fluxo de clientes, como lojas de varejo (de moda, beleza e etc) e para o setor alimentício (bares, restaurantes, cafés, hamburguerias, etc). Com as margens mais apertadas desses segmentos, acompanhar as vendas se torna ainda mais importante para a sobrevivência e crescimento do negócio. 

Afinal, é muito melhor tomar uma decisão de negócio baseada em dados, em fatos, do que em impressões ou achismos. Você concorda? 

Se sim, continue a leitura para entender como fazer relatórios de vendas de uma forma simples e eficiente. E se quiser conferir outros artigos com dicas de gestão para pequenas e médias empresas, explore o blog da ConnectPlug. 

Como fazer um relatório de vendas em 6 passos

Para começar, é interessante ponderar que existem várias maneiras de fazer um relatório de vendas e é difícil estipular o que é certo ou errado, nesse sentido.

Você pode fazer seu relatório manualmente, usando planilhas de gestão empresarial, por exemplo. Mas fazer isso, além de ser extremamente trabalhoso, pode gerar relatórios com informações inconsistentes e muitas falhas. Afinal, esse método demanda que as pessoas efetivamente preencham as informações das vendas — o que muitos esquecem de fazer, comprometendo a qualidade dos relatórios.

Para tornar o processo mais prático e confiável — até porque a ideia é melhorar o trabalho, não dificultar —, podemos automatizar a coleta de informações. 

Para isso, o uso de um sistema de gestão de ERP é extremamente recomendado. Com um sistema desses, os vendedores somente “passam” os produtos no caixa — como fariam em qualquer venda — e o próprio ERP consolida as informações para o relatório de vendas. 

Dito isso, existem outras questões importantes que você precisa levar em conta para fazer um relatório de vendas eficiente e confiável. Nós as listamos abaixo.

1. Defina quais dados devem ser analisados

Como dito, existem vários tipos de relatórios de vendas e, da mesma forma, há inúmeros dados que você pode analisar nos seus. Portanto, o primeiro passo é entender o que você pretende observar nos seus relatórios. 

Se você está começando, o ideal é fazer um relatório mais simples, somente com aquelas informações essenciais. Como diz o ditado, feito é melhor que perfeito. Então, segue uma lista com os números que você pode coletar e analisar. Veja o que faz sentido para você:

• produtos vendidos, quantidades e receita;
• dia e horário das vendas;
• perfil dos clientes atendidos;
• taxa de crescimento das vendas;
• ticket médio;
• vendas por vendedor;
• produtos mais vendidos;

A partir disso, também é possível fazer outras análises, como retorno sobre investimento das ações de promoção e marketing, custo de aquisição de clientes, entre outras. Contudo, como dito, só inclua no seu relatório o que vai contribuir para a empresa nesse momento.

2. Registre os dados (manualmente ou pelo ERP)

Como explicamos anteriormente, você pode fazer registros manuais das vendas, criando planilhas. Mas faça isso apenas se realmente não puder contratar um sistema de gestão empresarial (ERP) — em que pese que esse tipo de sistema está cada vez mais acessível e quase toda empresa pode adotá-lo. Se você quer saber como escolher e implementar um sistema de gestão, sugerimos a leitura deste outro artigo.

Dito isso, conversar com a equipe sobre a importância do relatório de vendas é um passo imprescindível. Todos devem ter plena consciência de seus papéis nesse processo, ainda que este seja apenas utilizar o sistema para processar as vendas. 

Uma vez que a equipe inteira esteja na mesma página, o próximo passo é registrar todos os dados de vendas, no dia a dia. Afinal, é a partir deles que você produzirá os relatórios.

3. Estabeleça a frequência dos relatórios de vendas

O sistema de gestão ERP (ou as planilhas) vai registrar as informações brutas das vendas. Mas, para ter um relatório mais completo e útil, você precisa consolidar as informações — somar as vendas, fazer contas, criar gráficos, etc. Também precisa fazer algumas análises.

Então, você precisa reservar um tempo para isso — e manter esse compromisso com uma frequência fixa. Na maioria dos casos, uma vez por mês é o ideal. Mas você também pode estar em um momento mais sensível, que exija um acompanhamento mais frequente das vendas e relatórios semanais ou quinzenais. 

Isto posto, manter uma frequência fixa é essencial para poder comparar os dados de um relatório com os outros. Esse é um dos maiores propósitos dos relatórios de vendas: saber se a empresa está tendo resultados melhores ou piores em relação ao período anterior ou em relação ao mesmo período do ano passado. Só assim você pode ter certeza de que uma ação deu certo ou errado, de que é necessário agir para aumentar as vendas, etc.

4. Crie um padrão eficiente e atrativo para os relatórios

Até agora, você definiu quais dados deve acompanhar, registrou as vendas e consolidou os números de vendas nos dados do relatório. O próximo passo é efetivamente entregar um relatório informativo e atraente com os dados coletados. 

Ou seja, criar gráficos, escrever análises e destacar os pontos mais importantes, de modo que todos os envolvidos possam compreender. 

Mesmo que você gerencie a empresa sozinho e tome todas as decisões por conta própria, criar um documento — mesmo que simples — é importante para que você visualize tudo com mais clareza. Além disso, permite revisitar as informações de períodos anteriores (e fazer comparações) com mais facilidade.

5. Faça melhorias contínuas (no relatório e na empresa)

Com o quarto passo, podemos dizer que o relatório de vendas está pronto. Porém, isso não significa que o trabalho em cima dele acabou. 

Os relatórios de vendas só têm valor quando ajudam na tomada de decisões e permitem pensar em melhorias para a empresa. Nesse sentido, eles podem ajudar a:

• analisar o desempenho por vendedores, equipes, turnos ou períodos;
• monitorar metas e objetivos, assim como traçar metas mais realistas;
• identificar tendências de negócio, sejam positivas ou negativas;
• visualizar oportunidades, não só para vender mais, como também para fidelizar clientes, expandir fatias de mercado, etc;
• tomar decisões estratégicas para corrigir problemas ou aproveitar oportunidades.

Além disso, você pode identificar necessidades de melhoria nos próprios relatórios, seja para deixar informações mais claras, fazer novas análises, coletar dados de maneira mais assertiva, entre outras. A ideia é melhorar continuamente.

6. Compartilhe informações relevantes com a equipe

Por fim, é interessante compartilhar com a equipe as informações que podem contribuir para o trabalho diário. Assim, as expectativas permanecem alinhadas e todos sabem como contribuir para atingir os objetivos da empresa. 

Mas é claro que, para chegar nesse passo, precisamos começar com dados organizados e confiáveis para o relatório de vendas. Como dito, a melhor forma de processar as vendas e obter dados sobre elas é com um sistema de gestão ERP. Para saber mais sobre esse tipo de sistema e como contratá-lo, entre em contato com a ConnectPlug pelo banner ao lado.

Veja também o nosso guia completo de estratégias de promoção para bombar suas vendas: