Como fazer controle de estoque: um guia prático para não ter prejuízo

Saber como fazer um controle de estoque eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Não basta controlar entradas e saídas: é preciso ter visão estratégica.

Inúmeros especialistas apontam o estoque como o coração de uma empresa. Isso não é sem motivo: a armazenagem tem um papel muito importante no dia a dia de qualquer negócio. Sua esfera de influência é imensa, e se estende a áreas como o planejamento estratégico, a gestão financeira, o posicionamento de mercado, etc.

Na prática, isso significa que o controle de é muito mais do que simplesmente manter os seus insumos guardados até que sejam vendidos – principalmente em épocas de pico de vendas, como o fim do ano.

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

• O que é controle de estoque?
• Quais são os objetivos do controle de estoque?
• Como fazer o controle de estoque?

1. Elaboração da política de estoque
2. Previsão de demanda acertada
3. Escolha do melhor sistema de reposição de estoque
4. Custo de estoque baixo
5. Categorização de itens
6. Cálculo do estoque de segurança
7. Respeito às margens dos estoques mínimo e máximo
8. Realização de inventários de estoque
9. Aplicar técnicas de redução de perdas
10. Usar um sistema de controle de estoque

Estudiosos de logística e administração de empresas definem o controle de estoque como o ato de administrar recursos materiais que têm o potencial de gerar faturamento a uma empresa.

Na realidade, é algo muito mais complexo do que parece. Afinal de contas, manter todos os insumos estratégicos sob controle é algo que envolve uma série de fatores. Muitos deles são externos e não estão sob o seu controle – todo cuidado é pouco!

A gestão de estoque tem um objetivo global, que é a otimização da armazenagem.

Essa grande meta é atingida por meio do cumprimento de alguns objetivos menores, inerentes a todos os negócios. Eles são:

• Conhecer os tipos de estoque e como aplicá-los a seu negócio;

• Manter os estoques no nível ideal: nem muito alto, nem muito baixo;

• Manter o custo de estoque tão baixo quanto possível;

• Realizar a prevenção de perdas, diminuindo as possibilidades de quebras, e, consequentemente, de prejuízo financeiro;

• Otimizar as compras, poupando tempo, dinheiro e garantindo que os itens estejam disponíveis sempre na qualidade e quantidade ideais.

Atingir esses pequenos objetivos – e, consequentemente, o grande, a otimização da armazenagem – envolve estar no controle de vários fatores. Afinal, a armazenagem é muito mais do que o local onde você guarda os seus insumos!

Confira alguns fatores a se manter sob controle e algumas práticas a se adotar, de modo que o controle de estoque traga resultados concretos à sua empresa:

O controle de estoque envolve vários processos. À medida que o seu negócio cresce, fica inviável que você assuma todos: será necessário delegar tarefas a funcionários.

Só que há um problema: como sua equipe saberá o que fazer em cada situação? Simples: por meio da elaboração de uma política de estoque. Trata-se da documentação dos processos do estoque, orientando seu empregados e instruindo-os sobre como agir. É o primeiro passo para uma gestão melhor!

As compras são algo que faz empreendedores quebrarem a cabeça mundo afora. Afinal, como saber quando e o que comprar?

Boa notícia: você não precisa de bola de cristal! Usar métodos de previsão de demanda é o caminho para otimizar as compras e economizar seu precioso dinheiro.

Trata-se de métodos para a análise de fatores internos e externos, o que dá uma boa noção de o que está por vir em termos de mercado e necessidades do público. Não há embasamento melhor para as decisões de compra e mudanças no mix de produtos!

As técnicas de previsão de demanda não são a única coisa que você precisa para acertar nas compras. É preciso escolher o melhor sistema de reposição de estoque de acordo com a aderência com o seu negócio.

Há a reposição contínua e a periódica. Elas são distintas: cada uma tem suas vantagens, desvantagens, e adere de forma distinta a cada tipo de negócio. É preciso fazer uma análise completa delas para saber qual funciona melhor para a sua empresa.

O custo de estoque é uma verdadeira dor de cabeça para empreendedores – principalmente os pequenos, que geralmente contam com orçamentos menores para tocar o negócio. Qualquer baque inesperado pode abalar seriamente a saúde financeira da empresa!

Portanto, é muito importante  manter os gastos com a armazenagem tão baixos quanto possível, sem que a qualidade seja comprometida. É preciso estar atento a todos os fatores envolvidos nisso, que podem puxar os custos tanto para cima quanto para baixo. A vida útil dos itens, sua sensibilidade e até mesmo sua eventual obsolência importam!

80% dos resultados são derivados de 20% das ações. É o que diz o famoso Princípio de Pareto.

Sua empresa não foge disso, muito menos seu estoque. Nesse caso, entende-se que apenas 20% dos seus itens são responsáveis por impressionantes 80% das vendas.

Reconhecer isso, por meio da implantação da curva ABC de estoque, é fundamental para otimizar a gestão e saber quais são os insumos que merecem mais atenção. Também é bom saber aqueles que não são tão estratégicos e, consequentemente, não exigem tanta precaução e não devem ser prioridade.

Por mais que você se esforce, nem tudo pode ser previsto. A necessidade de um estoque de segurança está aí para provar!

Como o próprio nome diz, ele é uma espécie de estepe, um cuidado a mais caso surja algum imprevisto. Se houver uma demanda bem acima do normal ou um problema com algum fornecedor – com indisponibilidade do insumo ou atraso na entrega – ainda haverá itens disponíveis para suprir as necessidades dos seus clientes.

A fórmula básica para o cálculo de estoque de segurança é:

Quantidade média de itens vendidos x Prazo médio de entrega do fornecedor

Por mais simples que a conta pareça, nem sempre é assim. Itens com demanda flutuante, ou fortemente afetados pela sazonalidade – tanto na oferta quando na demanda – exigem cuidado redobrado.

Entretanto, não basta calcular qual é o estoque de segurança: é preciso evitar que seja usado, realizando os pedidos sempre antes que ele seja acionado. Também é preciso ficar de olho no estoque máximo, ignorado por muitos empreendedores. Trata-se de um teto que, quando atingido, revela a necessidade de escoar o estoque.

Por que? Simples: quanto maiores os níveis de sua armazenagem, maiores os custos que você tem com ele. Lembre-se que um dos objetivos da gestão de estoque é, justamente, torná-lo o mais baixo possível. Em caso de excesso de itens, avalie a possibilidade de contar com uma armazenagem externa, complementar e/ou mais espaçosa do que a atual.

Caso você trabalhe com perecíveis, o risco é ainda maior, pois um estoque muito alto aumenta as chances que eles expirem. Portanto, calcule-o e respeite-o!

Pequenos negócios têm equipes enxutas. Por causa disso, não é raro que o pequeno empreendedor acumule uma série de funções dentro do estabelecimento.

Consequentemente, por mais que você saiba como fazer um controle de estoque eficiente, não é possível monitorar tudo o tempo todo. Sempre haverá alguma coisa que foge ao seu alcance!

Entre todos os problemas silenciosos que podem acontecer, o principal são as fraudes. Elas são silenciosas porque quem as pratica elabora as estratégias com o objetivo de burlar toda e qualquer medida de segurança – inclusive ferramentas de automação.

Ou seja: realizar um inventário de estoque é a única maneira de detectar que algo está errado. A contagem manual de todos os itens da sua armazenagem e o seu cruzamento com os registros do estoque revelam discrepâncias, que podem – e devem – ser apuradas.

Contudo, a identificação de fraudes não é o único benefício da realização do inventário. Ele também pode expor erros de estoque que, apesar de não serem de propósito, causam prejuízo do mesmo jeito.

É impossível ter um negócio com zero perdas: de um modo ou de outro, elas vão acontecer. Contudo, é possível – e recomendável – que você use técnicas para diminuí-las ao máximo.

Ao contrário do que muitos pensam, você não precisa de uma equipe totalmente dedicada a isso, muito menos de soluções caras e complicadas. Pequenas mudanças nas rotinas administrativas já dão conta do recado. Por exemplo: se você não tem o hábito de realizar inventários e estoque e passa a fazer isso, a tendência é que as perdas caiam.

Ah, não se esqueça: quando as perdas acontecerem, você deve saber como contabilizá-las, por mais insignificantes que elas pareçam!

Acompanhar o entra e sai de insumos é tarefa para poucos. Se o seu giro de estoque for alto, tenha certeza de que é impossível fazer o controle de estoque em planilhas ou cadernos sem cometer erro algum!

Portanto, um sistema de controle de estoque é um dos melhores investimentos que você pode fazer pelo seu negócio. A única preocupação que você tem é lançar os dados: o software se ocupa de cruzá-los a analisá-los.

Hoje, você aprendeu o que é controle de estoque. Continue nos acompanhando para receber mais conteúdo de qualidade sobre o mundo do empreendedorismo! Em caso de dúvida, fale com a gente pelo contato@cplug.com.br. 😉

Agora que você já sabe como fazer o controle de estoque da sua empresa, confira esse material exclusivo, com mais dicas fundamentais para encurtar o caminho do seu negócio até o sucesso: