Um aviso de nota fiscal denegada pode parecer um grande problema e trazer muitas dúvidas. Por que minha nota fiscal foi denegada? Como resolver esse problema? Posso continuar emitindo notas fiscais? Mas a verdade é que essa questão é mais simples do que parece — e só se torna um problema mais sério quando acontece com frequência.
Seja para comprar mercadorias ou vender seus produtos para os clientes, você precisa lidar com notas fiscais todos os dias, não é mesmo? Por mais que esse seja um processo trabalhoso, ele não costuma ser complexo, em especial se você tem ferramentas para auxiliar no gerenciamento de notas fiscais. Então, você emite as notas, envia para a contabilidade e paga seus impostos. Tudo muito simples, até que você descobre algum problema no processamento de uma nota.
Nesse sentido, os principais erros que demandam sua atenção são aqueles que envolvem as notas fiscais renegadas e as rejeitadas. E diferente do que alguns empreendedores pensam, ter suas notas denegadas e rejeitadas não é a mesma coisa. Porém, como você pode imaginar, ambas dizem respeito a algum problema fiscal e tributário que precisa ser resolvido — até mesmo porque uma nota com essas questões impede o pagamento correto de seus impostos e pode gerar outros problemas.
Dito isso, quão grave é ter uma nota fiscal denegada ou rejeitada? Qual é a diferença entre essas duas classificações? Como resolver esses problemas da forma mais rápida e eficiente possível? Nós explicamos tudo sobre esse assunto no artigo a seguir.
O que são notas fiscais denegadas e o que causa esse problema?
A nota fiscal denegada é uma classificação específica de documento, que indica que a nota já foi processada, mas não tem valor fiscal por conta de alguma irregularidade no CNPJ de alguma das empresas envolvidas. Se as notas aparecem como denegadas em seu sistema, fica impossível editá-la, alterar qualquer informação e até mesmo utilizar a mesma numeração.
Para todos os efeitos, as notas fiscais denegadas são consideradas como notas emitidas pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado. E, por mais que elas não possuam valor fiscal, você deve apresentá-las em sua contabilidade e guardá-las pelo mesmo prazo que as outras NFs.
Essa situação é diferente de uma nota fiscal rejeitada, que não pode ser emitida por algum erro no preenchimento das informações, mas ainda pode ser corrigida ou cancelada para reemissão posterior. A rejeição da nota é uma espécie de advertência, enquanto a denegação é irreversível.
Uma nota fiscal é denegada quando o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) de alguma das empresas envolvidas tem alguma irregularidade. A irregularidade pode estar tanto no CNPJ que emitiu a nota fiscal, quanto no destinatário dela (no caso de transações entre duas empresas).
Quando isso acontece, você recebe uma notificação da Sefaz, avisando em qual dos dois CNPJs está a irregularidade. Caso a nota fiscal denegada seja para um cliente pessoa física, o mais provável é que a questão seja com seu CNPJ mesmo. Em todo caso, é interessante entender quais irregularidades podem fazer com que suas notas sejam denegadas:
- problemas com a inscrição estadual da empresa, como CNPJ suspenso, cancelado, baixado ou em processo de baixa;
- pendências com a Receita Federal, como tributos não pagos ou alguma obrigação fiscal não cumprida;
- erros na própria nota fiscal, como cálculos incorretos, inconsistência nas informações ou assinatura digital inválida.
Além disso, pode acontecer de sua nota fiscal ser denegada caso você use o mesmo número de outra nota que passou pelo mesmo processo. Afinal, as notas denegadas contam como notas emitidas, ainda que não tenham mais validade. Por fim, outra possibilidade é que a nota seja denegada por conta de uma instabilidade no sistema da Secretaria da Fazenda (mas esse tipo de ocorrência é menos comum).
O que fazer com uma nota fiscal denegada?
Ao receber a notificação avisando que você teve uma nota fiscal denegada, o primeiro passo é entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do seu estado, para entender qual foi a irregularidade que causou esse problema. Caso a irregularidade não seja com a sua empresa (e sim com o outro CNPJ envolvido na transação), você deve entrar em contato com os responsáveis, para que eles entrem em contato com a Sefaz.
Sabendo qual é o problema — inscrição estadual, pendências com a Receita, erros na nota, etc — você consegue buscar formas de resolvê-lo. Se você não pagou impostos, por exemplo, você precisa acertar suas contas com o Fisco para então normalizar seu cadastro.
Resolvendo o problema, a situação do seu CNPJ é regularizada, para que você consiga voltar a emitir suas fiscais normalmente.
Quanto às notas que foram denegadas, você precisa refazê-las com outro número, para recolher os impostos e cumprir as obrigações fiscais da sua empresa adequadamente. Essas novas notas precisam ter um novo número porque as antigas ainda serão consideradas em sua contabilidade (e devem ser guardadas pelo mesmo prazo que as notas válidas).
O prazo para regularizar seu CNPJ e voltar a emitir notas fiscais depende da irregularidade e do estado onde você tem sua inscrição. Sobre isso, é muito importante observar que nem todos os estados denegam notas fiscais. Isso acontece apenas nas seguintes unidades federativas:
- Amazonas,
- Bahia,
- Distrito Federal,
- Pernambuco,
- Rio Grande do Sul,
- Santa Catarina,
- Sergipe e
- São Paulo.
A partir disso, as motivações para que os estados deneguem notas fiscais incluem: combate à sonegação de impostos, controle sobre as operações financeiras realizadas pelas empresa e redução da concorrência desleal.
Qual o problema em ter uma nota fiscal denegada?
Na maioria dos casos, você não precisa se assustar ao receber um aviso de nota fiscal denegada. Na verdade, ele não é um problema tão grande em si — e o mais importante é entender qual irregularidade causou a denegação da nota pela Secretaria da Fazenda.
Uma vez que você descobriu a causa da denegação, é importante resolvê-la o mais rápido possível. E isso não somente para poder voltar a emitir notas, como também para evitar outras multas ou sanções ao seu CNPJ. Afinal, se você deixou de pagar um tributo ou não cumpriu uma obrigação acessória, outros órgãos (como a Receita Federal) podem penalizar sua empresa. Você também não pode deixar que esses problemas se repitam com frequência.
Entretanto, em alguns tipos de negócio, a denegação de notas fiscais pode trazer incômodos um pouco maiores para suas operações:
- impedir o faturamento do produto ou serviço;
- impedir o envio do produto ou a entrega do serviço;
- impedir que você emita notas fiscais (e faça novos negócios) até que a irregularidade que causou a denegação seja corrigida.
Por fim, se você faz muitos negócios com (e emite notas fiscais para) outras empresas, a denegação de notas fiscais pode gerar um mau estar com seus parceiros comerciais. Apesar de ser um problema relativamente comum, é importante evitar que ele aconteça com frequência.
Pensando em tudo isso, o melhor caminho é manter seu CNPJ regularizado e com todas as obrigações em dia, evitando que as suas notas fiscais sejam denegadas, antes de qualquer coisa.
Além disso, se você estiver fechando negócio com uma empresa que ainda não conhece, você pode pesquisar o CNPJ desse parceiro, para saber como está sua situação cadastral. Pela ferramenta Sintegra, do Governo Federal, você pode até consultar as irregularidades com seu CNPJ, que fizeram sua nota ser denegada.
Vale observar que a denegação não é o único problema que você pode ter com as notas fiscais na sua empresa. Até mesmo porque, como dissemos no início do artigo, o gerenciamento de notas fiscais pode ser um processo bem trabalho. Para facilitar tudo, é interessante contar com um sistema de gestão de notas fiscais, como o Facilita NFe da ConnectPlug.
Pelo Facilita NFe, suas notas fiscais são emitidas com todas as informações integradas ao sistema de gestão ERP. Você também pode enviar os arquivos para sua contabilidade automaticamente, bem como guardá-las na nuvem pelos prazos exigidos em lei. Assim, a gestão de notas fiscais na sua loja ou restaurante se torna muito mais prática e rápida.
Para saber mais sobre o Facilita NFe e outras soluções de tecnologia para lojas e restaurantes, acesse o site da ConnectPlug e solicite uma demonstração sem compromisso.
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