Fluxo de Caixa: o que é, para que serve e como fazer o seu

Saber quanto dinheiro sua empresa realmente possui vai além de consultar o saldo das contas bancárias: é importante fazer o fluxo de caixa. Acima de tudo, essa é uma ferramenta de gestão indispensável para você acompanhar a saúde financeira da empresa e poder planejar o futuro.

Abrir um negócio, na maioria dos casos, significa a realização de um sonho… Mas também é a oportunidade de ganhar dinheiro com seu trabalho —afinal ninguém abre um estabelecimento comercial pensando em ter prejuízo, certo?

Ainda assim, muitos estabelecimentos têm prejuízos e acabam fechando as portas. Às vezes, isso acontece mesmo com bastantes clientes —geralmente, por falta de gestão financeira. Um dos maiores erros que um empreendedor pode cometer, nesse sentido, é não fazer o seu fluxo de caixa da maneira correta.

Esse é um termo que a maioria das pessoas conhece, mesmo que não empreenda… Mas, nem todo mundo sabe como fazer um fluxo de caixa do jeito certo, ou como utilizar as informações valiosas que ele oferece para a gestão da empresa. É sobre isso que vamos falar nesse artigo.

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Afinal, o que é fluxo de caixa?

Em resumo, o fluxo de caixa é o relatório de quanto dinheiro está entrando e quanto está saindo do caixa da sua empresa. Contudo, mais do que isso, é importante separar as entradas e saídas por categorias, bem como registrar as datas corretas em que elas acontecem.

Antigamente, era mais simples ter controle do fluxo de caixa, afinal todo o dinheiro (em papel) passava pela caixa registradora —e bastava abri-la para saber quanta grana havia lá. Agora, há diversos meios de pagamento, que entram no caixa com prazos e taxas diferentes: cartões de crédito de diferentes bandeiras, cartões de débito, PIX, boletos, carteiras digitais…

As vendas no crédito, por exemplo, podem levar até 30 dias para serem compensadas —isso sem falar nas vendas parceladas, que demoram meses. Ter a noção completa de quanto você tem para receber (e quando) pode ser especialmente difícil para donos de bares, restaurantes e lojas: esses estabelecimentos recebem um volume enorme de compras pequenas.

Em vista disso, simplesmente somar as vendas do dia ou da semana não é a maneira correta de saber quanto dinheiro sua empresa possui —afinal, há os pagamentos que caíram na hora, outros que vão cair no dia seguinte e aqueles que só cairão dentro de um mês…

Como diz o ditado: “não se pode contar com os ovos antes da galinha botar”.

A seguir, nós vamos explicar alguns exemplos práticos disso. Mas, neste momento, é importante compreender que um fluxo de caixa bem feito permite ter um relatório completo das entradas e saídas da empresa, com prazos e categorias — o que possibilita tomar decisões mais acertadas para garantir a saúde financeira da empresa.

Como fazer o fluxo de caixa da sua empresa

Antes de explicar para que serve o fluxo de caixa e as vantagens de fazê-lo, é essencial que você entenda como ele funciona, na prática.

Para começar, você deve escolher onde e como você vai fazer o fluxo de caixa. É possível fazer em tabelas no papel ou em planilhas no Excel —e você encontra modelos para baixar na internet. Mas a melhor opção é ter um sistema de gestão empresarial.

Por que ter um sistema de gestão empresarial?

Basicamente, fazer um fluxo de caixa exige que você registre todas as transações financeiras, por menores que elas sejam. A venda de um chocolate ou as taxas de uma operação bancária, por exemplo. Tudo isso deve ser colocado com as datas e categorias corretas no fluxo —senão, seu fluxo de caixa pode apresentar rombos enormes, no futuro.

Quando você precisa preencher tudo isso manualmente, seja no papel ou numa planilha, é muito mais trabalhoso, não é mesmo? Além de ser suscetível a erros e esquecimentos. Então, a menos que o negócio esteja muito no início, o controle seja simples e você realmente não possa investir em um sistema, nós recomendamos muito a contratação de um.

Com um software de gestão empresarial, incluir novas entradas e saídas no fluxo de caixa é algo feito com poucos cliques —isso quando o sistema não puxa automaticamente os dados de suas vendas para atualizar os registros. Então, há menos trabalho e mais exatidão nos registros.

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Registre todas as informações corretamente

Como dito, é importante registrar todas as transações financeiras corretamente, mas também separar as entradas e saídas por categoria.

Sendo assim, o segundo passo é estabelecer quais são as categorias que fazem sentido para sua empresa —e isso, só quem conhece o negócio pode dizer. De qualquer maneira, saber se as vendas são à vista, a prazo, parceladas, no boleto, ou se as despesas são com fornecedores ou contas de consumo, é essencial para tomar decisões, como vamos explicar a seguir.

Registre também a forma de pagamento das entradas e saídas, já que isso pode influenciar nas taxas e impostos que você paga (e, consequentemente, nos lucros). Outro detalhe indispensável é o prazo: saber quando você vai receber cada valor (e quando você precisa gastar).

Analise esses dados periodicamente

Recapitulando, o básico de como fazer o fluxo de caixa da empresa envolve registrar:

quantias de entradas e saídas
categorias das entradas e saídas
datas das entradas e saídas
formas de pagamento

A partir disso, é possível calcular o total das entradas e saídas e o saldo do fluxo de caixa. Mas isso também permite fazer análises, para se planejar para períodos de menor movimento, para gastar menos com taxas e juros, entre outras decisões.

Por fim, você também deve definir qual será o período analisado —diário, semanal, quinzenal, mensal…— e quais serão as datas de fechamento. Marque esse compromisso com você e não deixe de atualizar seu fluxo de caixa nas datas corretas, nem de analisá-lo. Como dito, essa é uma ferramenta de gestão importantíssima.

Separe o fluxo de caixa do controle de caixa

Ainda no assunto de como fazer o fluxo de caixa, muitos empreendedores o confundem com o controle de caixa —aquele acompanhamento que fazemos no fim do expediente.

O fluxo de caixa inclui os saldos das contas bancárias da sua empresa, todos os pagamentos realizados ou que precisam ser feitos, dívidas a pagar ou valores para receber… Enfim: todas as transações financeiras da sua empresa, em detalhes. Já o controle de caixa é mais simples.

Para que serve o fluxo de caixa, com exemplos

Com uma boa gestão de fluxo de caixa você pode tomar decisões estratégicas para utilizar os recursos financeiros da sua empresa da melhor forma possível, cortando gastos desnecessários, diminuindo pagamento de taxas ou juros, e maximizando lucros.

Veja cinco exemplos de decisões estratégicas que você pode tomar, nesse sentido.

Rever datas de contas fixas. Se a conta de luz do seu bar vence dia 5, mas a maioria das vendas no cartão de crédito caem dia 10, você pode pagar a multa de atraso, pagar a taxa para antecipar o recebimento —ou pode jogar o vencimento da conta para dia 15.

Renegociar prazos com fornecedores. O mesmo pensamento vale para as compras de produtos e insumos com fornecedores, que podem ser pagas em datas mais vantajosas, de acordo com seu fluxo de caixa.

Avaliar a oferta de prazos para clientes. Se o seu fluxo de caixa permite que você venda parcelado sem ter prejuízo, essa pode ser uma ferramenta para atrair mais clientes ou até para aumentar o ticket médio da sua loja. Por outro lado, se as vendas a prazo estiverem prejudicando seu fluxo de caixa, você pode oferecer descontos para compras à vista.

Buscar aportes ou empréstimos. Contrair dívidas parece preocupante, mas pode ser necessário para evitar que você pague juros maiores por deixar a sua conta bancária no vermelho ou por atrasar pagamentos a fornecedores.

Planejar o futuro da empresa. O fluxo de caixa registra as dívidas, pagamentos futuros e valores a receber, de modo que você pode se planejar para os próximos meses —sem ser pego de surpresa por contas que você tinha esquecido.

Sendo assim, manter o fluxo de caixa atualizado corretamente é essencial para você saber para onde está indo o dinheiro da empresa e atuar de forma pró-ativa para garantir a saúde financeira dela. Isso também é importante para você crescer de forma sustentável e conseguir manter um dinheirinho em caixa para eventuais imprevistos.

Para terminar, nós mencionamos que a forma mais prática de controlar seu fluxo de caixa é com o auxílio de um sistema de gestão empresarial, certo? Então, se você quer conhecer a opção da ConnectPlug clique no banner abaixo para que nosso time comercial entre em contato com você. A ferramenta está disponível para teste grátis!

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