DANFE e Nota Fiscal: entenda as diferenças e quando usá-las

Tanto a DANFE, quanto a nota fiscal, estão ligadas às vendas e ao pagamento correto dos impostos. Por isso, é muito comum ouvir os dois termos na mesma frase e até confundir as duas coisas. Mas DANFE e nota fiscal têm características e finalidades muito diferentes — e, se você tem um comércio, é essencial distinguir as duas. 

As notas fiscais fazem parte do cotidiano dos comerciantes — tanto na hora de comprar produtos, quanto na hora de vendê-los. Afinal, é importante emitir as “notinhas” para os clientes e recolher os impostos adequadamente, evitando problemas com a Receita.

Porém, mesmo sabendo que é um processo importante, todo comerciante vai concordar que a emissão de notas fiscais pode ser bastante confusa. Qual é o formato correto? Que informações devem constar na nota fiscal? Como ela deve ser armazenada?

Nesse sentido, muitas pessoas também se confundem sobre a necessidade de imprimir as notas fiscais e a confundem com a DANFE.

Apesar de serem frequentemente encontradas no mesmo contexto, já que as duas coisas estão relacionadas ao cumprimento de obrigações tributárias, DANFE e nota fiscal (NF-e) não são a mesma coisa. Muito pelo contrário: elas têm finalidades totalmente distintas — e só uma delas é obrigatória.

Para saber mais sobre esses dois documentos e entender qual deles você deve utilizar em cada situação, continue a leitura.

As diferenças entre DANFE e nota fiscal, resumidas

Indo bem direto ao ponto, o único documento que você tem obrigação de emitir é a nota fiscal. Como explicamos em outro artigo sobre esse assunto, as notas fiscais deixaram de ser documentos físicos ainda nos anos 2000, quando o governo brasileiro criou a NF-e.

A NF-e é a nota fiscal eletrônica, um arquivo em formato XML que é lido pelos sistemas do governo, permitindo o recolhimento dos impostos. 

Ela contém as informações completas do emissor (vendedor) e destinatário (comprador), além de dados dos produtos e os impostos que incidem sobre essa transação. Mas, como dito, ela é um documento essencialmente eletrônico e que só tem validade nesse meio. É aí que entra a DANFE.

DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ou seja, o próprio significado da sigla nos ajuda a compreender as diferenças entre DANFE e nota fiscal, uma vez que ela é um documento auxiliar. Ou seja, não é o documento principal. 

Na verdade, ela é apenas uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica, para aquelas  situações onde você precisa consultar as informações da NF-e em papel. Dessa maneira, a DANFE é muito útil no transporte de produtos, especialmente os vendidos pela internet. 

Com ela, torna-se mais simples saber qual produto está na caixa, de onde vem e para onde está indo, sem ter que consultar a NF-e no sistema do governo. Além disso, ela pode servir como um comprovante de compra para os clientes — até porque ela contém uma chave de acesso para a nota fiscal verdadeira no sistema do governo.

Sendo assim, observe esse detalhe: a DANFE contém a chave de acesso para a nota fiscal verdadeira, mas não é a nota fiscal verdadeira. O documento com validade jurídica e fiscal é a NF-e, em arquivo XML, que é enviado para o sistema do governo. 

As principais diferenças entre DANFE e nota fiscal

A partir dessas informações, podemos avaliar as diferenças entre os dois documentos por três pilares:

• Utilidade: apenas a NF-e tem validade jurídica e fiscal, enquanto a DANFE serve só como auxiliar, em situações onde não é possível consultar a NF-e.
• Formato: a DANFE pode ser impressa, para facilitar a leitura ou acompanhar algum pacote durante o transporte; já a NF-e é apenas eletrônica.
• Armazenamento: os comércios são obrigados a manter uma cópia da NF-e por até 5 anos, em arquivo eletrônico, enquanto a DANFE não precisa ser guardada.

Os consumidores até podem manter uma cópia da DANFE para ajudar na comprovação de uma compra — em casos de troca de produtos ou para exigir direitos. Porém nenhuma loja precisa manter esses documentos e nem mesmo imprimi-los, a não ser que queira. Afinal a nota fiscal verdadeira, com validade jurídica, é a eletrônica em arquivo XML. 

Quando utilizar a DANFE ou NF-e?

Como explicamos, a DANFE é um documento de consulta. Então, resumidamente, você só precisa imprimi-la quando o cliente pedir esse tipo de comprovante. Mas, caso não peça, é possível enviar a nota fiscal verdadeira por e-mail, por exemplo.

Na prática, ela é mais utilizada na venda de produtos, especialmente pela internet. Para os restaurantes, ela tem pouca utilidade, uma vez que a transação acontece ali na hora. E se o cliente quiser mesmo um comprovante, você pode emitir o cupom fiscal ou NFC-e — que são outros documentos, diferentes de DANFE e nota fiscal. 

Já a NF-e deve ser emitida em todas as transações que a lei determina, o que pode variar de estado para estado. Em alguns é obrigatório emitir a NFC-e (nota fiscal do consumidor, que substitui o cupom fiscal), por exemplo. Em outros, como explicamos neste artigo, há obrigação de incluir informações específicas na NFC-e. 

Sendo assim, vale a pena consultar seu contador ou pesquisar na Secretaria de Fazenda do seu estado, para saber quais são exatamente as regras e como se adequar a elas.

De qualquer forma, a emissão de notas fiscais torna-se muito mais fácil com um sistema de gestão ERP. Afinal, esse sistema já capta os dados das vendas e emite a nota fiscal com todas as informações necessárias. Ele se comunica com os sistemas do governo e envia os dados necessários para o recolhimento dos impostos — sem que você tenha que acessá-lo manualmente. É uma praticidade e tanto, no dia a dia. 

Para saber mais sobre as funcionalidades da área fiscal e tributária do sistema de gestão ERP, você pode acessar esta página. E se você quiser conhecer o sistema de gestão ERP da ConnectPlug — que possui um módulo fiscal que auxilia nas emissões de NFe — entre em contato com nossa equipe comercial. Você pode fazer isso pelos banners aqui no blog.