Custos e despesas empresariais: como fazer uma gestão de alto nível

A gestão de custos e despesas empresariais é importantíssima para qualquer comércio — e, provavelmente, a maioria dos gestores concorda com isso. Mas, para muitos, essa gestão consiste em simplesmente cortar gastos. Para outros, registrar tudo é o suficiente… Então, no artigo de hoje, nós falamos um pouco mais sobre como fazer uma gestão de custos de alto nível e garantir uma maior rentabilidade para os negócios. 

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Uma boa gestão dos custos e despesas empresariais tem grande valor na hora de identificar oportunidades de otimização dos recursos da empresa. Com isso, torna-se possível fazer mais com menos e maximizar a rentabilidade do negócio, sem colocar a qualidade dos serviços e a satisfação do cliente em risco. 

O que é a gestão de custos e despesas empresariais para você? Para alguns gestores, isso consiste em buscar economias em todos os aspectos — do estoque às contas de consumo — enquanto outros se preocupam mais em registrar todos os gastos da empresa, apenas para se certificar de que as entradas são maiores que as saídas. Em ambos os casos, essas são apenas partes de uma gestão verdadeiramente bem feita. 

Vamos lá: a gestão de custos e despesas empresariais é extremamente importante para qualquer empresa, mas especialmente para os comércios. Afinal, esse setor costuma ter custos fixos muito elevados e não pode simplesmente repassá-los para o cliente — para não correr o risco de perder competitividade. 

Por isso, os comerciantes precisam manter os custos sob controle para poder praticar preços competitivos sem abrir mão da qualidade do produto/serviço e da lucratividade dos negócios. Contudo, manter os custos sob controle não é apenas sair “cortando gastos”, a torto e a direito, como vemos acontecer em tantas empresas. 

Na maioria dos casos, essas medidas apenas geram estresse na equipe, podem diminuir a qualidade do produto/serviço e têm pouco efeito prático para a gestão de custos e despesas empresariais. Então, qual é o caminho? A melhor saída é atuar de forma estratégica, como explicamos nos próximos parágrafos. 

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1. Comece classificando tudo adequadamente

Antes de “cortar gastos”, é indispensável saber para onde o dinheiro da sua empresa está indo, de fato. Isso envolve classificar os custos e despesas empresariais da maneira mais adequada: separando custos (diretamente relacionados à produção, como ingredientes ou estoque) e despesas (relacionadas à manutenção do negócio, como contas de consumo). 

A partir disso, busque entender quais custos e despesas são fixos (como aluguel da loja ou salários de colaboradores) e quais são variáveis (os ingredientes são um bom exemplo, novamente). Nessa classificação, você precisa incluir tudo que gere custo ou despesa:

• custos de estoque;
• aluguel do ponto comercial;
• despesas com funcionários;
• contas de consumo;
• ferramentas e serviços que você utiliza;

A partir disso, você consegue também fazer uma estimativa do seu orçamento em longo prazo — de preferência para o próximo ano. Dessa forma, é possível entender se os seus custos e despesas empresariais realmente estão altos e identificar oportunidades para diminui-los (do jeito certo). 

2. Mantenha um ótimo controle de fluxo de caixa

Essa é a atividade diária mais importante para uma gestão de custos e despesas de alto nível. No entanto, ao fazer o fluxo de caixa, podemos acabar nos concentrando mais nas quantias que entram do que naquelas que saem. Na realidade, as duas demandam acompanhamento atento por parte dos gestores.

Isso porque é comum observar empresas que descuidam da parte das saídas em seu fluxo de caixa, quando as entradas estão altas. Afinal, se as entradas estão maiores que as saídas, seus lucros ainda estão garantidos, não é mesmo? 

Porém, nesse cenário, podem existir custos desnecessários que estão diminuindo os lucros da empresa. E, no futuro, caso as entradas diminuam, eles podem se tornar grandes fontes de prejuízo. 

3. Reduza custos e despesas empresariais

Agora sim, depois de classificar e acompanhar as despesas da forma adequada, podemos pensar em maneiras de diminui-las. Nesse ponto, há dois detalhes essenciais que alguns empreendedores não percebem:

• Os custos e despesas diretamente envolvidos na qualidade do produto ou serviço (como insumos) deveriam ser os últimos a entrar nos cortes. 
• Em muitos casos, é essencial fazer investimentos — na prática, gastar mais — para conquistar economias importantes no médio ou longo prazo. 

Isto posto, aqui vão três dicas importantes para você cumprir esse aspecto da redução em sua gestão de custos e despesas empresariais. 

3.1. Negociar com fornecedores

Como dito, a ideia não é diminuir a qualidade do produto ou serviço — e simplesmente trocar seus fornecedores por outros mais baratos pode ocasionar isso. Porém, sempre é possível buscar condições melhores de negociação, que diminuam o peso disso na sua gestão de custos e despesas. 

Nessa seara, podemos pensar em descontos por volume (comprando mais dos mesmos fornecedores ou concentrando os pedidos nas mesmas empresas), buscando melhores prazos de pagamento (que permitam aproveitar melhor os recursos financeiros e pagar menos taxas bancárias) e entregas mais eficientes (melhorando o controle de estoque).

Se nada disso for possível, podemos estudar a troca dos fornecedores, desde que isso seja sempre feito com muita cautela. 

3.2. Avaliar seus contratos

Partindo para o fornecimento de serviços, é possível reduzir bastante os custos e despesas nessa área sem prejudicar o funcionamento dos negócios. 

Você pode incentivar a economia de energia e água, bem como investir em equipamentos mais econômicos de modo geral. Lâmpadas econômicas são bem acessíveis, por exemplo, e trocar um freezer pode até custar caro, mas vale a pena no longo prazo. 

Também é possível avaliar contratos de serviços, como internet e telefonia. Porém, tenha cuidado ao renegociar serviços estratégicos, como uma boa contabilidade, consultorias e seu sistema de gestão ERP. Nessas áreas, o barato pode sair muito caro. 

Por fim, sempre é interessante estudar os ajustes e renegociar contratos de locação, bem como pagá-los em dia. Os proprietários costumam preferir manter um bom pagador que recolocar o imóvel no mercado. 

3.3 Fazer controle de estoque

Outra grande fonte de redução de despesas em qualquer comércio é o setor de compras e o controle de estoque. Em especial quando falamos do controle de estoque de alimentos, muitas empresas têm altíssimos custos com desperdícios. Vale a pena estudar mais sobre esse assunto. 

4. Envolva a equipe na gestão de custos e despesas

Quando falamos em “gestão de custos e despesas”, é compreensível que os colaboradores pensem em “cortes” — e muitos ficam na defensiva. Por isso, é importante envolver toda a equipe nesse processo, para que eles entendam que isso será benéfico para todos. 

Além disso, quem está cotidianamente na operação pode ter as ideias mais interessantes para melhorar a gestão dos recursos da empresa, não é mesmo?

Esse envolvimento da equipe também é importante para criar uma cultura de eficiência e otimização de recursos na empresa. Neste sentido, você também pode fazer treinamentos e oferecer cursos para disseminar essa ideia. 

Conclusão: atue de forma estratégica

Para terminar, chegamos à questão que resume todo o conteúdo do artigo. Para fazer uma gestão de custos e despesas de alto nível, você precisa atuar de forma estratégica, olhando para o todo, mas também para os detalhes mais importantes, e pensando antes de agir.

Sendo assim, é importante fazer um monitoramento regular do seu orçamento, de modo a garantir que ele está sendo cumprindo e encontrar eventuais desvios. Faça também as análises de rentabilidade dos seus produtos/serviços, inclusive para melhorar a estratégia de preços. Em muitos casos, um item que vende bem pode estar causando prejuízos.

Além disso, faça uma análise atenta de custos ocultos que podem estar influenciando nas finanças: desperdício de insumos, equipamentos que gastam muito, etc. 

Em todos esses casos, um bom sistema de gestão ERP pode contribuir bastante para a sua gestão de custos e despesas: com esse sistema, você obtém uma visão holística de todos os processos da empresa, podendo acessar relatórios gerenciais e conquistar uma maior eficiência operacional. Tudo para diminuir os custos sem diminuir a qualidade. 

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