A ordem de serviço é um documento fundamental não apenas para a qualidade das operações de uma empresa, como, também, para protegê-la juridicamente. Confira como ela pode ser útil para o seu negócio.
Procedimentos, matéria-prima, data e horário. Estas são algumas das informações que você e seus funcionários devem levar em consideração ao prestar este serviço ao cliente. Estes e outros dados são registrados em um documento chamado ordem de serviço.
Mais do que uma conveniência, sua emissão é uma questão legal. O artigo 157 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) afirma que é papel das empresas “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais”.
Como este documento exerce mais de uma função, é muito complexo. Neste post, você vai aprender a emiti-lo corretamente, evitando erros comuns e otimizando suas operações, e como um sistema de gestão ERP pode te ajudar com a tarefa. Confira:
Clique para ir direto ao assunto que te interessa:
- O que é ordem de serviço?
- Quais informações devem ser incluídas em uma ordem de serviço?
- Para que serve a ordem de serviço?
- Como emitir uma ordem de serviço?
- É preciso armazenar ordens de serviço?
- Quais são os principais erros cometidos na emissão de ordens de serviço?
- Exemplo prático
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é o documento que formaliza a prestação de um serviço, assim como tudo que é necessário para executá-lo.
Além disso, ela também funciona como uma ferramenta de segurança do trabalho. Isto porque a CLT obriga a empresa a incluir as seguintes informações na ordem de serviço:
- Possíveis acidentes e doenças ocupacionais causados pela atividade;
- Os equipamentos de Proteção Individual (EPIs) necessários para prevenir as ocorrências de acidentes ou doenças;
- O que fazer em caso de acidente.
Do mesmo modo, a ordem de serviço também é um documento tributário. Isto porque, junto com a nota fiscal, ela comprova que você realmente executou o trabalho, assim como o valor cobrado por ele e usado como base de cálculo de impostos. Assim, caso um fiscal da Receita bata à sua porta, você tem mais um mecanismo para comprovar que está tudo nos conformes.
Quais informações devem ser incluídas em uma ordem de serviço?
Como tem várias funções, uma ordem de serviço tem que incluir uma série de dados para ficar completa. Confira:
- Número da ordem de serviço, para fins de registro;
- Nome e cargo de quem a emite (geralmente, o proprietário ou um gerente);
- Local, dia e hora da emissão;
- Descrição dos procedimentos do serviço;
- Listagem das matérias-primas e equipamentos necessários para a execução do serviço;
- Horas necessárias previstas para executar o serviço;
- Valor total do serviço;
- Forma de pagamento para o serviço;
- Possíveis doenças ou acidentes ocupacionais envolvidos com o trabalho;
- EPIs indicados para proteger o trabalhador;
- Procedimentos em caso de acidente;
- Assinaturas do emissor e do(s) trabalhador(es) responsáveis.
Para que serve a ordem de serviço?
Há quem veja a ordem de serviço apenas como uma burocracia a mais para dificultar o funcionamento de uma empresa. Nada mais longe da realidade! A ordem de serviço é uma maneira de blindá-la de passivos jurídicos, trabalhistas e fiscais. Isto porque o documento reúne informações relativas a estas questões e são assinados por todos os envolvidos, servindo de comprovação de que tudo estava nos conformes caso alguém alegue algo.
As questões de segurança do trabalho são um excelente exemplo: se a ordem contém informações sobre o risco de acidentes e como preveni-los e for assinada pelo funcionário, isto significa que ele está ciente das medidas.
Ainda assim, é interessante que o empregado também firme um termo de ciência sobre o uso dos EPIs, atestando que você não apenas os forneceu, como, também, o instruiu sobre como usá-los. Assim, caso ocorra um acidente durante o qual o trabalhador não esteja usando os equipamentos e ele alegue que você não os forneceu, há um meio de mostrar o contrário em caso de uma ação na Justiça.
Como emitir uma ordem de serviço?
Ao contrário das notas fiscais, a ordem de serviço não tem que ser emitida em nenhum sistema específico do governo. Há, inclusive, uma série de modelos pré-prontos na internet: é só baixar e preencher. Só é preciso ficar atento e verificar se há campos para a inclusão de toda a informação necessária.
Ainda assim, a melhor maneira de emitir uma ordem de serviço é por meio de um sistema de gestão. Tudo o que você tem que fazer é lançar as informações e o sistema gera o documento automaticamente para você.
É preciso armazenar ordens de serviço?
A outra vantagem da emissão por meio do sistema é que o software armazena o documento automaticamente. Isto é uma vantagem pois, por mais que a lei não obrigue a empresa a armazenar ordens de serviço antigas, é muito vantajoso mantê-las: afinal, em caso de problemas judiciais ou tributários respectivos a trabalhos passados, você tem como rebatê-los.
Quais são os principais erros cometidos na emissão de ordens de serviço?
Você deve ter percebido que a emissão de ordens de serviço traz uma série de vantagens às empresas. Porém, é preciso atenção: há alguns erros que comprometem a qualidade e a eficácia do documento.
Falta de instruções sobre como executar o serviço
Além de blindar a empresa de problemas com o Fisco, terceiros ou funcionários, a ordem de serviço garante a qualidade dos serviços prestados: basta que o trabalho esteja devidamente descrito. Tudo que o funcionário tem que fazer é seguir as instruções – algo muito importante com colaboradores novos e pouco familiarizados com o cotidiano do negócio.
Portanto, capriche na descrição: dê instruções detalhadas, que não deem margem para dúvidas. Deste modo, você evita ruídos de comunicação e evita um serviço de má qualidade.
Ausência de informações sobre a prevenção a acidentes e doenças ocupacionais
Este, talvez, seja o erro mais grave cometido na emissão de uma ordem de serviço: quando você não inclui informações a respeito dos riscos envolvidos com o serviço nem sua prevenção, você se abre à possibilidade de um processo trabalhista. Neste caso, se houver um acidente que deixe o trabalhador permanentemente incapacitado para o trabalho e você não puder comprovar que tomou todas as medidas seu alcance para evitá-lo, o valor da causa tende a ser alto.
Moral da história: não dê margem para o azar! Inclua todos os dados necessários e não se esqueça de elaborar um termo de ciência para que o funcionário o assine!
Documento sem data de emissão ou assinatura
Se você armazena suas ordens de serviço, pode ser que seja necessário consultá-las em dado momento. Caso elas não tenham data, se prepare: você terá que gastar algumas horas para localizá-la!
Mas este não é o único problema: sem a data, não é possível comprovar que a ordem ser refere a um serviço em específico. Ela pode ser facilmente retirada de contexto!
A assinatura também é fundamental. Do contrário, não é possível provar que todos os envolvidos estavam cientes da ordem e de todas as informações nela contidas.
Exemplo prático: um restaurante que trabalha com eventos a domicílio
Quer ver como a ordem de serviço é útil? Confira este exemplo prático!
Digamos que você seja o proprietário de um restaurante que também faz eventos a domicílio. O cliente te liga, formaliza a contratação e você emite a ordem de serviço. Ele te diz onde será o evento, em que horário e qual será o cardápio – dados que serão incluídos no documento.
O documento contém todos os ingredientes necessários para o preparo do prato pedido pelo cliente. Do mesmo modo, há uma passo a passo detalhado da receita, para que não haja erro.
Além disso, você inclui na ordem de serviço uma informação a respeito do risco de queimaduras e como os funcionários podem evitá-los. Há, também, instruções sobre como lidar com elas, caso ocorram. Tudo nos conformes!
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