Ficha técnica de alimentos: um guia completo e prático para montar a sua

Quando bem elaborada, a ficha técnica de alimentos é a base de todo o trabalho da cozinha de um bar ou restaurante. Para que seja efetiva, deve ser detalhada e elaborada com cuidado.

Atendimento ao cliente, qualidade da comida, escolha do ponto comercial… Esses e todos os outros fatores da administração de restaurantes têm um objetivo comum: tornar o estabelecimento lucrativo.

Por mais importante que isso tudo seja, é praticamente que um restaurante seja rentável sem um documento básico, que estabeleça padrões para os seus pratos e registre todas as suas informações importantes: a ficha técnica de alimentos.

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

1. O que é a ficha técnica de alimentos?
2. Para que serve a ficha técnica na gastronomia?
3. Como fazer a ficha técnica de alimentos e bebidas?
4. Quais são os cuidados necessários ao se usar a ficha técnica de alimentos

A ficha técnica de alimentos e bebidas é considerada por muitos profissionais o documento mais importante de um bar ou restaurante. Ela reúne uma série de informações sobre cada prato, todas muito importantes para guiar os processos e rotinas de gestão do estabelecimento.

É imprescindível que ela seja muito completa e inclua alguns dados básicos, como:

• Os ingredientes usados em cada receita. Todos, sem exceção! Mesmo que para fazer um bolo você só precise de manteiga para untar a forma, ela deve constar na ficha.

• Aproveitamento e desperdício de ingredientes. Além da lista de ingredientes, a quantidade de cada um também deve ser documentada, sempre em uma unidade de medida padronizada. As quantidades daquilo que não é aproveitado (como cascas ou ossos) também devem ser documentadas, de modo que você possa encontrar oportunidades para reduzir o desperdício.

• Os fornecedores de cada insumo. Além da lista de ingredientes, é importante listar os provedores responsáveis por cada um deles. Assim, caso você perceba que a queda de qualidade de um insumo tem afetado o resultado final de suas receitas, ou que um deles tem sido entregue com atraso, você já sabe quem foi o responsável.

• Tempo de preparo. Obviamente, é preciso saber quanto tempo o responsável gasta no preparo, de modo a otimizar e organizar os processos na cozinha.

• Rendimento da receita. É preciso registrar quantas porções rende cada receita, de modo a adaptar as operações da sua cozinha de acordo com a demanda pelo prato. Também é importante informar o tamanho da porção, preferencialmente em gramas, para que a montagem dos pratos seja padronizada.

• Validade do prato pronto. Por quanto tempo um prato pode ficar armazenado depois de pronto? Esse é um dado que tem que constar na ficha técnica. Essa é uma informação crítica: caso a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) descubra que itens fora do prazo de validade estão sendo oferecidos ao público, isso pode acarretar em multa – ou até cadeia para o responsável pelo estabelecimento.

• Modo de armazenamento do prato. Do mesmo modo, é preciso que a sua equipe de cozinha saiba como armazenar cada prato depois de pronto. Ele deve ser mantido refrigerado? Congelado? Em temperatura ambiente? A ficha técnica do alimento deve informar tudo isso! Novamente, o armazenamento inadequado pode acarretar em sanções da ANVISA.

• Custos. É necessário listar e discriminar os custos do preparo do prato. Tenha em mente que isso vai além dos ingredientes: você deve listar o preço da mão de obra, impostos, água, luz, gás, etc.

• Preço de venda. Por último, mas não menos importante, o preço de venda deve constar na ficha técnica. Além de permitir a análise da rentabilidade, isso facilita a avaliação da necessidade de reajustar os preços.

Por mais que esses sejam os dados básicos da ficha técnica, você pode incluir tudo aquilo que considerar pertinente. Há restaurantes que incluem uma foto e uma descrição textual do aspecto do prato depois de pronto, de modo a facilitar o preparo, por exemplo.

Não é à toa que a ficha técnica de alimentos é considerada um dos documentos mais importantes de um estabelecimento de gastronomia: ele auxilia uma série de processos importantes em restaurantes. Veja só:

• Previsão de demanda. Os restaurantes precisam se antecipar à demanda para atender aos clientes com excelência. Tendo uma estimativa da quantidade de porções de cada prato servida por dia, é possível cozinhar sob medida, evitar desperdício e alinhar as compras com os fornecedores.

• Controle de custos. O objetivo do seu restaurante é dar lucro. Consequentemente, é imprescindível manter os custos sob controle. A ficha técnica facilita esse trabalho, pois informa quanto custa produzir cada prato e qual é a origem dos gastos. Por exemplo: se um fornecedor subir muito os preços, você fica sabendo disso quase que imediatamente e já procura outro.

• Treinamento de novos funcionários. Os talentos são de enorme importância para negócios de todos os segmentos. No caso da gastronomia, toda a equipe de cozinha precisa estar alinhada a respeito das práticas do negócio, o que pode ser um desafio para os novos membros do time. Quando há uma ficha técnica à sua disposição, o treinamento é mais efetivo e a adaptação às rotinas do negócio é mais rápida.

• Cumprimento da legislação. Alguns estados obrigam que os restaurantes tenham um registro da lista de ingredientes de um prato e das calorias por porção. Se você elaborar uma ficha técnica dos pratos, terá esses dados automaticamente.

• Melhor atendimento ao cliente. Se um cliente intolerante a lactose ou portador de doença celíaca entrar em seu restaurante, sua equipe deve se esforçar para satisfazê-lo tanto quanto qualquer outro. Se você tem uma ficha técnica, uma breve consulta a ela revela o que ele pode ou não consumir. É uma medida simples que melhora a sua experiência.

• Otimização da engenharia de cardápios. A engenharia de cardápios é uma técnica que visa valorizar os itens mais rentáveis no menu, aumentando a sua saída. Ao listar os custos e o preço de venda, a ficha técnica permite que você identifique quais são esses pratos que devem ser destacados.

Geralmente, a ficha técnica de alimentos é feita em uma planilha. O responsável monta uma tabela com todos os dados pertinentes, preenche-a e a deixa disponível para consultas da equipe.

Só que, por mais que esse seja o modo mais simples, não é o melhor: você ainda terá que dar baixa manual nos itens do estoque cada vez que preparar um prato. Além disso, se qualquer um puder acessar a planilha, ela pode ser adulterada, o que prejudica seriamente as suas operações.

Nesse caso, a automação para restaurantes é uma boa solução. Um sistema para restaurante permite que você cadastre pratos e insumos, detalhando as quantidades e inserindo dados complementares. Além disso, a cada vez que ele for preparado, o programa já desconta os insumos do estoque e dá entrada no prato pronto. Isso economiza tempo, simplifica a gestão e reduz a possibilidade de erros.

Uma ficha técnica de alimentos exige alguns cuidados para funcionar bem, assim como qualquer outra ferramenta de gestão. Confira algumas dicas para sua montagem e uso:

• Seja o mais específico possível nas unidades de medida. Evite aquelas que podem ser subjetivas, como colheres e xícaras, e prefira as mais exatas, como gramas e unidades.

• Permita que a sua equipe consulte a ficha sempre que for preciso – afinal, é por isso que ela existe! Se houver uma dúvida a respeito de um prato, uma consulta rápida à ficha técnica resolve isso.

• Não permita que qualquer um altere a ficha técnica. Pequenos erros, como uma vírgula ou um zero, podem ter grandes consequências. Limite as mudanças a você ou a funcionários de confiança.

• Atualize-a constantemente! Fatos como uma mudança de preço ou de fornecedor devem ser documentados para que a ficha se mantenha fidedigna – e útil.

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