Como salvar e fazer backup de mesas e comandas

Os sistemas de mesas e comandas surgiram para tornar esse controle mais fácil, sem usar as comandas em papel — que podem causar confusão, ser perdidas, entre outros problemas. A grande questão é armazenar os dados das mesas e comandas com segurança. Afinal, um problema técnico com seu equipamento ou com o sistema não pode parar a operação, né?

Quem já teve algum problema com comandas em papel, que atire a primeira pedra. Esse sistema de controle antigo gerava muitos problemas nos estabelecimentos: confusão nos produtos anotados, pedidos de uma mesa sendo enviados para outra… Isso quando algum cliente não perdia a dita cuja, levando horas no caixa para recalcular sua conta. 

Os sistemas de mesas e comandas apareceram justamente para facilitar esse controle, ao levar todos esses registros para o ambiente digital. 

Com esse sistema, todos os dados sobre mesas abertas no estabelecimento, o consumo de cada pessoa nessas mesas e as comandas dos clientes que estão circulando pelo local (útil em bares ou baladas, por exemplo) ficam no computador. Então, se a pessoa perder a sua comanda, é possível “puxar” os dados pelo sistema, facilmente. 

Agora imagine a seguinte situação: você tem 10 mesas abertas no seu bar, fora os diversos clientes que estão consumindo no balcão ou do lado de fora… Então, um cliente “animado” derruba cerveja no computador e ele para de funcionar. Como calcular todas as comandas novamente, sem incorrer em prejuízos?

Foi exatamente para evitar esse tipo de problema — e os prejuízos causados por ele — que a ConnectPlug implementou a função de backup de mesas e comandas, no seu sistema de gestão ERP. Basicamente, todos os dados de consumação ficam armazenados  na nuvem e são atualizados em tempo real, evitando que qualquer informação se perca. 

Mas, se você está nos conhecendo agora, quer saber mais sobre o sistema como um todo e como funciona o backup de mesas e comandas, nós explicamos tudo melhor no artigo.

A importância do sistema de mesas e comandas

Para compreender a importância do backup das mesas e comandas — e como tal tecnologia pode tornar o trabalho diário no estabelecimento mais simples — é interessante recapitular as principais vantagens do sistema de mesas e comandas, em geral. 

Em primeiro lugar, ele permite registrar o consumo dos clientes tanto pelas mesas, quanto por comandas individuais, além de separar o consumo por pessoa em cada mesa. Isso tudo de forma intuitiva e rápida, pelo sistema — e os próprios garçons podem fazer isso na mesa, com smartphones ou tablets. 

Esse sistema pode ser integrado aos monitores de pedidos (KDS), eliminando a comunicação manual e diminuindo a incidência de erros — como o pedido de uma mesa acabar em outra ou não saber qual pessoa pediu qual prato em uma mesa. 

Assim, também fica mais simples fechar a conta, o que agiliza o atendimento e evita filas no caixa, além de diminuir os eventuais atritos com clientes na hora de conferir a conta. Além disso, é mais rápido dividir os pagamentos de grandes grupos. 

O sistema de mesas e comandas é integrado ao sistema de gestão ERP. Logo, as informações de estoque, financeiro e relatórios são atualizadas automaticamente. Isso também permite a análise de indicadores — como taxa de ocupação, ticket médio, tempo de permanência etc —, que facilitam a tomada de decisões. 

Por fim, devemos relembrar que as comandas eletrônicas evitam o problema de clientes que perdem as comandas em papel, assim como eventuais questões com rasuras e adulterações nas comandas. Em resumo, o sistema de mesas e comandas oferece mais segurança a você e aos seus clientes. 

O backup das mesas e comandas em tempo real

Uma vez que as informações do consumo das mesas e comandas estão todas no sistema, é indispensável salvá-las corretamente. Se elas se perderem, o estabelecimento pode ter um prejuízo enorme, não é mesmo? O backup surge para mitigar esse risco. 

Todas as informações são sincronizadas em tempo real com a nuvem — e se você quer saber mais sobre sistemas em nuvem, leia este outro artigo. Assim, mesmo que o seu computador pare de funcionar por qualquer motivo — erros humanos, falha de hardware, vírus, desastres naturais, entre outros —, as informações não se perdem. 

Basta você se conectar ao sistema em outro aparelho, pelo aplicativo ConnectPlug ou em um navegador de internet, para ter acesso às informações novamente. Os clientes nem vão notar que aconteceu algo, já que as comandas estarão com todos os produtos que eles pediram.

Isso oferece diversas vantagens, no dia a dia, como as que mostramos a seguir. 

1. Segurança

A principal vantagem do backup de mesas e comandas é a segurança dos dados. Pode ser que você tenha ótimos computadores, funcionários super bem treinados e fiação elétrica novinha, para que nada estrague… Mesmo assim, nós nunca sabemos quando esse tipo de erro pode acontecer e precisamos estar preparados. 

Nesse cenário, o backup do sistema de mesas e comandas é mais uma prevenção para que nenhum dado importante se perca — e seu estabelecimento não tenha prejuízos com algum produto que foi consumido, mas não foi registrado. 

2. Consistência

Além da questão óbvia da segurança, o backup oferece outros benefícios ao estabelecimento, como tornar as informações do sistema de mesas e comandas mais confiáveis. Como tudo é atualizado em tempo real, não há problema em usar outro computador, tablet ou celular para conferir a consumação de uma comanda. 

Mesmo que algum desses dispositivos pare de funcionar ao longo do expediente, você pode confiar que as informações que estão na nuvem são aquelas que você registrou. Você só tem que prestar atenção para preencher tudo corretamente, é claro. 

3. Acompanhamento

Como dito, o backup é atualizado em tempo real. Dessa maneira, gerentes e gestores podem acompanhar as mesas abertas, o consumo — e, mais importante, o faturamento — de todo o estabelecimento, independente de onde estejam. Isso é possível porque as informações são sincronizadas com o aplicativo de gestão em tempo real, da ConnectPlug.

Com ele, é possível acompanhar o consumo de todas as mesas até em estabelecimentos de grande porte ou em outras filiais. Tudo do mesmo aparelho, já que é o mesmo sistema. 

4. Praticidade

Por fim, outro benefício muito importante desse backup é agilizar o fechamento das contas. Como está tudo na nuvem, você pode aceitar pagamentos  e “queimar” as comandas (ou seja, sinalizar que estão pagas) em qualquer dispositivo. 

Isso é especialmente útil em momentos de grande movimento — como na hora em que o bar está fechando e todos querem ir embora, por exemplo —, ou ainda para facilitar o pagamento de contas na mesa, direto com os garçons. 

Aliás, o backup de mesas e comandas torna muito mais fácil trocar os dispositivos, caso você compre um computador novo para o estabelecimento. É só abrir o sistema de gestão no seu novo computador — e pronto!

Para concluir, nunca é demais lembrar que os sistemas em nuvem são mais seguros contra invasões e perda de dados — inclusive porque permitem o backup. Assim, não importa onde ou como você está acessando o sistema (sempre com seu login e senha, é claro), os dados do seu estabelecimento estão sempre bem guardados. 

Se você quer saber mais sobre essa funcionalidade ou sobre outros benefícios do sistema de gestão ConnectPlug, clique nos botões nos cantos da tela para entrar em contato e solicitar o teste grátis. Assim, você pode conferir na prática como são esses sistemas.