Armazenagem externa: quando ela faz sentido para o seu negócio?

Em época de crise, na qual muitos lojistas se mudam para pontos menores, a armazenagem externa pode ser a solução para manter o estoque em ordem. Entretanto, a solução não é viável para todos os negócios.

A crise econômica dos últimos anos obrigou comerciantes de todo o Brasil a ajustar as contas para se adaptar à nova realidade: vendas bem menos promissoras que as de alguns anos atrás.

O gasto com aluguel, que costuma ser bastante pesado, foi um dos primeiros a entrar na mira dos proprietários. Quando o dono do espaço se recusou a negociar o valor, muitos se resignaram a trocar pontos espaçosos por outros mais compactos, porém, mais baratos. Assim, eles precisam repensar suas operações para que ela caibam no novo – e reduzido – espaço.

Em meio à redução, pode ficar difícil acomodar o estoque de modo satisfatório no novo espaço. Nesta situação, a armazenagem externa pode ser a solução. Mas, atenção: ela não é para todo mundo!

Como funciona a armazenagem externa?

Ter uma armazenagem externa significa manter o seu estoque em um local fora do seu ponto comercial. Algumas empresas optam por alugar galpões, outras, por locar espaços de self storage.

Esta escolha te parece antiprodutiva? Pense de novo: há várias vantagens em optar por este tipo de armazenagem ao invés do tradicional.

Quais são as vantagens da armazenagem externa?

Ter um espaço adequado para a armazenagem é fundamental. Ele influencia diretamente a vida útil das suas mercadorias – para mais ou para menos -, a agilidade que você terá ao entregar os itens aos clientes e, claro, seu custo de estoque.

Confira como a armazenagem externa colabora com todos estes fatores:

Economia de espaço no ponto do seu negócio

Dependendo da sua demanda, você pode perder bastante espaço do ponto para armazenar suas mercadorias.

E um estoque abarrotado é tudo o que você não quer: fazer inventários, reabastecer as estantes, fazer a limpeza… Tudo fica mais difícil!

Quando você opta pela armazenagem externa, tudo fica melhor: você tem a liberdade de escolher um espaço do tamanho de suas necessidades, sem lutar para fazer suas mercadorias caberem nele.

Se você tem filiais, há a possibilidade de escolher uma localização estratégia que atenda a todas

Quando se trata de filiais, é comum que cada uma tenha seu estoque individual. Porém, nada impede que elas tenham um espaço de armazenagem unificado. É uma excelente opção para cortar custos!

Porém, é preciso dar uma atenção especial à localização: ela deve ser estratégica para todas as unidades. Do contrário, haverá dificuldades logísticas com uma ou outra.

Mais segurança

O custo de estoque é composto por vários elementos. Um deles é a possibilidade de haver furtos: quanto mais alto o risco, maior o custo. Portanto, é essencial que você restrinja o acesso à armazenagem e invista em medidas de segurança, como câmeras e alarmes, independentemente do local onde preferir mantê-la.

Caso você opte por uma unidade de self storage para abrigar a sua armazenagem externa, todas estas medidas já estão inclusas no preço que você paga pelo serviço. Além disso, é comum que estes locais contem com vigias, portas e fechaduras reforçadas. Assim, o risco de furtos é mínimo.

Acesso limitado ao estoque

Tanto no caso do galpão quanto do self storage, você pode definir quem tem acesso ao espaço.

A vantagem da segunda opção é que a empresa nunca fica com as chaves: você recebe todas as cópias ao firmar o contrato de aluguel. Deste modo, pode distribuí-las a quem quiser, controlando que tem acesso à armazenagem.

Escolha com sabedoria: quem tiver uma cópia da chave pode acessar o espaço a qualquer hora.

Possibilidade de contar com um espaço temporário para épocas de maior movimento

Páscoa, Natal, Dia dos Pais, Dia das Mães… estas costumam ser datas de movimento acima da média no comércio. Portanto, os lojistas que fazem a lição de casa e se dedicam a prever a demanda costumam se antecipar aos picos de procura e fazem pedidos reforçados com os fornecedores, tudo para não perder vendas.

Dependendo da procura prevista, o seu espaço de estoque habitual pode não ser suficiente. É aí que entra o self storage: ele te oferece a opção de alugar temporariamente um espaço para acomodar estes volumes extras apenas durante o tempo necessário.

Quais são as desvantagens da armazenagem externa?

Porém, nem tudo são flores. Como todas as escolhas, optar pela armazenagem externa também tem alguns pontos negativos. Confira:

Não é possível guardar produtos perecíveis em self storages

Por questões de higiene e segurança, espaços de self storage não permitem o armazenamento de itens perecíveis, o que inviabiliza o uso dessa solução por restaurantes. Já no caso de galpões, é preciso verificar diretamente com o dono se há alguma limitação quanto ao que é permitido ou não guardar.

Custos extras de transporte

Inevitavelmente, ao armazenar seu estoque fora do espaço do ponto, você gastará mais com transporte. Afinal, as mercadorias serão levadas do fornecedor ao estoque, e do estoque ao estabelecimento.

Porém, pode ser que o custo extra compense. Se o espaço antes usado como estoque for usado para mostrar mais produtos ou acomodar mais clientes, pode haver um aumento nas vendas.

Necessidade de se deslocar para abastecer a loja e fazer o inventário de estoque

O inventário de estoque deve ser feito periodicamente para evitar fraudes e identificar eventuais falhas no controle.

Só que, quando a armazenagem é externa, isto fica mais complexo: é preciso que o proprietário e/ou os funcionários se desloquem ao local e resolvam a situação. É preciso colocar isto na balança para saber se vale ou não a pena.

Logística mais complexa

Quando o estoque fica fora da área física da loja, você tem que saber exatamente quando será necessário transportar mercadorias da armazenagem para a loja. É inegável: a logística se torna bem mais complexa.

Ainda assim, com o auxílio de um bom sistema de controle de estoque e munido da previsão de demanda, você pode determinar as quantidades que devem ser mantidas nas lojas e quando a reposição deve ser feita.

Veja também o nosso guia completo de 10 tipos de estoque para aplicar em seu negócio: