Quebra de estoque: o que é, como evitar e deixar de perder vendas

O conceito de quebra de estoque envolve as áreas tributária, de armazenagem e financeira. Conhecê-lo é fundamental para combatê-lo e diminuir o desperdício de insumos e a perda de dinheiro em seu negócio.

Sem mercadorias de qualidade, nenhum estabelecimento vai longe. Não há nada melhor para a concorrência do que uma queda brusca na qualidade daquilo que você oferece! É por isso que uma das principais metas do seu controle de estoque deve ser um baixo índice de quebras na armazenagem.

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

• O que é quebra de estoque?
• A quebra de estoque é despesa operacional?
• Quais são os diferentes tipos de quebra de estoque?
• Como é feita a contabilização da quebra de estoque?
• Como a quebra de estoque influencia as vendas?
• Como evitar a quebra de estoque?

O conceito de quebra de estoque é abordado em duas áreas: a tributária e a de gestão de recursos materiais.

Geralmente, os pequenos empreendedores já estão familiarizados com o significado de quebra dessa última área. Ela acontece quando há falta de um item em estoque, seja por uma demanda além da prevista, problemas com os fornecedores, erros nos registros da armazenagem, etc.

Entretanto, a Receita Federal tem uma visão diferente. O Parecer Normativo CST nº 35/1971 estabelece o seguinte conceito para a quebra de estoque:

“Entende-se por quebra a redução quantitativa do estoque do produto industrializado, por motivo de acidente, deterioração, ou defeito, devidamente comprovados, que o inutilize ou torne impróprio para consumo.”

Ou seja: por mais que a quebra de estoque seja um fator de preocupação para a gestão financeira do seu negócio, ela também é uma questão de legislação. Afinal, é na armazenagem que se desenrolam muitos dos fatos geradores de impostos.

A quebra de estoque pode ou não ser vista como despesa operacional. A chave para definir se isso é possível é o tipo de quebra: se ela é uma consequência natural do processo produtivo, é incorporada aos custos.

Sob o ponto de vista da legislação, há mais de um tipo de quebra de estoque. Isso é importante: a devida identificação da raiz da quebra tem um forte impacto sobre as finanças do negócio, pois influencia na contabilidade.

Há situações nas quais a perda é inevitável para o processo produtivo. Por exemplo: em indústrias químicas, há compostos extremamente voláteis, que evaporam rapidamente, sem que ninguém possa evitar. Como essa perda é inerente à produção, ela é considerada um custo operacional. Consequentemente, não precisa ser comunicada à Receita e não causa nenhuma mudança nos impostos devidos.

Agora, também é possível que a quebra aconteça por motivos que não têm a ver com as operações. Alguns exemplos são furtos, roubos, desvios de carga, incêndios, danos por armazenamento inadequado, etc. Quando um desses fatos acontece, é preciso comunicar a Receita e fazer a devida contabilização da quebra de estoque.

Quando a quebra de estoque não é uma decorrência natural do processo produtivo, ela deve ser contabilizada. Afinal, se um item é inutilizado e não pode ser vendido, o fato gerador dos impostos (a venda) não acontece. Basicamente, a perda incorre na obrigação de estornar o crédito de ICMS a que o negócio tinha direito.

O que varia é como o responsável deve informar a Receita. Por exemplo: no caso do Estado de São Paulo, a orientação da Fazenda Estadual é que seja gerada uma Nota Fiscal de Saída, com a observação de que a ela se deu por conta de quebra. Vale a pena consultar o seu contador para que ele te oriente a respeito de como proceder o estado em que você opera.

A quebra de estoque também tem um impacto importante sobre as vendas do seu estabelecimento. Afinal, se você é proprietário de um negócio varejista, o seu objetivo é comprar mercadorias e revendê-las. Sem mercadorias de qualidade, como você vai operar?

Vale ressaltar que, às vezes, apesar de uma aparente quebra, o item está disponível em estoque. Geralmente, isso acontece por um problema com os registros das movimentações na armazenagem. Fique atento ao controle de estoque, limite o acesso a ele a pessoas autorizadas e realize inventários de estoque periódicos para evitar que isso aconteça!

Como evitar a quebra de estoque?

1. Invista em um Sistema de Gestão de estoque

Uma solução tecnológica, como um software de gestão, é essencial para monitorar os níveis de estoque em tempo real. Com ele, é possível automatizar processos, receber alertas de reposição e até mesmo integrar o sistema com fornecedores para reposições automáticas.

2. Analise o histórico de vendas

Entender o comportamento de consumo dos clientes ajuda a prever a demanda. Use os dados de vendas para identificar os produtos mais vendidos e aqueles que têm menor saída. Assim, você evita comprar em excesso ou em falta, ajustando o estoque ao ritmo do mercado.

3. Mantenha uma boa comunicação com os fornecedores

Ter uma relação próxima com seus fornecedores é fundamental. Garanta que eles sejam confiáveis e que possam atender rapidamente em caso de necessidade. Além disso, negocie prazos de entrega e mantenha um plano B com outros fornecedores para emergências.

4. Crie uma margem de segurança no estoque

Trabalhar com um estoque de segurança é uma ótima prática para evitar a ruptura. Essa reserva estratégica garante que você tenha produtos suficientes para atender à demanda em períodos de alta procura ou atrasos no abastecimento.

5. Realize inventários regulares

Auditorias frequentes ajudam a identificar discrepâncias entre o estoque físico e o registrado no sistema. Elas também permitem detectar perdas por extravio, produtos vencidos ou obsoletos. Um controle rigoroso reduz as chances de surpresas desagradáveis.