Por mais que a informatização ajude muito a empresa a manter um controle eficaz da armazenagem, é só por meio do inventário de estoque que as anormalidades são detectadas. A conta manual periódica evita fraudes e perdas.
Como está o seu controle de estoque? Estar a par de quantos volumes estão disponíveis na armazenagem pode parecer mera formalidade, mas é algo muito importante para o futuro do seu negócio. Afinal de contas, os insumos são a base de todas as suas operações!
Por mais que um sistema de controle de estoque seja fundamental para otimizar a armazenagem, ele, por si só, não faz milagres. As entradas e saídas devem ser acompanhadas de perto, de modo a evitar fraudes, roubos, e, consequentemente, perdas.
É aí que entra o inventário de estoque, ferramenta de gestão usada por empresas para ter um controle mais apurado dos níveis da armazenagem.
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- O que é o inventário de estoque?
- Para que serve o inventário de estoque?
- Quais são os tipos de inventário de estoque existentes?
- Como fazer o inventário de estoque?
- Quando devo fazer o inventário de estoque?
O que é o inventário de estoque?
O inventário de estoque é a contagem de todos os itens que estão na armazenagem em um dado momento. Após o levantamento, seus resultados são comparados aos registros mantidos pela equipe, de modo a verificar se há alguma discrepância que indique erro ou irregularidade.
Esta ferramenta é, sem dúvida, uma das boas práticas mais básicas do controle de estoque. Como veremos a seguir, sua correta realização traz benefícios que não se aplicam apenas à armazenagem, mas que afetam o negócio como um todo.
Para que serve o inventário de estoque?
Por mais que você se esforce para manter os registros de armazenagem sempre atualizados e, inclusive, use um sistema para isso, errar é humano. Em dias mais corridos, é perfeitamente possível que você ou um de seus funcionários se confunda e acabe lançando uma cifra incorreta, por exemplo.
O inventário de estoque é o recurso com o qual você conta para identificar essas situações e garantir que a armazenagem está funcionando como deve. Quando ele é feito corretamente, qualquer inconsistência nos registros ficará explícita.
A contagem manual é especialmente importante para coibir fraudes: todos os esquemas são pensados para burlar o sistema que você usa para controlar o estoque e as vendas. Quando a armazenagem é examinada diretamente, não há como ocultá-las.
Quais são os tipos de inventário de estoque existentes?
A base de qualquer inventário de estoque é a mesma: a contagem dos produtos. Entretanto, há mais de uma maneira de completar esse processo, de acordo com o perfil, as necessidades e as capacidades da sua empresa. confira:
Inventário de estoque rotativo/cíclico
Nessa modalidade, o inventário é realizado em ciclos determinados pela política de estoque da empresa. A duração desses ciclos é definida conforme a realidade do negócio: normalmente, quanto maior o giro de mercadorias, mais curtos eles são. Há empresas que adotam desde a periodicidade semanal até a mensal.
Esses períodos também são pensados de modo a adequar as operações da empresa às suas necessidades e às demandas do mercado. Assim, a data do inventário de estoque deve ser compatível com a programação do reposicionamento. Por exemplo: se a avaliação dos resultados é trimestral, a contagem do itens da armazenagem deve ser feita um pouco antes disso.
Inventário de estoque perpétuo/permanente
Esse é o único tipo de inventário de estoque que pode ser realizado em tempo real. Nele, a contagem é automatizada e os números estão disponíveis o tempo todo. Eles também são atualizados à medida que mercadorias são compradas e vendidas.
Por esta razão, ele não pode ser feito em negócios que realizam controle de estoque manual: é preciso usar ferramentas automatizadas, que atualizem os dados em tempo real, como um sistema de controle de estoque.
Este é, sem dúvida, o tipo de inventário de estoque mais prático que há. Entretanto, ele, por si só, não é suficiente para coibir as fraudes, já que elas são pensadas justamente para burlar os controles informatizados. Para evitar perdas, é preciso realizá-lo em paralelo à contagem física.
Inventário de estoque geral
O inventário de estoque geral normalmente envolve o congelamento das operações. Isso porque, como o seu próprio nome diz, ele é o levantamento de todos os itens disponíveis na armazenagem da empresa em um dado momento. É impossível realizá-lo se houver entrada ou saída de mercadorias simultaneamente à contagem.
Inventário de estoque rotativo
O inventário rotativo é um método mais prático. Nessa modalidade, os itens são divididos em grupos, que são contados separadamente.
A principal vantagem do inventário de estoque rotativo é a flexibilidade: você pode fazer a contagem de cada grupo separadamente, no seu ritmo.
Por outro lado, se houver um intervalo muito longo entre as contagens ou uma variação brusca na demanda, o resultado final da contagem não será fidedigno. Assim, ele é mais indicado para um levantamento pontual.
Como fazer o inventário de estoque?
A realização do controle de estoque não é difícil, mas é trabalhosa: por mais que as etapas de todos os métodos sejam as mesmas, é inegável que contar todos os itens da armazenagem dá trabalho. Se o seu mix de produtos for muito diverso, pode ter certeza que vai demorar ainda mais.
Confira nosso passo a passo para fazer o inventário de estoque sem dor de cabeça:
1. Escolha a melhor época
O primeiro passo para um inventário de estoque bem feito é escolher a melhor época para realizá-lo. Afinal, fica muito mais difícil fazer uma contagem adequada enquanto há muito movimento de mercadorias no estoque.
Deste modo, ele deve ser realizado preferencialmente quando o movimento é mais baixo, ou, então, quando o estabelecimento está fechado. A hora extra vale a pena: com a armazenagem parada, você consegue fazer um inventário muito mais preciso.
2. Certifique-se de que os itens estão organizados
A contagem fica muito mais fácil se o seu estoque estiver organizado. Deste modo, antes de iniciá-la, dê uma olhada nas prateleiras, tanto da loja em si quanto da armazenagem, de modo a verificar se os itens estão em um padrão mínimo de organização.
Caso os itens estejam fora de ordem, invista um pouco de tempo na arrumação. Acredite, vale a pena: manter os objetos em padrões que facilitem a contagem, como fileiras com um número fixo de volumes em cada uma, agiliza bastante o procedimento.
3. Crie um código para cada item
Depois que todos os itens estiverem organizados, atribua um código a cada um. A melhor opção é que ele seja uma série numérica, como 001, 002, 003, etc.
Caso suas mercadorias tenham atributos, não se esqueça delas! Em uma loja de roupas ou de sapatos, é importante saber quantas unidades de cada cor e tamanho estão disponíveis.
Se você já usa um sistema de controle de estoque, pode usar o código de barras gerado por ele para registrar a contagem. Além de poupar seu tempo, isso vai facilitar a fase final da realização do inventário de estoque, como veremos mais adiante.
4. Divida os produtos em grupos (opcional)
A divisão das mercadorias em grupos não é obrigatória, mas é outro elemento que facilita muito a realização do inventário. Isso porque ela permite que você realize as contagens por grupos, identificando tendências em diferentes tipos de itens. Se você for fazer um inventário rotativo, essa etapa é obrigatória.
5. Conte os itens de cada grupo e registre o resultado
Essa é a parte que mais te interessa: a contagem em si. Se os itens estiverem bem organizados e separados em grupos com outros itens semelhantes, ela não deve levar muito tempo.
Antes de partir para a próxima etapa, não se esqueça de fazer uma recontagem. Afinal, erros acontecem, principalmente em tarefas mais repetitivas.
6. Compare os resultados com o que consta no seu registro
Esta é uma das etapas mais importantes da realização do inventário de estoque: o cruzamento dos resultados da contagem com o que está registrado em seu registro de controle.
Se a armazenagem já é informatizada, essa etapa fica bem mais fácil: você pode buscar cada item pelo código, sem precisar navegar por planilhas ou caçar o registro nas folhas de um caderno.
Caso você encontre alguma discrepância significativa, vale a pena apurar: é um forte indício de que há fraudes ou erros graves acontecendo dentro da empresa.
Quando devo fazer o inventário de estoque?
A periodicidade ideal do inventário de estoque varia conforme o perfil da empresa, de sua política de estoque e do objetivo da contagem. Confira alguns indícios de que chegou a hora de fazer essa análise:
- Se você tem notado falhas frequentes no controle de estoque, sinal amarelo. Quando os registros de armazenagem dizem que a quantidade de mercadorias disponíveis é ideal, mas você tem constatado quebra de estoque ou excesso de itens, faça um inventário. É sinal de que algo está errado.
- A política de estoque da sua empresa está dando prejuízo e você decidiu reformulá-la? Hora do inventário! Afinal de contas, antes de fazer qualquer mudança na estratégia, você precisa conhecer a situação atual da armazenagem. A partir daí, você corrige o que está errado.
- Chegou a época das promoções? Então também é a hora de fazer um inventário de estoque! Deste modo, você identifica quais itens estão em um nível acima do desejado e, consequentemente, precisam ser escoados.
Conclusão: fazer um inventário de estoque dá trabalho, mas é fundamental para que você identifique e elimine eventuais gargalos em sua armazenagem
Fazer a contagem manual de todos os itens da armazenagem é, sem dúvida, muito trabalho. Ainda assim, vale a pena: não há nada melhor para detectar inconsistências entre os números dos registros e a realidade. Não abra mão!
Dúvidas? É só falar com a gente pelo contato@cplug.com.br. Até a próxima 😉
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