Como fazer o seu controle de caixa com ajuda da tecnologia

Apesar de ser trabalhosa, essa tarefa é primordial para o crescimento da empresa e sua consolidação no mercado. Felizmente, hoje as empresas já podem contar com diversos softwares que auxiliam no controle de caixa, automatizando-o e facilitando o processo, além de evitar a ocorrência de erros.

Se você tem dúvidas sobre o que é o controle de caixa, ou mesmo pretende melhorar este na sua empresa optando por ferramentas tecnológicas para esse fim, nosso artigo de hoje é pra você! Traremos dicas e todas as informações sobre esse assunto.

Controle de Caixa – sua função e como ele funciona na prática 

Antes de passarmos ao uso da tecnologia para auxílio nesta tarefa precisamos entender efetivamente no que consiste um controle de fluxo de caixa e qual sua importância na empresa.

O controle de caixa nada mais é do que o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem na sua empresa – então, ele deve estar no centro das operações do seu negócio, já que se realizado de maneira correta, com um monitoramento bem feito ele dá aos os gestores uma visão ampla da situação econômica  da empresa.

Ao fazer o controle de caixa, o empresário vai ter uma noção real, de quanto dinheiro a empresa dispõe para investimentos e também para saldo de custos com: parceiros, colaboradores, e fornecedores.

Controle de caixa – qual a sua função?

Auxiliar os gestores da empresa a fazer uma análise da situação financeira dela, pois tendo em mãos esses dados fornecidos pelo controle de caixa, abre-se a oportunidade de identificar valores que estão à disposição, as fontes de receitas ou despesas a serem pagas. 

Outra função importante é que o controle de caixa permite uma análise rápida dos resultados que seu negócio vem apresentando – podendo prever cenários futuros e soluções para possíveis problemas.

Controlar bem o seu caixa é a base para ter um capital de giro seguro e uma maior capacidade de negociação com fornecedores e também com a clientela.

Controle de caixa – como ele funciona?

Para registar as entradas e saídas de dinheiro você pode optar por duas maneiras:

através de planilhas manuais ou de forma automatizada, utilizando sistemas de gestão. 

São várias as categorias envolvidas no processo de controle de caixa – veja abaixo quais são elas:

• Recebimentos:  são as verbas que entram na empresa, com vendas e antecipação de recebíveis. Cabe lembrar que todas as vendas feitas devem ser computadas – independente de como foram feitas – para garantir um controle bem feito.
• Pagamentos: estes incluem os custos com: pagamentos de contas, aquisição de insumos, pagamento de salários dos colaboradores, entre outros.
• Saldo anterior: em cada período de controle de caixa que se inicia –  deve-se levar em consideração o saldo anterior, por exemplo: Se o controle é realizado diariamente, o saldo do dia anterior é considerado como dado vigente para o dia corrente.
• Saldo final: engloba o valor das entradas, excluindo-se os valores de saída
• Determinação do período para o controle de caixa: consiste na definição da frequência que o controle de caixa será realizado: de forma diária, semanal, quinzenal ou mensal.

Controle de caixa – qual a sua importância? 

Peça fundamental para que uma empresa tenha consciência dos gastos e da entrada de capital – ou seja, caso uma empresa registre mais saídas de dinheiro, do que entradas – é um ponto que deve ser dado atenção pelos gestores.
O controle de caixa também aponta dados sobre a tendência de crescimento financeiro da empresa. 

Ao ser feito com o devido cuidado, trazendo um amplo detalhamento de dados, ele orienta como poupar gastos e de quebra avaliar novos investimentos com boa viabilidade –  e isso favorece um planejamento financeiro mais eficiente. 

Controle de caixa – Por que fazê-lo?

Além de todas as opções detalhadas nos itens acima – o controle de caixa é de suma importância para:

• Gerenciamento adequado de gastos;
• Controle financeiro do negócio;
• Planejamento das finanças da empresa.

Ele é muito necessário em uma empresa e deve ser feito com cuidado – isso pois o controle de caixa não influi somente no dia a dia da empresa, pelo contrário! Sua influência também afeta as finanças da empresa a curto, médio e longo prazo, pois dão indicativos de como o negócio vai estar em semanas, meses e até anos.

Por isso, dominar a fundo as técnicas para um bom controle de caixa torna-se essencial para quem possui uma empresa e deseja que ela se solidifique cada vez mais e tenha um futuro promissor.

As diferenças entre Controle de caixa e Fluxo de caixa

Aposto que você pensou serem a mesma coisa!
Mas fique tranquilo! Esse é um engano muito comum de ocorrer – mas eles têm algumas características que os diferenciam. Confira:

• Fluxo de caixa: inclui os saldos das contas bancárias da empresa, todos os pagamentos feitos, compromissos financeiros futuros e/ou dívidas a pagar. Aqui aparecem os recursos que a empresa possui.
• Controle de caixa: é dotado de função mais imediatista – já que ele auxilia na gestão financeira diária e rotineira da empresa.

Como fazer um controle de caixa super eficiente em apenas 5 passos

Como salientamos ao longo do artigo – ter um controle eficaz das entradas e saídas de dinheiro é fundamental para manter a saúde financeira do seu negócio – e também possibilita prever como ele estará a curto e longo prazos.
O controle de caixa, quando bem feito, também serve de apoio a tomada de decisões: como destinação de recursos e possíveis cortes de gastos.
Para te ajudar nessa tarefa selecionamos 5 passos que vão facilitar muito a elaboração do seu controle de caixa.

Controlar seu estoque

O estoque tem ligação direta com o fluxo de caixa, isso partindo da lógica que a mercadoria tem valor.
Estoque com quantidade suficiente de produtos para curto prazo mostra que durante determinado período não haverá custo com aquisições de produtos para estocar na previsão de custos — o que resultará em sobra de dinheiro.
Por outro lado, um estoque com muitos itens parados, gerando custos e não agregando receita, pode indicar que as expectativas de faturamento não tenham sido atingidas.
Controlar de perto o estoque serve de apoio ao gestor para decisões como: desafogar mercadorias ou adquirir outras que estejam em falta.

Registrar as movimentações financeiras

E aí vai um aviso: TODAS as movimentações financeiras devem ser registradas, pois sem elas é impossível fazer um controle de caixa eficiente.

• Exemplificando – se você desprezar algumas pequenas despesas, quando for consultar a disponibilidade de dinheiro, verá menos dinheiro disponível em seu caixa.

Determinar um período fixo para o fluxo de caixa

Manter o fluxo controlado e abastecido de todas as informações pertinentes de maneira contínua é fundamental, mas faz-se necessário estabelecer períodos fixos, pelo menos um a curto prazo e outro a médio/longo prazo, para obter as projeções prontas enquanto os dados vão sendo preenchidos no período definido.

• Exemplificando – sem previsões de repente você perceberá, ao atualizar o controle que para o dia seguinte não haverá capital de giro ou que alguma conta não poderá ser paga. Com a projeção bem feita – você poderia ter agido com antecipação para resolver essa questão.

Determinar as origens das despesas

O passo número 4 é quase um complemento ao número 3, já que é tão importante quanto não deixar passar em branco nenhum gasto ou ganho, e focar em sempre ter registro correto das origens de toda e qualquer despesa do seu negócio.

Categorizar esses gastos por tipo também é bem importante.

Com os dados coletados no passo anterior e neste torna-se simples e rápido de realizar um diagnóstico das despesas que estão consumindo recursos de forma mais elevada e avaliar se elas são verdadeiramente necessárias ou se são possíveis de cortes ou reduções de parte dos valores que elas abarcam.

Avaliar os resultados ao fim do mês

Ao encerramento de cada mês, não hesite em analisar seu caixa – passar um pente fino mesmo –  conferindo:

• as entradas e saídas de dinheiro
• os itens que mais geraram receita e também os que mostraram-se mais custosos
• os itens que menos tiveram influência negativa no caixa
• as épocas do mês com maiores movimentações
• além de quaisquer outros indicadores que sejam pertinentes.

Compare todos esses itens de forma geral e individual em conjunto com as projeções feitas anteriormente para concluir se as metas foram atingidas com êxito.

• Observação: A análise do fluxo de caixa pode ser feita de forma semanal, mas para fins de avaliação, o período mensal é o tempo ideal, portanto evite fazer isso por períodos superiores a um mês.

Como a tecnologia ajuda no controle de caixa?

Com um controle de caixa precário ou mal feito é questão de tempo até que problemas comecem a aparecer – gastos indevidos e decisões financeiras desastrosas – para citar alguns.
Para quem tem dificuldades para obter dados claros da situação financeira da empresa, apostar na tecnologia de controle de caixa pode ser uma opção bem assertiva.
Ter um sistema de gestão de controle de caixa auxilia você a automatizar esta tarefa de forma mais precisa com uma margem de erro quase nula.

Por que adotar um software de controle de caixa em minha empresa?

A opção da adoção de um ERP é algo a ser pensado – pois facilita – e muito! – a elaboração do controle de caixa da sua empresa, trazendo dados concretos sobre a situação econômica e a saúde financeira da sua empresa e de quebra analisando o fluxo de caixa do negócio.
Um software dessa natureza permite uma ampla gama de facilidades, incluindo:

• Maior segurança – pois os dados são armazenados na nuvem, de forma em que somente você ou membros da sua equipe com autorização podem acessar.
• Conciliar dados de faturamento – gerando um controle eficiente do estoque e do departamento financeiro, resultando num relatório preciso e cheio de detalhes.
• Dados precisos e atualizados – tudo isso de forma automatizada, evitando erros e auxiliando nas decisões sobre o negócio.
• Análise mais precisa do fluxo de caixa – organizando as contas bancárias e integrando dados relevantes.
• Projeção confiável de receitas e despesas – as entradas e saídas de dinheiro ficam em maior evidência, facilitando também os investimentos da empresa.
• Simulação precisa de cenários financeiros – ao ter em mãos a movimentação financeira da empresa de forma exata e segura, torna-se possível projetar situações futuras.
• Indicadores de performance bem delineados – são essenciais para informar os gestores se a empresa está atingindo as suas metas.

Escolhendo um sistema de controle de caixa 

Para não errar na escolha, aí vão algumas dicas! Quatro coisas que um bom software de controle de caixa precisa ser:

• prático – a fim de facilitar essa tarefa.
• intuitivo –  que seja fácil de lidar, acessível mesmo para pessoas com pouca experiência em tecnologia.
• passível de personalização – para agregar os indicadores importantes para o seu negócio.
• suporte e atualizações frequentes – para você não ficar na mão quando tiver dificuldades ou bugs e com atualizações constantes para gerar análises mais precisas dos dados financeiros.

E um bom ERP reúne todos requisitos em um lugar só, além de muitos outros recursos que facilitarão muito o cotidiano do seu negócio. Auxiliando para fazer a gestão do seu empreendimento de forma simples e descomplicada. 

Tá esperando o que? Corra e garanta mais eficiência no seu controle de caixa.

Esse texto foi desenvolvido pela equipe Bling, para saber mais informações acesse o site.

Veja também o nosso guia completo de sistema PDV: