Você sente que está trabalhando arduamente e, mesmo assim, os resultados do seu negócio não correspondem aos esforços? Então está na hora de implementar metodologias de melhoria contínua na sua empresa. Nesse sentido, a aplicação do ciclo PDCA nos comércios permite a criação de planejamentos sólidos, bem como a resolução de problemas, com mudanças nítidas nas ações da empresa.
Na ocupada rotina dos comércios, é bastante comum você se concentrar apenas na execução das tarefas (que são muitas), e acabar se esquecendo da importância de planejar suas ações. Com isso, você acaba trabalhando de uma forma muito mais reativa (lidando com as situações conforme elas acontecem), que de forma proativa — realmente fazendo planos para guiar seu comércio rumo aos seus objetivos.
Essa reflexão é importante porque mais do que continuar com sua loja ou restaurante de portas abertas, o negócio precisa manter uma trajetória de crescimento contínuo. As quedas pontuais podem acontecer, mas elas não podem se tornar uma regra. Inclusive, é importante você aprender com os erros ou com qualquer complicação que aconteça em seu trabalho.
Esse aprendizado pode acontecer de maneira instintiva, mas também com metodologias que organizam esse processo. Dentre as diversas opções que você pode adotar, o ciclo PDCA no comércio é uma das mais simples — mas mais eficientes em seu propósito de melhoria contínua.
Se você quer que sua loja ou restaurante melhorem continuamente, com o auxílio de uma metodologia simples e eficiente, você vai gostar de ler mais sobre a aplicação do ciclo PDCA no comércio.
Como funciona o ciclo PDCA no comércio?
O ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua com possibilidades de aplicação em empresas de qualquer setor. Porém, falando do ciclo PDCA no comércio, você pode utilizá-lo para resolver questões específicas, como o tempo de atendimento ou a gestão de estoque. Além disso, você pode usá-lo para implementar novos projetos, como o lançamento do novo cardápio do restaurante ou a abertura de uma filial.
Dito isso, é interessante observar que, como o próprio nome sugere, o ciclo PDCA é uma abordagem cíclica. Ou seja, ao final do processo, você retorna ao início, aplicando um novo processo de melhorias. Assim, sua empresa e seus resultados podem evoluir continuamente, como dissemos.
Sobre as origens da metodologia, elas remontam ao início do século XX, nas escolas de negócio dos Estados Unidos. Tudo começou nos anos 1920, quando Walter Shewhart criou um método cíclo com 3 etapas principais:
- identificação de problemas,
- implementação de melhorias,
- avaliação de resultados.
Nos anos 1950, o professor William Edwards Deming, da Universidade de Nova York, aperfeiçoou o método. Ele definiu a sigla PDCA, com as quatro etapas que conhecemos hoje. A partir disso, a metodologia ganhou escala mundial, sendo aplicada em empresas dos mais diversos portes e setores, incluindo o ciclo PDCA no comércio, com ótimos resultados.
Quais são as etapas do ciclo PDCA no comércio?
O ciclo PDCA no comércio segue as mesmas quatro etapas padrão dessa metodologia, com algumas adaptações para a realidade dos restaurantes, lojas e outros estabelecimentos do gênero. Considerando que o método é bastante flexível, você pode adaptá-lo para diversos contextos.
Dito isso, as quatro etapas do ciclo PDCA no comércio são:
- Plan (ou planejar), onde você faz pesquisas e um projeto detalhado do que será executado nas próximas etapas;
- Do (ou executar), onde você realiza o projeto de acordo com a proposta estudada anteriormente;
- Check (ou verificar), onde você acompanha a execução do projeto, com alinhamento de indicadores e metas;
- Act (ou agir), onde você observa as oportunidades de melhoria nos seus planos, para posterior aplicação; com isso, retorna-se ao início do ciclo.
Ao chegar na quarta etapa do ciclo PDCA no comércio, é essencial estudar seu projeto, analisando aquilo que deu certo, o que poderia ser melhor e os erros cometidos. Assim, você pode aplicar as melhorias identificadas nesse projeto no próximo ciclo, para que a melhoria contínua aconteça de fato.
Para que serve o ciclo PDCA no comércio?
O ciclo PDCA no comércio traz a melhoria contínua para as operações da sua loja, restaurante ou estabelecimento. Porém, ele faz isso de uma forma organizada, com método, para que você não dependa apenas das análises e observações instintivas.
Dessa forma, você garante que seus projetos sejam mais sólidos, com uma etapa de pesquisa e planejamento antes da execução. Mas além disso, você diminui as chances de erro e, caso haja qualquer problema, você consegue aprender com isso. Afinal, nenhuma empresa ou empresário está imune a erros — o que importa é aprender com eles e melhorar continuamente. Um pouco de melhoria a cada dia e a cada projeto já faz a diferença.
Nesse sentido, nós podemos associar o ciclo PDCA no comércio à aviação: sempre que acontece um acidente aéreo, os órgãos de investigação de cada país fazem um trabalho cuidadoso para descobrir as causas. Com isso, eles conseguem implementar melhorias nos aviões, aeroportos e companhias, para evitar outros acidentes do mesmo tipo. É dessa maneira que a aviação melhora continuamente, aprendendo com seus erros.
É claro que nós não precisamos esperar um problema surgir para aplicar o ciclo PDCA no comércio e aprender apenas com os erros. A grande questão é buscar a melhoria contínua, reforçando os acertos e aprendendo com os erros e desafios — fazendo isso com uma metodologia simples e eficiente.
Entendendo as quatro etapas do ciclo PDCA no comércio
Como mencionamos anteriormente, o ciclo PDCA no comércio mantém as mesmas quatro etapas da metodologia. Mas agora que você compreendeu o conceito geral das etapas e os benefícios da aplicação dessa metodologia, nós podemos ver como elas se adaptam ao cotidiano das lojas, restaurantes e outros estabelecimentos comerciais.
A seguir, nós falamos um pouco mais sobre cada uma delas.
1. Plan (planejar)
Para começar o ciclo PDCA no comércio, você precisa planejar muito bem seus próximos passos. Para isso, você deve identificar as oportunidades ou os problemas que você deseja resolver.
Numa loja, isso pode significar a necessidade de melhorar o atendimento ao cliente ou aumentar o ticket médio das vendas. Ou, então, pode ser uma oportunidade de expandir sua linha de produtos, lançar um novo cardápio do restaurante, abrir uma nova filial, entre outras oportunidades.
A partir da identificação do problema/oportunidade, você deve mergulhar na questão, pesquisando-a com o máximo de profundidade possível. Com isso, você pode definir metas para melhorias e elaborar um plano de ação para atingi-las.
Por exemplo, se você identificar um problema como o tempo de espera no caixa do restaurante, é interessante medir esse tempo — para ter certeza da dimensão do problema — e estipular uma meta, para reduzir em 30 ou 50% a espera dos clientes no caixa. Assim, você consegue buscar maneiras para alcançar esse objetivo, elaborando um plano de ação.
2. Do (executar)
Após o planejamento, é hora de colocar as ações em prática, de acordo com tudo que você pensou na etapa anterior. Então, vamos supor que você quer resolver aquele problema de tempo espera abrindo outra frente de caixa no seu restaurante: quais passos você precisa executar para abrir esse caixa?
Você pode precisar de novos móveis, uma nova maquininha de cartão e da contratação de outro funcionário para atender a esses clientes.
Ou, então, você pode concluir que a melhor solução para esse problema de tempo de espera seja implementar um sistema ERP, para que você consiga processar as vendas e pagamentos com mais rapidez. Nesse caso, é preciso encontrar um bom sistema, aprender a utilizá-lo e adequar os processos do restaurante para aproveitar melhor as funções.
De qualquer maneira, o importante é executar suas ações de acordo com os planos, prestando o máximo de atenção possível em cada passo. Outra dica bem importante: se a sua ideia para resolver os problemas ou aproveitar as oportunidades for arriscada, o ideal é testá-la em uma escala menor antes de aplicá-la em toda a empresa.
Esse não é o caso do sistema ERP, por exemplo, que é uma solução testada e aprovada por milhares de negócios em todo o Brasil. Mas esse modelo de testar as ideias antes de aplicá-las em larga escala pode ser interessante em outros casos: um novo cardápio pode ser testado apenas em alguns dias da semana, antes de virar o padrão do restaurante.
3. Check (verificar)
Durante a etapa de planejamento, também é importante definir como você irá avaliar os resultados das suas ações. Supondo que você tenha resolvido implementar o sistema ERP para processar seus pagamentos com rapidez e diminuir as filas no caixa do seu restaurante: como você pode ter certeza de que essa ação resolveu o problema?
Para isso, o primeiro passo é listar os indicadores que serão acompanhados e as metas para cada um deles. Nesse exemplo das filas, seria interessante comparar os tempos de atendimento antes e depois da adoção do sistema. Além disso, você pode fazer uma pesquisa de satisfação com seus clientes, para descobrir se eles gostaram das mudanças.
Dito isso, é bem importante ter metas claras e mensuráveis, como reduzir o tempo de atendimento em 30 ou 50%, ou aumentar a satisfação dos clientes em 20%. Só assim você pode ter certeza de que o plano foi bem sucedido.
4. Agir (act)
Por fim, se o seu plano foi bem sucedido, é hora de registrar tudo que você aprendeu, padronizar as mudanças e aplicá-las em larga escala (ou em seus outros projetos). Caso o plano não tenha proporcionado bons resultados, é mais importante ainda registrar os aprendizados: assim, você pode ajustar seus planos e melhorá-los para o próximo ciclo.
Não se esqueça que, como o próprio nome sugere, o ciclo PDCA é contínuo: sempre que você termina um ciclo, é essencial ter lições e ideias para você ajustar o projeto ou aplicar nos próximos.
Outros exemplos de ciclo PDCA no comércio
Para finalizar o artigo, nós podemos trazer outros exemplos de aplicação do ciclo PDCA no comércio. Afinal, a metodologia é muito flexível e pode ser utilizada em todos os tipos de estabelecimentos, para resolver os mais variados problemas e aproveitar todo tipo de oportunidade.
- Organização do estoque: Uma loja de roupas está com atrasos em suas vendas e problemas na reposição de produtos, porque seu estoque está muito desorganizado. Então, cria-se a meta de levar 40% menos tempo para encontrar os produtos (plan). Para resolvê-lo, os gerentes criaram um novo sistema de separação por categorias, com etiquetas em todas as prateleiras (do). Depois de dois meses, verifica-se que o tempo para encontrar as produtos diminuiu só 15% (check). Para melhorar o plano e alcançar as metas, os gerentes decidem implementar um sistema de controle de estoque informatizado (act).
- Desperdício de alimentos: O gerente de um café percebeu que há muito desperdício de itens perecíveis. Portanto, planeja reduzir esse consumo, a começar pelo leite, com meta de 100 litros a menos em um mês (plan). O plano para alcançar a meta é melhorar o processo de compras e criar fichas técnicas para as receitas, otimizando o uso dos ingredientes (do). Ao fim do mês, verifica-se que o consumo de leite diminuiu 130 litros, superando a meta em 30% (check). Por isso, o gerente decide aplicar as lições aprendidas com esse projeto para todas as receitas do café (act).
- Satisfação do cliente: A pizzaria está recebendo notas baixas nos apps de delivery por conta dos atrasos e erros nas entregas. Então, a meta é melhorar a nota de 3,5 para 4,5 em três meses, não recebendo qualquer nota abaixo de 4 nesse período (plan). Para isso, a gerente implementa um sistema de gestão de delivery, integrado à gestão da pizzaria (do). Ao fim do trimestre, percebe-se que a nota aumentou para 4,2 (check). Para alcançar o objetivo, ela decide aumentar a equipe, aumentando a capacidade de produção da pizzaria (act).
- Lançamento de produtos: Os atendentes da hamburgueria perceberam uma procura crescente de clientes veganos, além de outros clientes que buscam opções mais saudáveis. Então, a gerência decide criar um novo cardápio, com foco nesses sanduíches, no horário de almoço. A meta de vendas é de 300 sanduíches saudáveis e veganos no primeiro mês (plan). A hamburgueria então cria as receitas, adquire os ingredientes, treina a equipe e distribui os novos cardápios apenas no horário do almoço (do). Em duas semanas, a meta de 300 sanduíches é batida, mostrando que o novo cardápio é um grande sucesso (check). Por isso, a gerência decide oferecer o novo cardápio em todos os horários e descontinuar o antigo, cujas vendas diminuíram nesse meio-tempo (act).
Sendo assim, como você pode observar , o ciclo PDCA pode ser utilizado de inúmeras formas, para aplicar diversos tipos de melhoria em restaurantes, lojas e outros tipos de estabelecimentos comerciais.
Além disso, se você prestar atenção nos exemplos apresentados, é nítido que as tecnologias para comércios podem ajudar muito na implementação dos planos, na verificação dos indicadores e no cumprimento das metas.
Então, se você quer saber mais sobre esse assunto e entender como esses sistemas podem contribuir para sua loja ou restaurante — junto com o ciclo PDCA no comércio — , entre em contato com a ConnectPlug. Nós já temos 9 anos de experiência nesse segmento, além milhares de clientes pelo Brasil que conhecem e aprovam as nossas soluções.
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