Inventário de estoque: o que é, como fazer e tudo que você tem que saber

Inventário de estoque: o que é, como fazer e tudo que você tem que saber

Por mais que a informatização ajude muito a empresa a manter um controle eficaz da armazenagem, é só por meio do inventário de estoque que as anormalidades são detectadas. A conta manual periódica evita fraudes e perdas.

Como está o seu controle de estoque? Estar a par de quantos volumes estão disponíveis na armazenagem pode parecer mera formalidade, mas é algo muito importante para o futuro do seu negócio. Afinal de contas, os insumos são a base de todas as suas operações!

Por mais que um sistema de controle de estoque seja fundamental para otimizar a armazenagem, ele, por si só, não faz milagres. As entradas e saídas devem ser acompanhadas de perto, de modo a evitar fraudes, roubos, e, consequentemente, perdas.

É aí que entra o inventário de estoque, ferramenta de gestão usada por empresas para ter um controle mais apurado dos níveis da armazenagem.

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O que é o inventário de estoque?

inventario de estoque
O inventario de estoque é a contagem de todos os itens disponíveis na armazenagem.

O inventário de estoque é a contagem de todos os itens que estão na armazenagem em um dado momento. Após o levantamento, seus resultados são comparados aos registros mantidos pela equipe, de modo a verificar se há alguma discrepância que indique erro ou irregularidade.

Esta ferramenta é, sem dúvida, uma das boas práticas mais básicas do controle de estoque. Como veremos a seguir, sua correta realização traz benefícios que não se aplicam apenas à armazenagem, mas que afetam o negócio como um todo.

Para que serve o inventário de estoque?

inventario de estoque
O inventário de estoque é a única maneira de identificar algumas fraudes cometidas no checkout.

Por mais que você se esforce para manter os registros de armazenagem sempre atualizados e, inclusive, use um sistema para isso, errar é humano. Em dias mais corridos, é perfeitamente possível que você ou um de seus funcionários se confunda e acabe lançando uma cifra incorreta, por exemplo.

O inventário de estoque é o recurso com o qual você conta para identificar essas situações e garantir que a armazenagem está funcionando como deve. Quando ele é feito corretamente, qualquer inconsistência nos registros ficará explícita.

A contagem manual é especialmente importante para coibir fraudes: todos os esquemas são pensados para burlar o sistema que você usa para controlar o estoque e as vendas. Quando a armazenagem é examinada diretamente, não há como ocultá-las.

Quais são os tipos de inventário de estoque existentes?

A base de qualquer inventário de estoque é a mesma: a contagem dos produtos. Entretanto, há mais de uma maneira de completar esse processo, de acordo com o perfil, as necessidades e as capacidades da sua empresa. confira:

Inventário de estoque rotativo/cíclico

Nessa modalidade, o inventário é realizado em ciclos determinados pela política de estoque da empresa. A duração desses ciclos é definida conforme a realidade do negócio: normalmente, quanto maior o giro de mercadorias, mais curtos eles são. Há empresas que adotam desde a periodicidade semanal até a mensal.

Esses períodos também são pensados de modo a adequar as operações da empresa às suas necessidades e às demandas do mercado. Assim, a data do inventário de estoque deve ser compatível com a programação do reposicionamento. Por exemplo: se a avaliação dos resultados é trimestral, a contagem do itens da armazenagem deve ser feita um pouco antes disso.

Inventário de estoque perpétuo/permanente

Esse é o único tipo de inventário de estoque que pode ser realizado em tempo real. Nele, a contagem é automatizada e os números estão disponíveis o tempo todo. Eles também são atualizados à medida que mercadorias são compradas e vendidas.

Por esta razão, ele não pode ser feito em negócios que realizam controle de estoque manual: é preciso usar ferramentas automatizadas, que atualizem os dados em tempo real, como um sistema de controle de estoque.

Este é, sem dúvida, o tipo de inventário de estoque mais prático que há. Entretanto, ele, por si só, não é suficiente para coibir as fraudes, já que elas são pensadas justamente para burlar os controles informatizados. Para evitar perdas, é preciso realizá-lo em paralelo à contagem física.

Inventário de estoque geral

O inventário de estoque geral normalmente envolve o congelamento das operações. Isso porque, como o seu próprio nome diz, ele é o levantamento de todos os itens disponíveis na armazenagem da empresa em um dado momento. É impossível realizá-lo se houver entrada ou saída de mercadorias simultaneamente à contagem.

Inventário de estoque rotativo

O inventário rotativo é um método mais prático. Nessa modalidade, os itens são divididos em grupos, que são contados separadamente.

A principal vantagem do inventário de estoque rotativo é a flexibilidade: você pode fazer a contagem de cada grupo separadamente, no seu ritmo.

Por outro lado, se houver um intervalo muito longo entre as contagens ou uma variação brusca na demanda, o resultado final da contagem não será fidedigno. Assim, ele é mais indicado para um levantamento pontual.

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Como fazer o inventário de estoque?

inventario de estoque
Há várias formas de fazer a contagem.

A realização do controle de estoque não é difícil, mas é trabalhosa: por mais que as etapas de todos os métodos sejam as mesmas, é inegável que contar todos os itens da armazenagem dá trabalho. Se o seu mix de produtos for muito diverso, pode ter certeza que vai demorar ainda mais.

Confira nosso passo a passo para fazer o inventário de estoque sem dor de cabeça:

1. Escolha a melhor época

O primeiro passo para um inventário de estoque bem feito é escolher a melhor época para realizá-lo. Afinal, fica muito mais difícil fazer uma contagem adequada enquanto há muito movimento de mercadorias no estoque.

Deste modo, ele deve ser realizado preferencialmente quando o movimento é mais baixo, ou, então, quando o estabelecimento está fechado. A hora extra vale a pena: com a armazenagem parada, você consegue fazer um inventário muito mais preciso.

2. Certifique-se de que os itens estão organizados

A contagem fica muito mais fácil se o seu estoque estiver organizado. Deste modo, antes de iniciá-la, dê uma olhada nas prateleiras, tanto da loja em si quanto da armazenagem, de modo a verificar se os itens estão em um padrão mínimo de organização.

Caso os itens estejam fora de ordem, invista um pouco de tempo na arrumação. Acredite, vale a pena: manter os objetos em padrões que facilitem a contagem, como fileiras com um número fixo de volumes em cada uma, agiliza bastante o procedimento.

3. Crie um código para cada item

Depois que todos os itens estiverem organizados, atribua um código a cada um. A melhor opção é que ele seja uma série numérica, como 001, 002, 003, etc.

Caso suas mercadorias tenham atributos, não se esqueça delas! Em uma loja de roupas ou de sapatos, é importante saber quantas unidades de cada cor e tamanho estão disponíveis.

Se você já usa um sistema de controle de estoque, pode usar o código de barras gerado por ele para registrar a contagem. Além de poupar seu tempo, isso vai facilitar a fase final da realização do inventário de estoque, como veremos mais adiante.

4. Divida os produtos em grupos (opcional)

A divisão das mercadorias em grupos não é obrigatória, mas é outro elemento que facilita muito a realização do inventário. Isso porque ela permite que você realize as contagens por grupos, identificando tendências em diferentes tipos de itens. Se você for fazer um inventário rotativo, essa etapa é obrigatória.

5. Conte os itens de cada grupo e registre o resultado

Essa é a parte que mais te interessa: a contagem em si. Se os itens estiverem bem organizados e separados em grupos com outros itens semelhantes, ela não deve levar muito tempo.

Antes de partir para a próxima etapa, não se esqueça de fazer uma recontagem. Afinal, erros acontecem, principalmente em tarefas mais repetitivas.

6. Compare os resultados com o que consta no seu registro

Esta é uma das etapas mais importantes da realização do inventário de estoque: o cruzamento dos resultados da contagem com o que está registrado em seu registro de controle.

Se a armazenagem já é informatizada, essa etapa fica bem mais fácil: você pode buscar cada item pelo código, sem precisar navegar por planilhas ou caçar o registro nas folhas de um caderno.

Caso você encontre alguma discrepância significativa, vale a pena apurar: é um forte indício de que há fraudes ou erros graves acontecendo dentro da empresa.

Quando devo fazer o inventário de estoque?

inventario de estoque
A periodicidade ideal da contagem do estoque depende do perfil do seu negócio e do seu objetivo com ela.

A periodicidade ideal do inventário de estoque varia conforme o perfil da empresa, de sua política de estoque e do objetivo da contagem.  Confira alguns indícios de que chegou a hora de fazer essa análise:

  • Se você tem notado falhas frequentes no controle de estoque, sinal amarelo. Quando os registros de armazenagem dizem que a quantidade de mercadorias disponíveis é ideal, mas você tem constatado quebra de estoque ou excesso de itens, faça um inventário. É sinal de que algo está errado.
  • A política de estoque da sua empresa está dando prejuízo e você decidiu reformulá-la? Hora do inventário! Afinal de contas, antes de fazer qualquer mudança na estratégia, você precisa conhecer a situação atual da armazenagem. A partir daí, você corrige o que está errado.
  • Chegou a época das promoções? Então também é a hora de fazer um inventário de estoque! Deste modo, você identifica quais itens estão em um nível acima do desejado e, consequentemente, precisam ser escoados.

Conclusão: fazer um inventário de estoque dá trabalho, mas é fundamental para que você identifique e elimine eventuais gargalos em sua armazenagem

Fazer a contagem manual de todos os itens da armazenagem é, sem dúvida, muito trabalho. Ainda assim, vale a pena: não há nada melhor para detectar inconsistências entre os números dos registros e a realidade. Não abra mão!

Dúvidas? É só falar com a gente pelo contato@cplug.com.br. Até a próxima 😉

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