O que é um Sistema de BI? Entenda de forma simples e direta

Por mais que você tenha um tino comercial apurado e grande talento para o empreendedorismo, tomar decisões apenas por instinto é bastante arriscado. Nesse cenário, vale a pena investir em soluções que ofereçam dados e informações para basear suas decisões de negócio, uma delas é o sistema de BI. 

Você provavelmente já ouviu frases como “o que não é medido não é gerenciado” ou “números não mentem”, no cenário da administração de empresas. 

Com frequência, buscamos lembrar nossos leitores e clientes que tomar decisões de negócio baseadas apenas em instinto (ou achismo) é algo muito arriscado — mesmo que você possua experiência e talento. 

Isso porque as estratégias mais sólidas são construídas com base em informações e dados. E é por esse motivo que as ferramentas que auxiliam nos processos de coleta e análise de informações são tão valorizadas pelas empresas, atualmente. 

Vivemos num cenário de democratização das informações. Mesmo os pequenos negócios podem contratar uma solução tecnológica, como um sistema de BI, para processar e analisar seus dados — o que permite criar estratégias muito mais sólidas. 

Mas como funcionam essas soluções e de que maneiras elas auxiliam na tomada de decisão? Isso é o que explicamos nos próximos parágrafos.

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A diferença entre dados e informações

A primeira vista, dados e informações são palavras quase sinônimas, certo?

Não quando pensamos no conceito de hierarquia do conhecimento. Afinal, ainda que o ditado diga que “os números não mentem”, eles podem dizer coisas diferentes conforme o contexto. 

Observe a imagem a seguir:

Os números, apenas, são dados. Quando os analisamos, eles se tornam informação. Para que eles se tornem conhecimento, é preciso fazer conexões entre eles. A partir disso, podemos ter ideias e encontrar caminhos para conectar essas ideias — esse é o último nível da hierarquia, comumente chamado de sabedoria. 

Na prática, você não precisa seguir todos esses passos em todas as decisões. Mas observar a hierarquia é interessante para lembrar que não apenas os “dados brutos” são importantes, mas também as análises feitas em cima deles.

Todos os números precisam ser analisados e colocados em perspectiva. Um bom sistema de BI auxilia, justamente, nesse processo.  

A importância de contextualizar as informações

No processo de analisar os números e colocá-los em perspectiva, também é importante saber como filtrar e contextualizar as informações — prestando atenção ao que realmente importa. 

Mesmo em um pequeno negócio, há uma infinidade de números que podem ser mensurados: vendas, faturamento, estoque, compras, fluxo de clientes, além de recortes por período (dia ou mês), por vendedor, por caixa… 

Por mais que os números sejam importantes para tomar decisões, o excesso deles pode ter o efeito oposto — confundir. Além disso, as análises não podem tomar tanto tempo, a ponto de se tornar um incômodo para outras tarefas importantes da administração. 

Nesse sentido, um bom sistema de BI contextualiza as informações para tornar a tomada de decisão mais rápida. Um gráfico pode ser muito mais simples de analisar do que tabelas, um card comparativo com cores ajuda a ver se as vendas aumentaram ou diminuíram — isso apenas para dar alguns exemplos. 

Especialistas em análise de dados sabem como criar essas contextualizações, a partir dos “dados brutos”. Mas a maioria de nós não possui esse conhecimento, não é mesmo? 

Então, é importante ter acesso a gráficos, comparações e painéis que permitam ir direto ao que realmente importa e fazemos melhor: tomar decisões de negócio e criar estratégias para fazer a empresa prosperar. 

O papel de um Sistema de BI nas decisões de negócio

Até aqui, mencionamos algumas vezes o termo “BI” — é um conceito que muitas pessoas fora do setor de tecnologia não conhecem e que vale a pena explicar. 

Derivado do inglês, o termo BI é uma abreviação para “business intelligence” ou “inteligência de negócio”. Em resumo, é o conhecimento necessário para minerar, analisar e visualizar dados, bem como a utilização desses dados na administração de empresas. 

Um sistema de BI, portanto, é uma ferramenta criada para auxiliar empreendedores ao longo na adoção do business intelligence.

Simplificando ainda mais a explicação, um sistema de BI consiste em painéis e gráficos, de modo que a análise de informações fica bem mais simples e rápida. Resgatando a hierarquia mostrada logo acima, o sistema de BI “corta caminho”, entregando informação, conhecimento e ideias, além dos dados. 

Com isso, você só precisa encontrar os caminhos entre essas informações — a sabedoria — e colocá-los em prática. É algo que economiza muito tempo e esforço, no dia a dia. 

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Como é um Sistema de BI, na prática

Agora que explicamos a importância do BI e como ferramentas assim funcionam, de maneira geral, podemos apresentar um exemplo real de sistema de BI. 

Ele traz diversos painéis, com gráficos e cards comparativos, que organizam as informações mais importantes sobre o faturamento, compras, estoque e lucratividade da empresa — entre outros indicadores. Tudo isso aparece na tela de forma visual: todo bom empreendedor pode “bater o olho” e tomar uma decisão, em pouquíssimo tempo. 

Todo o trabalho de mineração, análise e organização dos números — a transformação dos dados em informações, conhecimento ou ideias — é feito pelo próprio sistema. É um trabalho totalmente delegado à tecnologia. 

Entre as informações que você pode extrair do sistema de BI da ConnectPlug, estão:

• controle de metas de faturamento (previsto e realizado);
• evolução de faturamento e lucratividade (ao longo dos últimos 12 meses);
• estimativas para alcançar suas metas de vendas;
• lucratividade, com diversos recortes (por produto, marca, representante ou cliente);
• curvas ABC de produto e de representante, que ajudam a entender quais são os mais importantes para sua empresa. 

O sistema que traz essas informações é 100% online, de modo que você só precisa contratar e utilizar, sem necessidade de instalação. Na realidade, você pode acessá-lo em qualquer local ou dispositivo, como tablets e celulares, já que ele se adapta a vários tamanhos de tela.

Em vista disso, você talvez esteja se perguntando se esse sistema é seguro — algo essencial, já que essas informações são bastante sensíveis e não podem cair em mãos erradas. Pois bem: o sistema de BI da ConnectPlug conta com os mais avançados protocolos de segurança de informação do mercado, garantindo que seus dados estarão protegidos. 

A única preocupação que você precisa ter, de fato, é acessar o sistema de BI regularmente para extrair as informações e tomar suas decisões. Depois disso, você tem muito mais tempo — e, claro, conhecimento — para administrar seu negócio.