O que é TEF? Entenda porque e como adotar esse sistema

Os sistemas TEF são usados pela maioria das grandes empresas, mas também podem trazer vantagens para os micro e pequenos negócios. Entre elas, mais vendas, com taxas menores no cartão e praticidade no controle financeiro. Se interessou? Nesse texto, você poderá entender o que é o TEF e como adotar esse sistema na sua empresa.

Se você tem um comércio, já deve ter percebido que cada vez menos clientes pagam com dinheiro vivo, preferindo cartões de débito, crédito, além de vales alimentação ou refeição. Não é à toa que mesmo microempreendedores já têm acesso a maquininhas de cartão e outras facilidades. 

Mas você sabia que as suas vendas com cartão podem ser muito mais práticas, seguras e, de quebra, mais baratas? 

Isso é possível com o uso de sistemas TEF — sigla para “transferência eletrônica de fundos”. Eles já são muito usados pelas grandes empresas, mas os pequenos e micronegócios estão começando a descobrir suas vantagens. Benefícios que, diga-se de passagem, compensam muito o investimento para se ter um sistema desses.

Afinal, o que é TEF?

Além de ser a sigla de “transferência eletrônica de fundos”, TEF é um sistema que centraliza e organiza as transações financeiras de uma empresa.

Na prática, é um tipo de programa de computador usado para processar os pagamentos dos clientes — só que esse processamento é realizado de forma eletrônica e automática. Esses programas são oferecidos por empresas de tecnologia, por valores mensais fixos. 

Com o TEF, o sistema do computador é totalmente integrado com a maquininha do cartão (que, nesses casos, é chamada de pinpad). O operador de caixa somente passa os produtos, o sistema manda o valor direto para a máquina e, assim que o consumidor confirma a senha, a informação já é processada pelo sistema e atualizada em todos os locais necessários. 

Dessa maneira, detalhes como o estoque e a contabilidade já são atualizados direto pelo TEF, no momento em que o cliente faz o pagamento com cartão de crédito, débito ou vale. Além disso, a nota fiscal é emitida na hora e o pagamento já passa pela central do cartão — ou seja, o valor pode cair mais rápido na sua conta. 

Por fim, esses sistemas permitem centralizar as transações de várias lojas, caixas ou totens de autoatendimento. Em resumo, o TEF é um sistema que facilita suas vendas com cartões. 

Máquina de cartão ou pinpad?

A forma de pagar é quase igual: o cliente insere ou aproxima o cartão, digita sua senha e clica no botão verde para confirmar. Mas o pinpad do sistema TEF é bem diferente de maquininhas de cartão convencionais. 

Com maquininhas comuns, a venda acontece toda ali — você precisa até digitar o valor do pagamento, na hora. Se você tem outros sistemas de estoque e contabilidade no computador, não importa, já que uma coisa é independente das outras. 

Com a TEF, o pinpad é diretamente ligado aos seus sistemas. Então, você passa os produtos no caixa, finaliza a venda, seleciona a forma de pagamento e o valor vai direto para o pinpad. Mais que uma questão de praticidade, isso traz mais segurança e controle para o negócio — como demonstramos melhor a seguir. 

Por que adotar o sistema TEF?

Além da praticidade, o sistema TEF traz outros benefícios para a empresa — e quem pensa que essas vantagens são apenas para grandes empresas, está muito enganado. Um número cada vez maior de micro e pequenos empreendedores está adotando os sistemas TEF, assim que descobrem esses benefícios. Vamos listar os cinco principais:

Aceitar várias bandeiras

Você atende bem ao cliente, investe tempo e esforço para fechar a venda… Mas, na hora do pagamento, você descobre que o cartão dele não é aceito pela sua maquininha… Chato, né?

Os sistemas TEF evitam esse tipo de problema, pois eles processam pagamentos com vários adquirentes (como Stone, Cielo, Rede…). Tudo isso sem que você precise ter uma maquininha para cada adquirente. Na prática, você pode aceitar muito mais tipos e bandeiras de cartões, de maneira super prática. 

Conseguir melhores taxas

Como o sistema TEF permite várias adquirentes em um mesmo pinpad, você pode usar cada uma como for mais conveniente para você. 

Por exemplo: a adquirente A  para compras com crédito Visa, a B para débito MasterCard, a C para passar vale alimentação… E por aí vai. A ideia, com isso, é aproveitar as melhores taxas de cada adquirente, maximizando os ganhos do seu negócio com cada venda. No fim do mês, isso pode fazer bastante diferença. 

Controlar melhor suas finanças

Sabe aquela história de guardar todos os recibos da maquininha para conferir se os valores foram processados corretamente? O TEF facilita demais esse processo, já que o pagamento é unificado com o sistema que está no seu computador — então, toda a conferência pode ser feita por lá, em alguns cliques. 

Assim, também é muito mais difícil ocorrer diferenças de valores, fraudes e erros no estoque — afinal, tudo é unificado. Isso é ótimo para comércios que têm vários caixas ou operadores, bem como para empreendedores que cuidam dos negócios à distância. 

Evitar fraudes e erros

Qualquer erro na hora do pagamento pode virar um problemão para você e para o cliente: uma compra de R$ 500 que vira 50 ou 5.000 porque houve um engano número de zeros, por exemplo. Isso acontece bastante… 

Como o sistema TEF envia os valores para o pinpad sem que alguém precise digitar, essas falhas são evitadas. Além disso, seus clientes se sentem mais seguros, já que a possibilidade de fraude em comércios com sistema TEF é bem menor. 

Otimizar seu faturamento

Aceitando mais bandeiras, você poderá vender para mais pessoas. Com taxas menores, sobra mais de cada venda na sua conta. Com controle melhor das finanças e menos falhas, devem ocorrer menos perdas… No fim do mês ou do ano, é provável que você perceba a diferença nas finanças do seu comércio.

Para finalizar esse tópico, uma das desvantagens do sistema TEF é que ele depende 100% da internet e os dados ficam na nuvem (ou seja, no servidor da empresa). Para não passar por situações do tipo “o sistema caiu”, você precisa ter um ótimo plano de internet na sua loja. 

Por outro lado, como os dados estão online, você não perde nada se um computador ou tablet estragar, além de poder acessar o sistema de qualquer lugar. 

Outro ponto crucial: você precisa pesquisar com bastante atenção sobre a empresa que vai fornecer seu sistema TEF. Afinal, dados sensíveis da sua empresa e dos seus clientes podem cair nas mãos erradas se o sistema não for seguro. 

Por fim, como dito, o sistema TEF tem um custo mensal. Então, trate de aproveitar bastante suas vantagens para que esse investimento compense.

Como contratar a TEF e utilizar o sistema?

Para começar, é importante explicar que você precisa ter um CNPJ (negócio formal) para ter acesso a um sistema TEF — porém, dito isso, a empresa pode ser de qualquer tamanho. Se você souber aproveitar os diversos benefícios da TEF, o custo mensal “se paga” rapidinho. 

Aqui na ConnectPlug, por exemplo, é possível incluir a funcionalidade TEF em qualquer um dos planos de gestão e autoatendimento para comércios. Então, mesmo que você só tenha uma frente de caixa e não tenha volume de vendas tão grande, já pode contratar a TEF junto com seu plano. Com isso, as vendas são 100% integradas com o estoque e o financeiro, nos programas da ConnectPlug. 

Uma vez que você contratou o plano com funcionalidade TEF, o treinamento e configuração iniciais são feitos pela empresa — até para você aprender a usar o sistema, né? 

Depois disso, o processo é bem simples, como explicamos anteriormente: as compras são passadas no caixa, a forma de pagamento é selecionada e o valor aparece direto no pinpad. Quando o cliente confirma a senha, os dados são todos atualizados no estoque e financeiro. Por isso, essa também é uma solução ideal para comércios com autoatendimento — o cliente pode resolver tudo sozinho facilmente. 

Então, se você quer vender mais com cartão, agregando segurança e praticidade ao processo, vale muito a pena investir na funcionalidade TEF. Esperamos que esse texto tenha tirado suas dúvidas sobre essa tecnologia repleta de benefícios.