Gestão de tempo para empreendedores: conheça dicas e serviços que podem ajudar

Se você empreende e tem dificuldades com gestão de tempo, saiba que seu caso não é único. Com tantas tarefas para cumprir e pouco auxílio, gerenciar o tempo e dar conta de tudo acaba sendo um desafio bastante comum. Para vencê-lo, é possível lançar mão de algumas técnicas — e pedir uma ajuda para ferramentas e serviços oferecidos no mercado. Conheça alguns. 

Quem empreende — em especial nos micro e pequenos negócios — precisa encaixar muitas tarefas em uma jornada de trabalho. Pagar contas, fazer contato com fornecedores, gerir a equipe… Além disso, em muitos casos, também precisa “meter a mão na massa” na operação, já que não há verba sobrando para contratar tantos funcionários. 

Nesse cenário, pode parecer que 24 horas num dia é pouco. Até porque também é necessário separar tempo para descansar, se relacionar com os amigos e a família ou outras demandas pessoais. Por isso, mais do que qualquer outra categoria, os empreendedores precisam saber muito bem como gerenciar seu tempo.

Sendo este um desafio comum a muitas pessoas, há uma extensa literatura sobre o assunto, com diversas técnicas que você pode adotar, bem como ferramentas e serviços disponíveis — tanto para gerenciar o tempo, como para otimizar o trabalho. Em ambos os casos, a ideia é fazer com que o tempo “renda mais”, permitindo cumprir mais tarefas com as mesmas horas do dia. Isso traz diversos benefícios, como:

• Maior controle, o que auxilia na redução do estresse e ansiedade.
• Menor índice de erros causados pela pressa ou desatenção. 
• Maior exatidão nos prazos de entrega.
• Aumento da confiança no seu trabalho, inclusive entre clientes e fornecedores. 
• Melhor planejamento para conquistar metas em médio e longo prazo.

Dito isso, confira nossas dicas — e alguns serviços que você pode contratar — para auxiliar na sua gestão de tempo.

Reserve tempo para se planejar

O processo de gestão do tempo não é necessariamente complicado, nem demanda o estudo de metodologias específicas, como muitos podem imaginar. É algo que os empreendedores, por conta própria, podem fazer.

O primeiro passo é mapear como seu tempo está sendo investido, atualmente, para encontrar possíveis falhas e entender quais são suas atividades. Depois, você pode criar um cronograma.

Isso, ironicamente, demanda algum tempo. Porém, é um tempo que será economizado depois que o cronograma estiver pronto. A criação dele pode ser resumida nos seis passos, a seguir:

1. Listar prioridades e premissas do cronograma
2. Definir as atividades que precisam entrar no cronograma
3. Sequenciar as atividades, de acordo com prioridades e premissas
4. Estimar tempo e recursos necessários para cada atividade
5. Distribuir as atividades no cronograma, de acordo com as estimativas
6. Controlar a correta execução do cronograma

Crie uma rotina que se torne automática

Os seis passos citados acima funcionam especialmente para criar cronogramas de projetos. Mas, em muitos casos, empreendedores precisam repetir as mesmas tarefas todos os dias — e é isso que mais dificulta sua gestão de tempo.

Nessas situações, apenas listar todas as tarefas, definir um período específico para cada uma e colocá-las na sequência correta pode ser o suficiente. Atente-se para os melhores horários para executar cada tarefa: fazer contas difíceis logo de manhã, quando o telefone toca menos, e responder e-mails simples no horário de maior movimento, por exemplo.

A ideia, dessa forma, é criar uma rotina que permita executar tudo da melhor forma possível. Conforme essa rotina vai sendo repetida, é possível até que ela se torne automática — sendo executada sem que o empreendedor precise consultar sua lista. 

Evite o “multitasking” e tenha foco

É comum que, com tantas tarefas para cumprir em pouco tempo, quem empreende não saiba por onde começar. Nesse contexto, é uma tentação recorrer ao multitasking — ou, em bom português, fazer várias coisas ao mesmo tempo.

A verdade é que esse costume atrapalha mais do que ajuda. Focar em apenas uma tarefa de cada vez permite terminar tudo mais rápido e partir logo para a próxima demanda. 

Diminua as distrações

Dito isso, também é comum ter dificuldade para se concentrar. Especialmente com o universo de distrações proporcionado pelos celulares e suas infinitas notificações. Por isso, o primeiro passo para ter foco é evitá-lo: coloque o aparelho em modo não perturbe e, se necessário, use as funções que limitam o tempo de uso de apps de mensagens ou redes sociais.

Técnica pomodoro para gestão de tempo

Esse é outro método bastante conhecido, mas que sempre merece ser citado quando se fala em gestão de tempo. Ele consiste em reservar 25 minutos de foco extremo em uma só tarefa, intercalados com 5 minutos de descanso. Se alguém (ou outra tarefa) demandar sua atenção, você deve sempre esperar o fim do período de 25 minutos de foco. Ao fim de quatro ou cinco pomodoros, recomenda-se fazer um descanso mais longo. 

Aprenda a listar suas prioridades

Quando falamos em técnicas de gestão de tempo, também precisamos falar das diferenças entre tarefas urgentes e importantes. Afinal, podemos perder muito tempo com atividades que não precisavam ou não mereciam nossa atenção.

De forma bem resumida, uma atividade urgente é aquela que precisa ser feita no curto prazo e uma atividade importante é aquela que tem utilidade, que trará bons resultados. Atribuindo índices de urgência e importância, você pode dividir suas tarefas em quatro categorias:

1. Urgente e importante
2. Não-urgente e importante
3. Urgente e não-importante
4. Não-urgente e não-importante

A primeira categoria é a prioridade — faça essas atividades primeiro. Já aquilo que é urgente, mas não importante pode ser delegado para outras pessoas ou feito rapidamente. Em muitos casos, isso pode até ser uma distração que lhe impede de fazer outras tarefas essenciais.

Para a segunda categoria de tarefas — não-urgente e importante — vale a pena se planejar e reservar um tempo de qualidade para cumpri-las. Aquelas horas tranquilas no início ou fim do dia são ideais para isso.

Por fim, as tarefas não-urgentes e não-importantes são aquelas que você pode postergar e até descartar. Afinal, será que elas são mesmo necessárias ou só estão desperdiçando seu tempo?

Use todas as ferramentas possíveis

É difícil falar em gestão de tempo sem mencionar as tecnologias atualmente disponíveis para auxiliar nesse desafio. Para começar, temos as ferramentas de produtividade, como:

• Organização de tarefas: Aplicativos como Trello, Monday, RunRun.it e outros, que lhe permitem listar suas demandas, organizá-las pelas prioridades e até gerenciar o tempo investido em cada uma delas. 

• Gerenciamento de tempo: É interessante usar ferramentas como o “Tempo de Uso” de sistema iOS e Mac, para entender o que está “roubando” as horas do seu dia ou, então, limitar o tempo gasto em apps de mensagens ou redes sociais.

• Blocos de notas: Seja em uma ferramenta nativa do seu celular, em aplicativos como o Google Keep, ou até no bom e velho papel, é indispensável tomar nota de todas as suas atividades.
• Calendário e lembretes: Use e abuse dos alarmes para não esquecer compromissos e pequenas demandas do dia a dia, que podem passar despercebidas. Agendas de papel e post-its também podem ser utilizados.

Porém, além dessas ferramentas mais “gerais”, pense em quais tecnologias você poderia usar  para otimizar seu trabalho. Isto é, simplificar uma atividade e terminá-la em menos tempo do que ela demanda atualmente.

Um exemplo claro disso é adotar um sistema de gestão com funcionalidade TEF se você tem um comércio. Isso porque a TEF (transferência eletrônica de fundos) integra as vendas com o estoque, contabilidade, além de fazer os pagamentos mais rapidamente. Com isso, diversos processos de controle são facilitados, demandando menos tempo.

Outra possibilidade é adotar um totem de autoatendimento, diminuindo o tempo que você ou seus colaboradores precisam dar atenção para clientes — permitindo focar em outras tarefas mais urgentes e importantes, como citamos anteriormente.

Além disso, há softwares que facilitam a conciliação bancária, criação de relatórios, gestão de tributos, organização de pedidos e diversas outras atividades que podem demandar bastante tempo dos empreendedores. Automatizar esses processos é uma forma delegá-los — nesse caso, para a tecnologia — e conquistar mais tempo para outras atividades.

Para terminar, nunca é demais lembrar que o descanso é indispensável. Não há produtividade que resista a um corpo e uma mente cansadas. Também é importante aprender a dizer não e deixar de lado as rotinas improdutivas — como atividades não-urgentes e não-importantes.