Como fazer conciliação bancária? 7 dicas para o seu negócio!

Descubra como a conciliação bancária pode otimizar o controle financeiro do seu negócio, evitando erros e automatizando processos essenciais para uma gestão eficiente.

Fazer a conciliação bancária costuma ser um dos maiores desafios para empreendedores e gestores. Isso porque o procedimento trata da entrada e saída de fluxo no caixa, um volume de transações que pode ser muito alto se tratando de restaurantes e lojas. Diante de sua complexidade, é necessário executá-lo com muita atenção e foco, prestando atenção aos detalhes.

A automação com ferramentas especializadas tem sido uma forte aliada das empresas na conciliação. Tanto é que, segundo um relatório disponibilizado pela Expert Market Research, o mercado global de software de conciliação bancária atingiu um valor de aproximadamente 3,16 bilhões de dólares em 2023.

Neste artigo, trazemos um guia completo para facilitar, organizar e automatizar o fluxo financeiro do seu negócio. Acompanhe!

O que é a conciliação bancária?

A conciliação bancária nada mais é do que  o procedimento de verificar e comparar os registros financeiros internos da empresa com o extrato bancário fornecido pela instituição financeira.

O objetivo dessa prática é garantir que todos os lançamentos realizados no sistema financeiro correspondam exatamente às movimentações registradas pelo banco. Dessa maneira, a empresa se protege contra erros, fraudes e discrepâncias.

Qual é a importância da conciliação bancária?

A importância da conciliação bancária é indiscutível para a saúde financeira do negócio, evitando problemas contábeis. Além disso, ela também ajuda a empresa a manter o compliance, mas não é só isso. Confira os principais benefícios a seguir.

Prevenção de erros financeiros

Ao comparar os registros internos com o extrato bancário, a empresa consegue identificar rapidamente erros financeiros como pagamentos duplicados, lançamentos incorretos de custos operacionais e até mesmo fraudes.

Identificação de discrepâncias de valores

Se houver diferenças entre o saldo da conta bancária e o controle interno, a conciliação permite identificar onde está o problema e corrigi-lo de forma imediata. Isso evita problemas futuros, como falta de recursos em caixa.

Melhor gestão de fluxo de caixa

Com um processo regular de conciliação, fica mais fácil prever o fluxo de gestão de caixa. Assim, é possível planejar melhor os pagamentos e recebimentos futuros.

Precisão de relatórios financeiros

Outra importância da conciliação bancária é a criação de relatórios financeiros. Ela ajuda a garantir a exatidão dos dados contábeis, facilitando a elaboração de relatórios mais precisos e confiáveis e até mesmo o controle das notas fiscais.

Encontro a exigências fiscais e contábeis

Em muitos casos, as autoridades fiscais exigem que as empresas mantenham registros financeiros exatos. Então, a conciliação bancária se revela uma forma eficaz de garantir a conformidade.

Como funciona a conciliação bancária?

Em termos práticos, o gestor ou responsável financeiro deve verificar se os valores de receitas e despesas do controle interno coincidem com as entradas e saídas de dinheiro na conta bancária. Ou seja, os pagamentos devem bater exatamente com o extrato bancário na data correta.

Esse processo traz uma visão mais clara e precisa do saldo disponível e das movimentações financeiras da empresa. É especialmente benéfico para lojas e restaurantes que estão em constante ampliação de lucros e do ticket médio de vendas.

Para iniciar o processo de conciliação bancária, é necessário ter em mãos o extrato da conta bancária. Ele deve cobrir o mesmo período a ser conciliado nos registros internos da empresa.

O documento pode ser obtido diretamente com o banco, seja por meio de internet banking, aplicativo ou em formato físico.

Como fazer conciliação bancária?

A gestão financeira é um dos maiores desafios de um negócio, devido à complexidade de organizar os valores. Por isso, agora vamos entender como fazer conciliação bancária na prática!

1.   Estabeleça uma rotina

A conciliação bancária deve ser feita regularmente, em períodos curtos. Para restaurantes e lojas, o ideal é realizá-la semanalmente ou até mesmo diariamente, dependendo do volume de transações.

Manter uma lista atualizada de contas a pagar e a receber é outra dica importante para garantir que todos os lançamentos financeiros estejam em dia.

2.   Compare com registros internos

O próximo passo é comparar o extrato bancário com os registros internos da empresa. Isso inclui o controle de caixa, as vendas diárias e o relatório de despesas.

A ideia é verificar se todos os lançamentos coincidem, tanto em valor quanto em data. Cada lançamento — entradas e saídas — deve ser compatível com uma transação presente no extrato.

3.   Revise taxas e tarifas bancárias

Muitas vezes, as diferenças nos valores podem estar relacionadas a tarifas bancárias. É importante que o gestor financeiro tenha controle sobre as taxas cobradas pela instituição e que essas estejam registradas devidamente.

Para negócios como restaurantes e lojas, que realizam muitas vendas por cartão, a conciliação de vendas realizadas com essas formas de pagamento requer uma atenção extra. Deve-se verificar se os valores recebidos dos adquirentes de cartão (Cielo, Rede, Stone etc.) estão de acordo com o que foi vendido.

Para as franquias, há ainda as taxas de royalties, conforme negociado com a rede do negócio.

4.   Identifique discrepâncias

Ao fazer a comparação entre o extrato bancário e o controle interno, é possível encontrar discrepâncias. Ou seja, diferenças entre o que está registrado no controle interno e o que aparece no extrato bancário.

Caso haja divergências, é necessário investigar o que ocorreu. Pode ser um pagamento registrado incorretamente, lançamentos duplicados, uma cobrança indevida ou até mesmo erros de processamento.

5.   Corrija erros

Após identificar as discrepâncias, é hora de corrigir os erros, fazendo os ajustes necessários no controle interno.

Entre as divergências, é possível encontrar valores incorretos, lançamentos duplicados, despesas ou receitas esquecidas, entre outros problemas. Se for o caso, é necessário entrar em contato com o banco para questionar cobranças indevidas ou taxas não previstas.

Resolver essas diferenças de forma imediata mantém o controle financeiro do negócio atualizado, evitando problemas de fluxo de caixa e ajudando na tomada de decisões financeiras.

6.   Arquive os documentos

Ao finalizar a conciliação bancária, é importante arquivar tanto o extrato bancário quanto os registros financeiros. Esses documentos são fundamentais para futuras consultas e auditorias.

Uma vez que estejam bem armazenados e organizados, será fácil encontrá-los sempre que precisar, como na hora de fazer a declaração do imposto de renda a pessoa jurídica, por exemplo.

7.   Utilize ferramentas automatizadas

O processo pode ser manual, utilizando planilhas. Porém, é altamente indicado investir em softwares de gestão financeira que automatizam a conciliação bancária.

Um dos maiores desafios é o tempo que a conciliação bancária pode consumir quando feita de forma manual. As ferramentas facilitam a comparação e identificam automaticamente as discrepâncias.

É o caso do ConnectPlug, que integra diretamente o sistema financeiro da empresa com o banco e garante mais precisão nos dados. Com a solução, as empresas encontram uma gestão financeira mais organizada, promovendo melhor controle do fluxo de caixa.

A conciliação bancária, por si só, proporciona o bom funcionamento financeiro do negócio. É uma prática que previne erros e fraudes, levando a decisões financeiras mais assertivas e seguras. Porém, a automação por meio de ferramentas especializadas é uma forma de levar mais agilidade e precisão ao procedimento.

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