Como administrar uma filial: 11 dicas que você tem que conhecer

Saber como administrar uma filial é ser capaz de delegar tarefas, atuar como orientador e adaptar a rotina de trabalho às necessidades das unidades.

Se administrar um negócio é difícil, imagine vários!

Quando uma empresa dá certo, sua expansão é o seu próximo passo natural. Só que a decisão de crescer deve ser tomada com cautela: além de o negócio estar estabelecido o suficiente, também é importante que os proprietários estejam em um alto nível de maturidade como empreendedores para que a empreitada funcione.

Mas, por quê? Simples: a opção de abrir uma filial impacta fortemente o seu cotidiano de trabalho.

Como administrar filiais e ter sucesso?

O primeiro passo para administrar uma filial do jeito certo é reconhecer uma das leis da física: é impossível estar em dois lugares ao mesmo tempo.

Abrir novas unidades de um negócio é algo que demanda parceiros de confiança, além da capacidade de delegar a eles todas as tarefas que não exigem a participação do seu proprietário. Afinal, é simplesmente impossível que uma pessoa cuide de tudo sozinha.

Consequentemente, saber como administrar uma filial envolve a criação e a manutenção de canais de comunicação. É um trabalho em equipe, e todos os envolvidos devem trabalhar com sintonia!

Que tal um pouco de ajuda com isso? Confira nossas 11 dicas para administrar suas filiais do melhor jeito possível, para consolidar sua marca de modo definitivo:

Clique para ir ao assunto que te interessa:

1. Tenha um sistema de gestão ERP
2. Mantenha o padrão da matriz nas filiais
3.  …mas saiba se adaptar às necessidades dos clientes locais.
4. Tenha um canal de comunicação aberto entre todas as unidades
5. Permita que haja transferências entre os estoques das unidades
6. Invista em divulgação
7. Conte com gerentes de confiança
8. Faça o controle financeiro de cada unidade separadamente
9. Tome decisões baseadas em dados
10. Acompanhe a performance das filiais, mas não as sufoque
11. Tenha um contador para te ajudar com os tributos

O primeiro passo para administrar suas filiais com eficiência é encontrar uma maneira de fazê-lo a distância. Afinal, enquanto você estiver na matriz, provavelmente terá que resolver assuntos das filiais, e vice versa.

Um bom sistema de gestão ERP é a ferramenta definitiva para isto. É fundamental que você escolha uma solução online, para que tenha acesso aos dados em tempo real, de onde estiver.

Suas filiais são estabelecimentos diferentes, mas representam uma única marca. Por esta razão, é muito importante manter a homogeneidade entre elas.

É interessante que você adote uma prática típica dos franqueadores: quando um novo franqueado se une à rede, ele geralmente recebe uma espécie de manual de instruções sobre a marca. Este detalhado documento contém orientações sobre os mais diversos aspectos do negócio – alguns são tão meticulosos que chegam a especificar a cor das paredes!

Se você tem um manual semelhante em seu negócio, a manutenção do padrão em todas as unidades fica muito mais fácil: quando você for abrir uma nova filial, já saberá exatamente como ela deve ser.  Lembre-se: o objetivo é que os clientes te reconheçam de onde estiverem, assim, o ideal é que você mantenha padrões como a logomarca, cores, design dos móveis, distribuição e organização dos produtos, etc.

Por mais que todas as filiais representem a mesma marca, cada região tem suas particularidades. Você deve reconhecê-las e se adaptar a elas.

Por exemplo: em cidades grandes, pode haver grandes diferenças de público entre os bairros. O mesmo pode acontecer caso você opte pela expansão a outra localidade. Assim, você pode se deparar com demandas que são distintas daquelas da matriz (os carros-chefes podem ser diferentes, por exemplo).

A adaptação a estas pequenas particularidades pode ser o fator que alavancará a consolidação da filial. Lojas de roupas, por exemplo, podem inaugurar unidades outlet em bairros mais populares, com o objetivo de chegar a um público mais popular.

As filiais não competem entre si. Muito pelo contrário: o ideal é que elas se ajudem! Afinal, por mais que elas sejam estabelecimentos diferentes, representam a mesma marca.

Isso significa que a estratégia de todas deve ser homogênea e coerente. Por exemplo: ações promocionais e queimas de estoque devem acontecer em todas elas, ou em nenhuma.

Por quê? Simples: os clientes esperam a mesma experiência em qualquer uma das unidades. Quando as promoções são seletivas, ou há grandes diferenças no mix de produtos, o público pode se sentir decepcionado, ou, até mesmo, traído.

Muitas vezes, devido às particularidades da região, as filiais de uma loja acabam tendo perfis de públicos diferentes. Só que isto nem sempre é previsível: muitas vezes, o empreendedor só descobre isso quando as vendas começam a acontecer.

Portanto, é preciso estar de olho nos relatórios de cada unidade, de modo a identificar os itens preferidos dos clientes de cada uma delas. Além disso, é importante ser flexível e permitir transferências de produtos entre os estoques da matriz e das filiais: às vezes, um item que não sai muito em uma é campeão de vendas na outra!

Entretanto, isso também exige atenção: todas as movimentações devem ser registradas, de modo a evitar que os relatórios e inventários de estoque não batam com o que realmente está na armazenagem. Do contrário, os registros ficam comprometidos, o que pode causar problemas no cálculo do capital de giro, estoque zerado e, consequentemente, perda de vendas.

Quando empreendedores começam um novo negócio, o investimento em divulgação é quase um instinto. Nada mais normal: quando se é um nome novo no mercado, é preciso fazer com que as pessoas te conheçam!

Acontece que a maioria dos proprietários não têm o mesmo cuidado quando abrem uma filial. A lógica geralmente é: “se a minha marca já é conhecida, não preciso investir mais em divulgação, certo?”. Errado!

Você já pensou que pode haver um público em sua nova zona de atuação que já tinha vontade de se tornar cliente do seu estabelecimento, mas não o fazia porque a matriz era longe ou fora de mão? Do mesmo modo, há a possibilidade de que a sua marca seja muito conhecida na localidade da sua matriz, mas praticamente anônima na zona de sua filial.

É por isso que o investimento em divulgação também é fundamental na expansão: as pessoas também têm que saber de sua nova unidade! Além de vendas, isto também gera credibilidade, pois, quando um negócio cresce, entende-se que ele é sólido.

Os especialistas dizem que, à medida que um negócio cresce, ele deixa de ser do seu proprietário: passa a ser dos funcionários. Afinal, quanto mais unidades você tem, mais difícil fica o acompanhamento das atividades de todas, e mais alta fica a responsabilidade da equipe.

Por esta razão, duas coisas são muito importantes: ter uma equipe na qual você confia plenamente e saber delegar determinadas funções a ela.

Mas, não basta simplesmente distribuir as tarefas a qualquer um: é preciso colocar as responsabilidades nas mãos de quem está preparado para assumi-las. Em outras palavras, é preciso ter gerentes profissionais e capacitados, treinados para conhecer todas as políticas dos estabelecimentos e repassá-las aos demais colaboradores. Eles são seu braço direito!

Todo empreendedor comemora quando o resultado do negócio é bom. Nada mais natural! Contudo, quando se tem filiais, não basta analisar o resultado geral, pois ele pode mascarar várias coisas. É preciso ir além!

Por esta razão, é imprescindível analisar os resultados individuais de cada unidade: uma filial que não é financeiramente interessante pode se tornar um gargalo que será um obstáculo importante para a sua sustentabilidade financeira – o que nos leva à próxima dica, por sinal!

Um dos erros mais comuns no mundo dos negócios é o fato de que muitos empreendedores se baseiam apenas no feeling para tomar decisões, quando isto deveria ser feito com base em dados.

Só que, para ter informações para se basear, você precisar ter a disciplina e o hábito de manter registros de tudo. Compras, vendas, movimentações de estoque, compras a pagar, a receber… Tudo isto deve ser lançado, de preferência em um sistema. Isto evita a manipulação destes dados por pessoas não autorizadas, e, consequentemente, seu vazamento.

10. Acompanhe a performance das filiais, mas não as sufoque

 

Quando uma empresa dá os seus primeiros passos, é comum que o proprietário faça de tudo um pouco. Conforme o negócio amadurece, a tendência é que ele delegue cada vez mais tarefas.

Não é indicado que uma empresa tenha filiais antes de chegar a este estágio. Afinal, é impossível que o gestor se envolva em todas as tarefas de todas as unidades! Se ele não delegar, a carga de trabalho fica alta demais e a qualidade da gestão sai perdendo.

Deste modo, o ideal é que você administre suas filiais adotando um papel mais observador: acompanhe sempre os indicativos de resultados, e interfira apenas quando necessário. Isto permitirá que você dedique seu tempo somente àquilo que realmente demanda a sua intervenção, melhorando a qualidade do seu trabalho.

 

11. Tenha um contador para te ajudar com os tributos

 

A legislação tributária brasileira permite que cada unidade de uma mesma empresa seja registrada em um CNPJ diferente. Neste caso, as obrigações tributárias se multiplicam – o que é um dos principais desafios à expansão de negócios.

Portanto, é fundamental que o seu negócio conte com o apoio de um contador competente para te ajudar com os impostos. Dependendo do porte do seu estabelecimento, pode ser que valha a pena investir em uma consultoria com um escritório contábil grande, ao invés de um profissional autônomo.

Agora que você já sabe como administrar filiais e garantir que seu negócio cresça de modo sustentável, confira este kit gratuito e exclusivo, com mais informações preciosas para que o seu negócio seja um sucesso: