Sistema de gestão ERP: 16 coisas que só ele faz pelo seu negócio

Sistema de gestão ERP: 16 coisas que só ele faz pelo seu negócio

Um sistema de gestão ERP é o elemento que aumenta a competitividade de vários negócios. A integração entre as áreas administrativas dá uma visão global do negócio e facilita a tomada de decisões estratégicas.

A sigla inglesa ERP significa enterprise resource management. Em bom português, gestão de recursos empresariais.

O principal diferencial de um sistema de gestão ERP perante os demais é que ele integra todas as áreas de gestão. Isso significa que o valor de um pedido feito a um fornecedor vai imediatamente para o financeiro, para que entre no fluxo de contas a pagar, por exemplo. Obviamente, é muito mais prático do que ter um sistema – ou planilha – para cada área de gestão.

Essa solução tem muito a oferecer a seu negócio, tornando-o mais competitivo e lucrativo. Preparamos esse guia para que você veja um pouco do que um sistema de gestão ERP pode fazer pela sua empresa. Confira:

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

  1. Evita problemas na comunicação interna
  2. Permite um melhor controle do fluxo de caixa
  3. Facilita o trabalho do operador de caixa
  4. Colabora com a prevenção de perdas
  5. Simplifica a gestão dos contratos de cartão de crédito
  6. Evita problemas com a receita
  7. Cria barreiras de segurança contra pessoas não autorizadas
  8. Faz a abertura de fechamento de caixa de modo automático
  9. Dá mais segurança à sangria de caixa
  10. Favorece o bom relacionamento com os fornecedores mais estratégicos
  11. Fornece uma base melhor para a tomada de decisões
  12. Armazena informações estratégicas em um lugar seguro
  13. Diminui as possibilidades de erro no controle de estoque
  14. Permite um atendimento mais pessoal ao cliente
  15. Proporciona um maior controle da produção interna
  16. Dá suporte à elaboração do planejamento estratégico
  17. Torna a gestão de filiais muito mais simples
  18. Te ajuda a lidar com clientes inadimplentes
  19. Permite a análise de métodos de pagamento
  20. Ajuda na criação de propostas de vendas incríveis
  21. Faz a emissão de ordens de serviço

1. Evita problemas na comunicação interna

sistema de gestao ERP
Os problemas de comunicação nas empresas podem custar muito dinheiro a elas. Não arrisque!

Se você trabalha sozinho e acumula várias tarefas – como é o caso de muitos pequenos empreendedores – sua rotina é caótica. Entre a administração financeira, de estoque e da produção interna, você tem que lidar com muita coisa! Na correria do dia a dia, a possibilidade de que você se esqueça de repassar uma informação de uma planilha a outra é grande.

Agora, se você tem um sócio para dividir as atividades de gestão, é muito importante que a comunicação seja clara: esquecimentos ou ruídos podem ter severas consequências sobre o negócio! Ainda assim, na correria da rotina, isso pode acontecer.

Independente de qual é a sua situação, um sistema de gestão ERP vai te ajudar. Ele te lembra de coisas importantes, como que um insumo chegou ao ponto de pedido e tem que ser reposto, por exemplo.

Se você e o seu sócio trabalham juntos, o software evita os temidos ruídos de comunicação. Digamos que você se encarrega dos pedidos e o seu sócio da parte financeira: todas as vezes que você pedir a reposição de um insumo, seu parceiro automaticamente fica sabendo da nova conta a pagar.

2. Permite um melhor controle do fluxo de caixa

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O sistema de gestão ERP não te informa apenas quanto você tem para receber, mas quando o dinheiro vai entrar.

É muito comum que empreendedores, principalmente micro e pequenos, ainda façam o controle do fluxo de caixa em planilhas, ou, até mesmo, com lápis e papel.

Acontece que isso, além de fazer com que você gaste muito tempo, abre uma brecha significativa para falhas humanas. Você pode inserir uma informação errada, ou se confundir quanto à data de uma conta a receber, por exemplo.

O sistema de gestão ERP diminui consideravelmente as chances disso acontecer. A chance de algum dado inserido estar errado permanece, mas isso é percebido rapidamente se você tiver um programa com interface intuitiva. Além disso, se você receber um pagamento parcelado, ele imediatamente distribui as parcelas com os valores e datas correspondentes.

As contas a pagar também ficam mais fáceis de identificar. Assim, você garante que haverá dinheiro em caixa para honrar os seus compromissos quando a data de competência chegar.

3. Facilita o trabalho do operador de caixa

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O sistema facilita o recebimento dos valores e o checkout de produtos.

Há softwares de gestão que vêm com um sistema frente de caixa PDV embutido. Se você tem um comércio, saiba que isso facilita muito o trabalho do seu operador de caixa – e, consequentemente, o atendimento ao cliente.

Com um sistema, ele consegue fazer o checkout dos produtos automaticamente: não é preciso verificar os preços um por um. Tampouco é necessário calcular o troco, já que o sistema automatiza o recebimento dos valores.

Tudo isso se traduz em um atendimento mais ágil, eliminando filas e melhorando a experiência do cliente. É o primeiro passo em direção à fidelização!

4. Colabora com a prevenção de perdas

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Empresas que começam a trabalhar com informatização tendem a ver as perdas caírem e a receita subir.

Infelizmente, é praticamente impossível ter um negócio absolutamente sem perdas. Até mesmo os especialistas vão te dizer isso!

Ainda assim, é possível reduzi-las. Um sistema de gestão ERP controla processos e reduz perdas, fazendo dele uma peça fundamental para isso.

Isso porque ele permite um monitoramento mais eficaz de todos os processos do seu negócio: frente de caixa, estoque, recebimento de mercadorias, entregas, contas a pagar e a receber, etc. Deste modo, ele diminui as chances de furto e desvio de itens, bem como de atrasos com contas. Consequentemente, há menos brechas para perdas.

5. Simplifica a gestão dos contratos de cartão de crédito

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Os cartões de crédito aumentam as vendas, mas é preciso ficar atento aos contatos.

Aceitar cartão de crédito é praticamente uma obrigação para qualquer negócio. Entretanto, a praticidade também traz à tona mais um aspecto que não pode ser ignorado: a gestão dos contratos.

Isso porque eles têm uma série de condições e letras miúdas que o empreendedor simplesmente não pode ignorar. A mais importante é o valor que a operadora cobra pelo uso da máquina: geralmente, é uma porcentagem da própria compra, que gira em torno de 5%.

Além disso, quando o cliente paga no crédito, o valor não entra imediatamente no seu caixa: ele será pago em um dia determinado pela operadora. Se a compra for parcelada, o valor das prestações entra em seu caixa mês a mês.

Ter essas informações em conta é muito importante para o fluxo de caixa. Afinal, se você organiza suas contas a pagar ao redor de uma conta a receber que, na verdade, ela não vai ser paga naquele dia, você terá problemas!

Um sistema de gestão ERP que faça a gestão dos contratos te ajuda muito nisso. Quando uma compra com cartão for registrada, ele já organiza a conta a receber conforme as condições da operadora, para que você não se preocupe com isso.

6. Evita problemas com a Receita

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Os dados de seu sistema garantem ao Leão que as suas transações são legítimas.

Infelizmente, a sonegação fiscal é um grande problema no Brasil. País afora, pessoas físicas e jurídicas usam meios ilícitos para evitar o pagamento de impostos.

Acontece que a complexa legislação tributária brasileira não favorece nem mesmo quem quer cumprir com as obrigações tributárias. Não é difícil se confundir com tantos detalhes!

Entretanto, a intenção não faz diferença para a Receita. Quem cai na malha fina recebe sanções independentemente disso.

Um sistema de gestão ERP que emita notas fiscais te ajuda muito nisso: os documentos emitidos por ele comprovam que as suas transações foram legítimas. Além disso, você pode usar os dados para comprovar que as suas movimentações de estoque – que também são fatores geradores de impostos – são autênticas, e que todos os impostos devidos foram pagos.

7. Cria barreiras de segurança contra pessoas não autorizadas

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A exigência de senha evita que pessoas não autorizadas manipulem os dados do negócio.

Os dados são ativos importantes para uma empresa. Qualquer adulteração pode ter consequências graves! Assim, você deve fazer tudo a seu alcance para que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a eles.

É indicado que você use um sistema de gestão ERP para guardá-los e analisá-los. Como ele exige senha de acesso, apenas quem a conhecer poderá entrar.

Além disso, há sistemas que te permitem criar vários perfis de usuários, cada qual com acesso a diferentes informações. Por exemplo: digamos que você tenha um loja de roupas. Como proprietário, você obviamente terá acesso irrestrito a tudo.

Já os vendedores não precisam de permissões tão amplas. Você pode restringir seu acesso apenas ao que compete a eles (frente de caixa e consulta ao estoque, por exemplo). Não faz sentido que eles tenham acesso a outros dados!

Se você tem um gerente, provavelmente quer que ele tenha um nível intermediário de acesso a informações. Afinal, ele precisa disso para trabalhar! Você pode dar a ele um pouco mais de acesso que os vendedores – como a liberdade de fazer pedidos com fornecedores, por exemplo.

8. Faz a abertura e fechamento de caixa de modo automático

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Operações que envolvem a manipulação de dinheiro vivo ficam mais seguras com a implementação de um sistema.

A abertura e o fechamento de caixa são operações muito importantes para qualquer negócio. Ao mesmo tempo, são críticas, pois envolvem o manuseio do dinheiro das vendas.

O sistema de gestão ERP te ajuda com ambas. No caso da abertura, você pode programar um valor que estará sempre em caixa quando ela for feita. Assim, os primeiros clientes do dia não ficam sem troco.

Já o fechamento fica muito mais rápido com a ajuda de um software. Ao final da cada dia de trabalho, você pode extrair um relatório de valor das vendas e outro de itens que saíram do estoque, sem precisar contar nada manualmente. Basta comparar ambos para verificar se algo não bate.

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9. Dá mais segurança à sangria de caixa

A sangria de caixa também lida com dinheiro em espécie, assim, é outro processo crítico.

Um sistema de gestão ERP o torna mais confiável e seguro. Primeiramente, com as restrições de acesso a usuários, você pode definir quais funcionários podem e quais não podem realizar a sangria. Além disso, toda vez que ela for realizada, o sistema vai registrar quem foi a pessoa responsável e qual foi valor retirado do caixa.

10. Favorece o bom relacionamento com os fornecedores mais estratégicos

Quem já tem um pouco de experiência com empreendedorismo sabe que nem todos os fornecedores valem a pena. Enquanto os produtos de alguns são de qualidade duvidosa, outros não protegem os itens durante a entrega ou não são comprometidos com prazos.

Entretanto, há fornecedores que não apenas têm uma aderência incrível com as necessidades do seu negócio, como, também, se esforçam para quebrar expectativas. Estes, você deve encarar como parceiros estratégicos!

O sistema de gestão ERP te ajuda muito com a gestão do relacionamento com esses fornecedores. Como ele guarda os registros de todos os pedidos realizados e a data de seu recebimento, você consegue acompanhar quais são os provedores que são comprometidos com os prazos.

Além disso, alguns softwares permitem que você adicione anotações ao cadastro de cada fornecedor. Assim, caso você note que os insumos não são de qualidade, ou que não são protegidos adequadamente durante o transporte, você pode colocar isso com observação.

O resultado é um banco de dados com os registros de todos os fornecedores com os quais você fez negócio. Isso te permite analisar quais são estratégicos e merecem um investimento maior no relacionamento, e quais são os que trazem prejuízo.

11. Fornece uma base melhor para a tomada de decisões

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As decisões baseadas em dado têm maior potencial do que aquelas baseadas no achismo.

Entretanto, o banco de dados de fornecedores não é o único que você pode criar em seu sistema. Depois de algum tempo de uso, ele se transforma em uma verdadeira mina de ouro de informações sobre a sua empresa.

Deste modo, a análise de relatórios permite que você descubra tendências. Isso dá um embasamento muito mais sólido à tomada de decisões!

12. Armazena informações estratégicas em um local seguro

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Um sistema de gestão ERP com armazenamento cloud é a melhor opção para a segurança dos seus dados.

Já deu para perceber que as informações são um ativo importantíssimo para a sua empresa, não é? Infelizmente, nem só pessoas bem intencionadas se deram conta disso. Há vários cibercriminosos que se empenham em roubar as informações de empresas mundo afora e cobrar um valor altíssimo por seu “resgate”, justamente porque sabem da importância desses dados. Ou seja: na hora de protegê-los, todo cuidado é pouco.

Por mais que o seu computador pareça seguro, ele é muito vulnerável. Um clique em falso pode instalar um malware que capta tudo o que você digita, força sua máquina executar ações que você não ordenou, ou, até mesmo, bloqueia totalmente o acesso a ela. Também há a possibilidade de danos físicos causados por incêndios, inundações, quedas, etc. Tudo isso põe seus dados em risco!

A melhor saída para não passar por isso é guardar seus dados em um sistema de gestão ERP com armazenamento em nuvem, a forma mais segura que há para guardar seus dados na atualidade. Trata-se de um servidor remoto que você pode acessar a qualquer momento. Deste modo, em caso de danos ao seu computador, seus dados não ficam em risco. É uma importante medida de segurança da informação!

13. Diminui as possibilidades de erro no controle de estoque

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O controle de estoque informatizado é muito mais efetivo que aquele feito na mão.

O estoque é o coração de um estabelecimento varejista. É preciso ter um controle sobre a quantidade de mercadorias disponíveis para organizar a realização de promoções, os pedidos com fornecedores, etc.

Um sistema ERP com a funcionalidade de controle de estoque automatiza os processos e reduz as chances de falhas humanas. Assim, você terá um controle muito mais preciso sobre níveis, entradas e saídas. Isso evita a perda de vendas por quebra de estoque ou registros equivocados.

14. Permite um atendimento mais pessoal ao cliente

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O cadastro de clientes no sistema permite que o vendedor entenda o gosto dos clientes e aja como um consultor.

Do mesmo modo que acontece com os fornecedores, um sistema de gestão ERP permite que você crie um banco de dados de clientes e consulte-o a cada nova compra que ele fizer.

No caso de uma loja de roupas ou de sapatos, por exemplo, você pode registrar informações úteis, como o tamanho que ele usa. Os registros das últimas compras também revelam seus gostos e preferências, permitindo que os vendedores atuem como consultores, aumentando as chances de fechar vendas de valor mais alto.

15. Proporciona um maior controle da produção interna

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Um software de gestão permite que você administre o uso de recursos por sua produção interna.

Você produz itens internamente para vender logo depois? O sistema de gestão ERP também pode te ajudar!

Como ele é integrado, as áreas de gestão se conversam. Assim, sempre que você for produzir um novo item, os insumos usados sofrem baixa automática do estoque, nos valores que você definir. Além disso, ele ingressa o produto terminado na armazenagem, também de modo automático.

16. Dá suporte à elaboração do planejamento estratégico

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Os dados fornecidos por um sistema de gestão permitem que você estabeleça metas mais realistas em seu planejamento estratégico.

Todos os dados usados permitem que você elabore o planejamento estratégico do seu negócio com um embasamento muito mais sólido: você saberá exatamente qual é o cenário atual antes de traçar as metas, algo muito importante para que seus objetivos sejam atingíveis.

17. Torna a gestão de filiais muito mais simples

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Não precisa mais ficar o dia todo ao telefone com as filiais: um software permite que você saiba o que acontece em cada uma, em tempo real.

Quando uma empresa é bem-sucedida, é natural que ela cresça. Isto significa a abertura de uma filial – ou várias.

Por mais que isso signifique que os negócios vão bem, também há muitos desafios envolvidos. O principal deles é fazer com que as novas unidades sigam o padrão e nível de qualidade da matriz. Afinal, você e seus sócios não podem estar em mais de um lugar ao mesmo tempo.

É por isso que o uso de um sistema de gestão ERP é imperativo à abertura de mais unidades. Se for o caso, é muito importante que ele seja online, de modo que você possa verificar, em tempo real, a situação em todos os seus estabelecimentos. Compras, vendas, finanças: toda a gestão de suas filiais está a seu alcance!

Além disso, um software do tipo permite que você avalie o desempenho do negócio, tanto de modo geral quanto por unidades. Assim, você identifica quais são as unidades lucrativas e quais são as que apenas sugam recursos.

18. Te ajuda a lidar com clientes inadimplentes

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Se você tem um cliente inadimplente, os dados que o seu sistema tem sobre ele podem ser usados para definir o tom da negociação.

Quem nunca teve um cliente inadimplente? Todo empreendedor já passou por isso, e sabe como a situação é delicada.

Quando esse problema acontece, é essencial abordar o cliente em questão da melhor maneira possível. Lembre-se: a chamada cobrança vexatória é crime!

Assim como quando seu vendedor interage com um cliente, também é importante que a abordagem – e a tolerância – seja personalizada. Por exemplo: um parceiro estratégico, de longa data, que ficou inadimplente pela primeira vez, não deve ser tratado da mesma maneira que um freguês que nunca paga em dia.

Quando seu sistema ERP tem um cadastro e um histórico do clientes, você conta com dados para te orientar a respeito de qual direção o diálogo deve tomar. Eles também te ajudam a tomar decisões difíceis, mas necessárias, como cortar a relação com aquele cliente.

19. Permite a análise de métodos de pagamento

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Será que todos os métodos de pagamento que você oferece valem a pena? Só os seus relatórios de vendas podem dizer.

Oferecer todos os métodos de pagamento é sempre a melhor opção para um comércio? Nem sempre!

Por um lado, se você permite que seus clientes paguem de todas as formas, você aumenta as possibilidades de ganhos. Por outro, você pode se expor a riscos desnecessários, ou, até mesmo, perder dinheiro.

Por exemplo: você aceita cheques, pois “vai que” um cliente quer fechar uma compra em valor elevado? Pois bem: você sabia que esse é um dos métodos mais arriscados que há? Afinal, o risco de receber um cheque sem fundo sempre existe.

É preciso haver um filtro. Não se deixe levar por poucas vendas: aceite os métodos de pagamento que realmente trazem clientes e vendas, em boa quantidade. Esse deve ser o critério para decidir quais são os métodos que valem a pena ser mantidos – ou não.

20. Ajuda na criação de propostas de vendas incríveis

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Você tem dificuldade para elaborar suas propostas comerciais? Um sistema de gestão ERP pode te ajudar?

Se você vende para outras empresas, provavelmente já sabe que caprichar na formalização das propostas pode fazer a diferença ao fechar um negócio importante.

O segredo da proposta comercial ideal é que ela seja o casamento perfeito entre forma e conteúdo. É preciso que a informação seja atrativa para o seu cliente em potencial, mas, também, o design deve ser caprichado. Isso denota profissionalismo e disposição da sua empresa para exceder expectativas.

Sim, é algo delicado. A boa notícia é que, dependendo do sistema ERP contratado pela sua empresa, ele pode facilitar essa tarefa. Há softwares no mercado que incluem uma função específica para isso, permitindo customizar preços e prazos de acordo com o cliente.

21. Faz a emissão de ordens de serviço

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A ordem de serviço é um documento importante. A automação diminui as chances de erros.

Em alguns setores, a ordem de serviço é imperativa ao bom funcionamento do negócio.

Trata-se de um documento muito importante. Ele detalha fatores imprescindíveis à prestação do serviço, como o uso de EPIs, materiais necessários, prazos, etc.

Quando a ordem de serviço é gerada dentro de um sistema de gestão ERP, as coisas ficam mais fáceis. Além de ela ficar armazenada em um lugar seguro, seu sistema pode deduzir os materiais usados do estoque de maneira automática.

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