Sistema de controle de estoque: 11 motivos por que você precisa de um

Sistema de controle de estoque: 11 motivos por que você precisa de um

Um sistema de controle de estoque evita erros na gestão da armazenagem. Isso se traduz na redução de perdas financeiras e de vendas, e, consequentemente, no aumento dos lucros.

Muitos empreendedores já se convenceram que é muito importante ter um controle de estoque efetivo. Sejam eles insumos usados pra produzir itens internamente ou mercadorias adquiridas para revenda, é fundamental que tudo seja mantido no nível ideal e que o inventário seja registrado com precisão.

Um sistema de controle de estoque automatiza todo esse processo, evitando perdas, diminuindo os custos e evitando que você perca vendas e dinheiro à toa. Em suma, ele facilita a sua vida!

E isso é só o começo. Confira 11 benefícios incríveis que um sistema de controle de estoque traz ao seu negócio:

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

  1. Redução do custo de estoque
  2. Diminuição das chances de quebra de estoque
  3. Apuração do inventário de estoque mais exata
  4. Fácil detecção de fraudes
  5. Extração de dados confiáveis para para a previsão de demanda
  6. Otimização das compras
  7. Facilitação da construção da curva ABC
  8. Melhora da relação com seus fornecedores
  9. Conhecimento do momento ideal para realizar uma liquidação
  10. Gestão da produção interna
  11. Elaboração da política de estoque ideal para o seu negócio

1. Redução do custo de estoque

sistema de controle de estoque
Um bom sistema de controle de estoque tem custo, mas sempre traz retorno ao negócio.

A aquisição de um sistema de controle de estoque sempre exige um investimento. Além de pagar pelo sistema em si, as empresas também costumam cobrar um valor pela implantação e pelo treinamento. Afinal, tudo isso tem em custo.

Entretanto, no longo prazo, o investimento se prova vantajoso. Isso porque um software desse tipo é uma ferramenta poderosa para reduzir drasticamente o custo de estoque.

Isso acontece por vários motivos. O primeiro é que um sistema de controle de estoque automatiza tarefas que, até então, eram realizadas de forma manual. Deste modo, há uma maior aproveitamento das horas de trabalho de seus funcionários, que conseguem fazer mais em menos tempo.

Além disso, a automação diminui as possibilidades de erros. Se algum dado não bater, os relatórios vão acusar a discrepância. As chances de manipulação indevida e adulteração de dados também são menores: é preciso digitar uma senha para acessar o programa. Desde que ela não caia em mãos erradas, suas informações estão seguras.

2. Diminuição das chances de quebra de estoque

sistema de controle de estoque
Um sistema de controle de estoque te avisa quando um item atinge o estoque mínimo, para que você faça a reposição.

Em momentos nos quais o seu estabelecimento está a todo vapor, com um entra e sai de clientes intenso, é muito fácil se esquecer de registrar algumas vendas se o controle é feito de forma manual.

O erro humano também pode acontecer na entrega dos insumos: sempre há a possibilidade de que a contagem seja feita incorretamente.

Por fim, em dias muito cheios, é perfeitamente possível que o responsável se esqueça de que aquela era a data da realização do inventário, ou que determinado insumo atingiu o estoque mínimo e precisa ser reposto.

Errar é, sem dúvida, humano. Acontece que todas essas falhas, por menores e mais inofensivas que pareçam, aumentam as chances de quebra de estoque.

O sistema de controle de estoque permite que você acompanhe mais de perto a situação da armazenagem. Muitos enviam alertas quando o estoque mínimo é atingido, permitindo que você faça um pedido de reposição ao fornecedor imediatamente. Isso reduz drasticamente as chances de haja quebra de estoque e, consequentemente, a perda de vendas e clientes para a concorrência.

3. Apuração do inventário de estoque mais exata

sistema de controle de estoque
A apuração do inventário é mais rápida e confiável quando feita com uma ferramenta de automação.

O inventário de estoque é um processo básico do controle da armazenagem: é um levantamento de tudo o que está dentro dela. O resultado é cruzado com os registros, de modo a verificar se há alguma inconsistência.

Acontece que, se a sua empresa mantém apenas registros manuais, há uma grande possibilidade de que eles próprios estejam inconsistentes. Nesses casos, o inventário de estoque não surte o efeito que deveria.

Cruzar os dados da contagem com o que está registrado no sistema é muito mais eficaz. Além de não haver margem para falha humana, a exigência de uma senha garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso ao software, diminuindo drasticamente as chances de adulteração.

4. Fácil detecção de fraudes

sistema de controle de estoque
Essa não é a única maneira como você pode ser roubado.

A principal consequência da maior eficácia no controle de estoque é um maior combate às fraudes. Isso é muito importante: por mais que existam muitos profissionais honestos, também há uma parcela que entra em empresas já com ações mal intencionadas em mente.

Esses esquemas são pensados para serem de difícil detecção. Muitas vezes, a constatação de que algo está errado só acontece na realização do inventário de estoque.

Por exemplo: uma fraude comum é registrar a entrada de um item caro (uma taça de cristal, por exemplo) como se fosse um item mais barato (como uma taça de vidro comum). Nesse caso, quando uma taça de cristal for vendida, o sistema vai registrar a saída de uma taça de vidro. Se o pagamento for em dinheiro, o funcionário mal intencionado embolsa a diferença.

A única maneira de constatar a fraude é examinando o estoque: ao contrário do que dizem os relatórios de vendas, você vai perceber que houve muita saída de taças de vidro, ao invés das de cristal.

Assim, o investimento em um sistema de controle de estoque tem muito potencial para reduzir perdas financeiras decorrentes de fraudes, bem como te permite valorizar os funcionários honestos.

5. Extração de dados confiáveis para a previsão de demanda

Um software oferece dados confiáveis e em abundância para a gestão de estoque.

Um sistema de gestão de estoque que emita relatórios permite que você analise tendências em suas vendas ao longo do tempo. Esses dados, além de abundantes, são muito mais confiáveis. Assim, são uma excelente base para a previsão de demanda.

Ela é um processo muito importante para o controle de estoque: se você faz a estimativa da procura por seus produtos, consegue alinhar suas compras à ela, reduzindo os custos.

6. Otimização das compras

sistema de controle de estoque
Um sistema de controle de estoque te orienta sobre quando e o que comprar.

A primeira consequência de uma previsão de demanda mais exata é que você vai comprar melhor. Isso significa que você vai saber exatamente quando e o que adquirir para manter níveis ideais de armazenagem.

Além disso, um sistema de controle de estoque permite que você saiba quais são as mercadorias provenientes de cada fornecedor. Cruzando isso com as suas observações sobre a qualidade dos itens, você identifica quais parcerias são mais estratégicas para o seu negócio.

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7. Facilitação da construção da curva ABC

sistema de controle de estoque
Os relatórios de vendas são de grande ajuda para traçar a curva ABC do seu estoque.

20% das ações são responsáveis por 80% dos resultados. Esse é o Princípio de Pareto, conhecido e utilizado por profissionais de diversas áreas, mundo afora.

Na armazenagem, ele se faz presente por meio da curva ABC de estoque, técnica que mapeia quais são os itens mais estratégicos de seu mix de produtos. Ela identifica qual é o grupo de 20% do seu portfólio que gera 80% do seu faturamento em vendas.

Contar com um sistema de gestão de estoque facilita muito a construção dessa curva. Para isso, prefira um software que gere relatórios detalhados e forneça várias informações sobre as saídas de produtos e os valores das vendas. Assim, você identifica suas mercadorias estratégicas com muito mais facilidade e sabe quais são as que definitivamente não podem faltar em seu estoque.

8. Melhora da relação com seus fornecedores

sistema de controle de estoque
A automação permite que você acompanhe melhor os itens recebidos, o que facilita a identificação dos melhores fornecedores.

A análise de relatórios de compras fornece dados valiosos, como os preços que você pagou aos fornecedores para os insumos, o tempo decorrido até a entrega e se eles foram entregues em boas condições.

Portanto, um sistema de controle de estoque mais completo permite que você identifique quais são os fornecedores realmente estratégicos e quais são os que não valem a pena, seja pelo altos preços dos insumos, demora na entrega ou má qualidade dos produtos.

Isso permite que você concentre seus esforços em se relacionar com os provedores que mais te trazem benefícios. Entre as vantagens que isso traz estão uma maior margem de negociação dos preços e preferência na entrega quando os níveis de estoque do fornecedor estiverem baixos.

9. Conhecimento do momento ideal para realizar uma liquidação

sistema de controle de estoque
Às vezes, a liquidação é necessária para escoar o estoque de um item cujo volume está alto.

Um sistema de controle de estoque facilita muito o monitoramento dos níveis de armazenagem.

Basta acessá-lo, informar o período que você deseja analisar. Ele exibe exatamente qual era a quantidade de insumos em estoque naquela época específica.

Com isso, fica muito mais fácil observar se a quantidade de uma mercadoria disponível está alta demais. Também há softwares que te alertam quando uma mercadoria atinge estoque máximo.

Tudo isso te ajuda a decidir se é a hora de fazer uma liquidação. Afinal, estoque alto demais significa mais riscos, custos e dinheiro parado.

10. Gestão da produção interna

sistema de controle de estoque
Um bom sistema de produção de estoque também te ajuda a administrar o que você produz internamente.

Você compra matéria-prima e produz seus itens finais internamente? Saiba que um sistema de controle de estoque também te ajuda a administrar esse processo.

Há programas nos quais você pode cadastrar os processos produtivos internos, informando quais insumos são usados e em quais quantidades. Assim, ele dá baixa automaticamente em tudo o que foi usado e dá entrada no produto finalizado no estoque. Tudo isso colabora com uma gestão mais exata, o que também evita quebras de estoque.

11. Elaboração da política de estoque ideal para o seu negócio

sistema de controle de estoque
A política de estoque é o que guia todas as ações que a afetam.

Em suma, um programa de controle de armazenagem permite que você crie uma política de estoque sólida e que atenda às necessidades tanto do negócio quanto dos clientes. Trata-se de um conjunto de normas internas que regula fatores como os tipos de estoque (mínimo, máximo, de segurança, etc), principais fornecedores, quando e quanto comprar, etc.

Conclusão: um sistema de controle de estoque é fundamental para um controle efetivo de vendas, compras, perdas e custos

Os insumos são imprescindíveis para o funcionamento de uma empresa. Afinal, sem eles, o que você vai vender?

A contratação de um sistema de controle de estoque adequado às suas necessidades é uma questão crítica: ele é um elemento chave para a gestão estratégica do seu negócio.

Dúvidas? Fale com a gente pelo contato@cplug.com.br.

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