Quebra de estoque: o que é, como evitar e deixar de perder vendas

Quebra de estoque: o que é, como evitar e deixar de perder vendas

O conceito de quebra de estoque envolve as áreas tributária, de armazenagem e financeira. Conhecê-lo é fundamental para combatê-lo e diminuir o desperdício de insumos e a perda de dinheiro em seu negócio.

Sem mercadorias de qualidade, nenhum estabelecimento vai longe. Não há nada melhor para a concorrência do que uma queda brusca na qualidade daquilo que você oferece! É por isso que uma das principais metas do seu controle de estoque deve ser um baixo índice de quebras na armazenagem.

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O que é quebra de estoque?

quebra de estoque
A quebra de estoque acontece quando o insumo se torna inutilizável e não pode ser vendido.

O conceito de quebra de estoque é abordado em duas áreas: a tributária e a de gestão de recursos materiais.

Geralmente, os pequenos empreendedores já estão familiarizados com o significado de quebra dessa última área. Ela acontece quando há falta de um item em estoque, seja por uma demanda além da prevista, problemas com os fornecedores, erros nos registros da armazenagem, etc.

Entretanto, a Receita Federal tem uma visão diferente. O Parecer Normativo CST nº 35/1971 estabelece o seguinte conceito para a quebra de estoque:

“Entende-se por quebra a redução quantitativa do estoque do produto industrializado, por motivo de acidente, deterioração, ou defeito, devidamente comprovados, que o inutilize ou torne impróprio para consumo.”

Ou seja: por mais que a quebra de estoque seja um fator de preocupação para a gestão financeira do seu negócio, ela também é uma questão de legislação. Afinal, é na armazenagem que se desenrolam muitos dos fatos geradores de impostos.

A quebra de estoque é despesa operacional?

A quebra de estoque pode ou não ser vista como despesa operacional. A chave para definir se isso é possível é o tipo de quebra: se ela é uma consequência natural do processo produtivo, é incorporada aos custos.

Quais são os diferentes tipos de quebra de estoque?

quebra de estoque
A quebra de estoque pode ser inerente ao processo produtivo.

Sob o ponto de vista da legislação, há mais de um tipo de quebra de estoque. Isso é importante: a devida identificação da raiz da quebra tem um forte impacto sobre as finanças do negócio, pois influencia na contabilidade.

Há situações nas quais a perda é inevitável para o processo produtivo. Por exemplo: em indústrias químicas, há compostos extremamente voláteis, que evaporam rapidamente, sem que ninguém possa evitar. Como essa perda é inerente à produção, ela é considerada um custo operacional. Consequentemente, não precisa ser comunicada à Receita e não causa nenhuma mudança nos impostos devidos.

Agora, também é possível que a quebra aconteça por motivos que não têm a ver com as operações. Alguns exemplos são furtos, roubos, desvios de carga, incêndios, danos por armazenamento inadequado, etc. Quando um desses fatos acontece, é preciso comunicar a Receita e fazer a devida contabilização da quebra de estoque.

Como é feita a contabilização da quebra de estoque?

quebra de estoque
A raiz da quebra de estoque é o que define se ela tem influência tributária ou não.

Quando a quebra de estoque não é uma decorrência natural do processo produtivo, ela deve ser contabilizada. Afinal, se um item é inutilizado e não pode ser vendido, o fato gerador dos impostos (a venda) não acontece. Basicamente, a perda incorre na obrigação de estornar o crédito de ICMS a que o negócio tinha direito.

O que varia é como o responsável deve informar a Receita. Por exemplo: no caso do Estado de São Paulo, a orientação da Fazenda Estadual é que seja gerada uma Nota Fiscal de Saída, com a observação de que a ela se deu por conta de quebra. Vale a pena consultar o seu contador para que ele te oriente a respeito de como proceder o estado em que você opera.

Quer saber mais? Nós temos outro post exclusivamente a respeito da contabilização da perda de estoque. Clique aqui para ler!

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Como a quebra de estoque influencia as vendas?

quebra de estoque
Itens danificados ou em falta prejudicam a experiência do cliente.

A quebra de estoque também tem um impacto importante sobre as vendas do seu estabelecimento. Afinal, se você é proprietário de um negócio varejista, o seu objetivo é comprar mercadorias e revendê-las. Sem mercadorias de qualidade, como você vai operar?

Vale ressaltar que, às vezes, apesar de uma aparente quebra, o item está disponível em estoque. Geralmente, isso acontece por um problema com os registros das movimentações na armazenagem. Fique atento ao controle de estoque, limite o acesso a ele a pessoas autorizadas e realize inventários de estoque periódicos para evitar que isso aconteça!

Como evitar a quebra de estoque?

quebra de estoque
A melhor estratégia para reduzir as quebras de estoque varia conforme a causa por trás dela.

Quando a quebra de estoque é ocasionada pelo processo produtivo, a otimização de suas etapas é a única forma de evitá-la. Algumas medidas a tomar são:

  • Se você tem equipamentos antigos, estude a possibilidade de substituí-los por mais novos, que tendem a ser mais econômicos.

  • Se faz muito tempo que os seus processos não são atualizados, é importante contratar uma consultoria, de modo a trazer modos de fazer mais modernos e econômicos à sua empresa.

Agora, se a sua quebra de estoque acontece por outros motivos, há muitas estratégias que você pode usar para diminuí-la. O primeiro passo é identificar em qual etapa da cadeia logística eles acontecem: é no transporte, na entrega dos pedidos ou na armazenagem?

Se você nota que os insumos têm chegado até você danificados, pode ser que o problema seja no fornecedor, que não está dando a devida atenção à qualidade das mercadoria. Também há a possibilidade de que a transportadora não esteja protegendo adequadamente os itens para o traslado. Primeiramente, deve-se fazer um teste com outra transportadora. Se o problema persistir, é a hora de rever seus fornecedores.

Se você nota que, logo após a chegada, a quantidade de itens recebidos não bate com as entradas de estoque, pode ser que o problema esteja na entrega dos insumos. Isso é muito provável, já que a entrega é um processo de alto risco. Se for o caso, faça você mesmo a recepção dos insumos e sua entrada no estoque, ou responsabilize outro funcionário disso.

Por fim, se você nota que os itens entram no estoque em perfeito estado na armazenagem, mas, de uma hora para a outra aparecem danificados, é muito provável que o problema seja no local do estoque. Dependendo dos materiais, até mesmo a umidade e a alta incidência solar podem ser fatais. Nesse caso, não há outra solução: é preciso mudar o local onde você guarda as suas mercadorias.

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