Política de estoque: 9 passos simples para fazer a sua agora mesmo

Política de estoque: 9 passos simples para fazer a sua agora mesmo

A política de estoque é a documentação dos princípios básicos da armazenagem determinados pela empresa. Elaborá-la significa estabelecer a base de todos os processos da armazenagem.

Você não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo. Mesmo assim, há setores de uma empresa que exigem atenção praticamente constante, como o controle de estoque. Afinal de contas, sem ele, as coisas simplesmente não acontecem!

Ter uma equipe talentosa e comprometida ajuda muito nisso, mas resolve apenas parte do problema: de que adianta tê-las ali se elas não sabem como proceder em cada situação?

Portanto, ter processos claros e documentados também é fundamental para que todas as áreas da empresa funcionem em consonância. Quando se trata de armazenagem, isso significa que é imprescindível ter uma política de estoque detalhada e devidamente documentada.

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O que é uma política de estoque?

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A política de estoque é a bússola que guia todos os processos de armazenagem.

Há quem defenda que a política de estoque e o estoque mínimo são sinônimos. Nós discordamos: acreditamos que a política de estoque é muito mais complexa do que isso!

A política de estoque é um conjunto de princípios que devem nortear todo o trabalho da equipe de armazenagem. Parece algo denso e detalhado? É exatamente assim que deve ser: é necessário que ela contenha orientações a respeito de todos os aspectos.

Qual é o objetivo da política de estoque?

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A política de estoque ideal satisfaz as necessidades dos consumidores e preserva a lucratividade da empresa.

Toda empresa depende fatalmente da satisfação de seus clientes para sobreviver. Por outro lado, ela também precisa defender seus interesses, e, principalmente, sua rentabilidade.

Uma política de estoque deve ser feita com o objetivo de ser o casamento perfeito entre ambos: a satisfação dos clientes e a manutenção da competitividade da empresa. Essa deve ser a grande meta.

Para que ela seja atingida, é muito importante que o negócio defina objetivos menores, que equilibrem o seu sucesso e a satisfação dos clientes. Por exemplo: se o seu negócio trabalha com itens perecíveis, sempre haverá perdas devido à expiração. Entretanto, você pode – e deve – criar uma política de estoque que vise à sua diminuição.

Se você já identificou problemas no estoque, é uma ótima ideia elaborar uma política com o objetivo de solucioná-los. Por exemplo: se o seu negócio sempre teve uma tendência a trabalhar com níveis muito altos de estoque, seus gastos com a armazenagem provavelmente estão muito acima do aceitável. Por que não criar processos que o diminuam?

Por que a política de estoque é importante?

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A política de estoque permite que a empresa guie as tarefas dos funcionários, facilitando o atingimento das metas.

A política de estoque é uma ferramenta poderosa para que um negócio atinja as suas metas. Só que, para isso, ela tem que ser bem elaborada e seguida à risca pela equipe. Por esta razão, é importante que você treine todos os colaboradores e deixe sua versão documentada disponível para todos.

Todos os setores da empresa devem estar engajados no cumprimento dos objetivos. Por exemplo: se a sua meta é aumentar o giro de estoque, os profissionais de vendas e de marketing devem estar engajados em fazer isso acontecer por meio do escoamento de mais mercadorias.

Contudo, ela também pode ser muito útil em seu trabalho como gestor. Você, com certeza toma muitas decisões, para muitas áreas e com vários objetivos todos os dias: a política de estoque te mantém “de pé no chão”, norteando todas as decisões.

Quer um exemplo prático? É muito fácil se deixar levar por uma promoção de seu fornecedor. Se você estabeleceu a meta de diminuir o nível do estoque, vai pensar duas vezes antes de aumentar o pedido para economizar.

O que está incluído na política de estoque?

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Todos os processos relacionados à armazenagem devem constar na política de estoque.

Tudo! Sim, a sua política de estoque deve oferecer parâmetros para todas as operações de armazenagem da sua empresa. Estoque mínimo, máximo, fornecedores para cada item, local de armazenagem… tudo isto deve estar definido.

Como montar a política de estoque da minha empresa?

Por mais que a política de estoque de uma empresa seja detalhada, sua elaboração está ao alcance de todos. Confira o passo a passo que preparamos para que você faça a sua:

1. Faça a curva ABC de estoque

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O primeiro passo da política de estoque é o levantamento de dados sobre a situação atual da armazenagem.

A política de estoque deve ser direcionada à manutenção dos pontos fortes e correção dos pontos fracos do seu estoque. Por isso, o primeiro passo deve ser o levantamento de informações que revelem a situação atual da armazenagem.

Um dos indicadores mais importantes é a curva ABC de estoque. É uma ferramenta para identificar qual é o pequeno grupo de produtos que traz o maior retorno em vendas – sim, todas as empresas o têm. É muito importante que esse dado conste na política de estoque, de modo que toda a equipe fique ciente de quais itens são estratégicos e, consequentemente, devem ser acompanhados com mais atenção.

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2. Analise relatórios de vendas para identificar tendências

Contudo, a curva ABC de estoque não é a única informação preciosa que você pode retirar de um relatório de vendas: ele também te permite identificar tendências ao longo do tempo.

Por exemplo: se você sempre tem um aumento de demanda nos meses que antecedem o Natal, pode inserir uma observação a respeito em sua política de estoque, de modo que os pedidos da época sejam reforçados.

3. Mapeie os fornecedores estratégicos para cada insumo

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Valorize os fornecedores que fazem um bom trabalho.

Infelizmente, nem todos os fornecedores se preocupam em fazer um bom trabalho e encantar seus clientes. Se você tem parceiros que excedem expectativas constantemente, valorize-os!

É imprescindível que sua lista de fornecedores conste em sua política de estoque. Agora, também é interessante fazer uma espécie de ranking, conforme a qualidade do serviço prestado. Deste modo, na hora da reposição, toda a equipe saberá a melhor opção, que deve ser acionada primeiro.

4. Defina os estoques mínimo e máximo

Os estoques mínimo e máximo são parâmetros muito importantes para qualquer controle de estoque: quando ele está baixo demais, pode haver perda de vendas por falta de mercadorias. Quando está muito alto, eleva excessivamente os custos e não traz nenhum retorno. Assim, o cálculo correto de ambos é muito importante.

Além disso, tenha em mente que nem todos os seus colaboradores estão familiarizados com os termos da gestão de estoque. Por isso, é preciso explicitar que estoque mínimo = chegou a hora de pedir – preferencialmente com um dos fornecedores estratégicos que você definiu no passo anterior.

Do mesmo modo, é importante criar um plano de ação para colocar em prática em caso de que, mesmo com todos os controles, a quantidade máxima de uma mercadoria seja extrapolada. Deve-se fazer uma queima de estoque imediatamente? Esperar alguns dias para ver se não houve alguma diminuição não prevista na demanda? Recalcular os pedidos? Você decide!

5. Calcule o estoque de segurança

Acidentes, deslizamentos de terra, enchentes. Imprevistos acontecem, principalmente nas estradas!

O problema é que, no Brasil, a cadeia logística ainda é fortemente dependente delas. Isso faz com que atrasos causados por diversos fatores sejam, infelizmente, frequentes.

Este é apenas um dos muitos motivos pelos quais o seu negócio deve ter um estoque de segurança. Trata-se de uma armazenagem em separado, que deve ser acionada apenas em caso de falta de algum item.

Qual deve ser o tamanho deste estoque? Não há receita de bolo: é preciso calcular conforme o perfil do seu negócio, a demanda pelos produtos, o lead time dos fornecedores, etc.

6. Mapeie as funções de cada colaborador

As rotinas de estoque pedem exatidão, inclusive na hora de decidir quem faz o quê. Isso evita tanto ruídos na comunicação quanto a perda de prazos e o esquecimento de tarefas

Por exemplo: quando um item atinge o estoque mínimo, é muito importante que o colaborador que deve fazer o pedido saiba que isto é sua responsabilidade. Do mesmo modo, ao fazer um inventário, cada membro da equipe deve saber sua responsabilidade: se é a contagem, a recontagem, se ele deve se ocupar de um setor específico, etc.

Assim, dedique uma parte da sua política de estoque à definição de funções conforme o cargo. Quais são as responsabilidades do gerente? E dos estoquistas? E dos vendedores? Documente tudo!

7. Documente a política de estoques

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Documente sua política de forma acessível a todos os colaboradores.

Se você chegou até aqui, seus processos – e, consequentemente, sua política – de estoque está definida.

Acontece que ela não vai servir para nada a menos que os seus funcionários a sigam. Por esta razão, você precisa documentar tudo de modo detalhado e em linguagem simples, de modo que todos a entendam. Toda vez que um novo funcionário entra na empresa, ele deve receber uma cópia e ser devidamente treinado nos processos que o negócio adota.

8. Treine seus colaboradores

Caso você tenha colaboradores que já trabalhavam com você antes da implementação da política de estoque, é importante que eles também sejam orientados e treinados para segui-la. Invista tempo nisso, o retorno é certo!

Além disso, encoraje-os a auxiliar os com menos tempo de casa na execução das tarefas conforme o que diz a política de estoque. Isso facilita a sua adaptação e aumenta a produtividade da equipe.

9. Reveja a política de estoque periodicamente

A política de estoque não é imutável: o mercado muda, assim como as preferências dos seus consumidores e, consequentemente, a sua empresa.

Por esta razão, sua política de estoque tem que ser revista de tempos em tempos, preferencialmente junto ao planejamento tático do negócio. Deste modo, você alinha as metas de estoque às globais e todos os setores saem ganhando!

Conclusão: toda empresa deveria ter uma política de estoque. Se a sua não tem, é hora de elaborar uma!

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Implemente a política de estoque, coordene ações dos colaboradores e veja os resultados crescerem!

Ações coordenadas, lógicas e direcionadas à mesma meta. Quando você documenta uma boa política de estoque e a coloca em prática, este é o resultado! Consequentemente, atingir suas metas fica muito mais fácil.

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