Fechamento de caixa: um guia para quem não tem tempo a perder

Fechamento de caixa: um guia para quem não tem tempo a perder

Faça o fechamento de caixa de modo mais eficiente! Usando um sistema de gestão ERP, você poupa tempo e elabora um relatório mais detalhado, que te ajudará a cortar custos em seu negócio.

Relatórios de fluxo de caixa que não fecham, despesas inexplicáveis e discrepâncias entre caixa e vendas. Você passa por tudo isso ao tocar o seu negócio? Bom, você não está sozinho.

Todos esses problemas têm uma raiz em comum: problemas no fechamento de caixa. De fato, ele é um dos principais ativos de qualquer empresa, assim, deve ser acompanhado de perto. Acontece que você, empreendedor, tem muito o que fazer e não tem tempo de passar o dia em função de monitorá-lo. Certo?

Não tem problema: nós te damos o caminho das pedras. Neste guia, você aprende a fazer o fechamento de caixa da maneira mais eficiente possível, poupando seu tempo – e o da sua equipe -, permitindo a identificação de problemas e fazendo mais do que meramente contar quanto dinheiro você ganhou a cada dia. Confira:

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

O que é o fechamento de caixa?

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Recomenda-se fazer o fechamento de caixa com uma periodicidade fixa.

O fechamento de caixa é o levantamento de todas as entradas e saídas que acontecem no caixa de um estabelecimento em determinado período.

Ele pode ser diário, semanal, mensal, ou, ainda, parcial. Essa última modalidade é mais comum em empresas com horários de funcionamento longos, nos quais há troca de turnos de operadores de caixa, que são responsáveis por fazer o fechamento ao fim do seu expediente. Assim, o profissional que entra em seguida já pega o caixa “zerado”, facilitando o levantamento geral feito ao final do dia de trabalho.

Por que o fechamento de caixa é importante?

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Por mais que o objetivo do fechamento de caixa seja conhecer os lucros do período, ele permite fazer muitas outras análises.

À primeira vista, você pode ter imaginado que o fechamento de caixa é importante apenas para o controle financeiro da empresa. Faz sentido: afinal, para que o fluxo de caixa seja eficaz, é preciso incluir constantemente os valores que entraram, assim como ficar de olho nas contas a receber que estão pendentes.

Entretanto, a importância desse processo vai muito além disso. A análise das entradas e saídas pode revelar dados importantes, como os modos de pagamento mais usados por seus clientes, a eficácia de ações promocionais e, até mesmo, a ocorrência de fraudes e furtos dentro do estabelecimento.

Por exemplo: digamos que, em determinado dia, o relatório de vendas indique que a receita proveniente de pagamentos em espécie foi de R$ 1 mil. O fechamento de caixa, entretanto, mostra que apenas R$ 800 em dinheiro entraram no caixa na mesma data.

Há duas possibilidades: a primeira, de que foi realizada uma sangria de caixa ou retirada de numerário não registrada. A segunda, de que está havendo fraude no caixa ou nas vendas. De qualquer modo, é preciso investigar!

O fechamento de caixa também pode revelar a retirada de recursos para cobrir um gasto que, após uma análise aprofundada, não traz resultados efetivos ao negócio. Se for o caso, a correta gestão do caixa vai revelar qual é a origem dessas perdas (um funcionário mal treinado, processos que não estão claros, etc) para que você as elimine.

Como fazer o fechamento de caixa?

fechamento de caixa
Se a sua empresa conta com um sistema de gestão ERP, o fechamento de caixa fica muito mais fácil.

Felizmente, o correto fechamento de caixa não tem segredo. Veja esse passo a passo e aprenda a fazê-lo:

Primeiro passo: registrar todas as operações de caixa

O primeiro passo é criar um modo de registrar todas as operações do caixa (vendas, sangrias, reforços, etc). É imprescindível que os funcionários estejam cientes da importância disso: tudo deve ser registrado, sem exceções!

Segundo passo: realizar a abertura de caixa da forma correta

O bom fechamento de caixa começa na abertura! É preciso que o responsável faça o lançamento do valor de reserva corretamente, para que ele não conste como entrada de caixa no relatório final.

Terceiro passo: designar um funcionário de confiança

O fechamento de caixa é uma tarefa que exige muita responsabilidade e profissionalismo do encarregado. Afinal, ele envolve a manipulação direta dos recursos da empresa e é fundamental para a boa gestão do negócio.

Assim, caso você mesmo não possa realizá-lo, delegue a tarefa a uma pessoa de confiança. Pode ser seu sócio ou, até mesmo, um colaborador que você saiba que tem condições de assumir a responsabilidade.

Quarto passo: realizar o levantamento de entradas de caixa

Ao final do período determinado o responsável deve fazer o levantamento dos valores recebidos. Eles devem ser separados por modos de pagamento: cartão de crédito, débito, dinheiro, ticket, cheque, etc.

Quinto passo: realizar o levantamento de saídas de caixa

Do mesmo modo, é preciso saber quais foram os valores retirados do caixa durante o período analisado. Lembre-se: todas as retiradas devem ser devidamente identificadas e registradas!

Sexto passo: somar as entradas e subtrair as saídas

Em seguida, você tem que identificar qual foi o saldo financeiro ao final do período. É fácil: basta somar todas as entradas e subtrair o total de saídas. O resultado será um relatório completo das movimentações na frente de caixa do seu negócio durante aquele período específico.

Sétimo passo: cruzar os resultados do fechamento de caixa com outros relatórios (opcional)

Quando você tiver o relatório de fechamento de caixa em mãos, há a opção de fazer uma análise mais aprofundada. Para isso, basta cruzá-lo com outros relatórios.

Geralmente, isso é feito com os dados de vendas e de entradas e saídas de estoque. É uma excelente maneira de descobrir quais produtos são seus carros-chefe, além de identificar discrepâncias que podem ser indicativos de fraudes.

Por exemplo: digamos que você tenha feito uma liquidação, visando o escoamento de um item específico. Para saber se a ação funcionou, basta cruzar os resultados do fechamento de caixa com o relatório de vendas.

Se você suspeita que há alguma fraude de estoque acontecendo, o relatório de caixa também te ajuda a encontrar a raiz: basta comparar o valor dos itens vendidos com o que efetivamente deixou o estoque, fazendo um inventário. Assim, você evita um dos tipos mais comuns de fraude: o registro de um item caro como se fosse outro mais barato.

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Quais são os problemas mais comuns no fechamento de caixa?

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Alguns erros podem prejudicar a realização do fechamento de caixa.

Apesar de o fechamento de caixa ser um processo simples, sempre há margem para erros. Na verdade, é algo relativamente comum! Os principais são:

Erros de lançamento

Quando as entradas e saídas são feitas de modo manual, a pessoa responsável pelo caixa deve saber exatamente a origem e o destino do dinheiro. O treinamento inadequado do pessoal pode causar problemas com isso: a reserva de caixa da abertura pode ser registrada como outra entrada, por exemplo. Consequentemente, os relatórios não batem.

Entretanto, esse problema só acontece em empresas que fazem o controle do caixa de forma manual, com planilhas ou cadernos. Quando o estabelecimento usa um sistema frente de caixa, os lançamentos são realizados de modo automático.

Retirada ou entrada de valores no caixa sem lançamento

A falta de registro de entradas e saídas é o problema mais comum que acontece no fechamento de caixa.

As retiradas de recursos são as mais problemáticas: sócios ou funcionários podem realizá-las para cobrir despesas cotidianas do negócio, como café e material de escritório, mas sem o devido registro. A consequência? Buracos inexplicáveis no fechamento de caixa.

Entretanto, essa não é a maneira correta de lançar essas despesas. É preciso reservar uma quantia fixa mensal ao fundo da empresa com este fim – a famosa caixinha. Todas as vezes que for preciso fazer esse tipo de compra, o material é retirado dali.

Do mesmo modo, às vezes os reforços de caixa não são lançados. Nesse caso, você terá valores que entraram em caixa, mas com origem oculta.

Novamente, são problemas mais frequentes em organizações que realizam o fechamento de caixa de modo manual. Quando ele é feito com a ajuda de um sistema frente de caixa, essas operações são registradas automaticamente.

Fraudes

Infelizmente, quando se trata de fraudes empresariais, a principal ameaça vem de dentro: as estatísticas revelam que, na maioria das vezes, funcionários mal intencionados são os responsáveis por esses esquemas.

Quando o fechamento de caixa não bate, pode ser que um operador esteja simplesmente retirando valores indevidamente. Isso também pode estar relacionado a fraudes que afetam mais de uma área da empresa, como o estoque.

 

Quais são as melhores ferramentas para realizar o fechamento de caixa?

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Apesar de muito populares, planilhas não são a melhor ferramenta para realizar o fechamento de caixa.

Ainda há muitas empresas que usam o tradicional livro caixa para registrar entradas, saídas e fazer o fechamento de caixa. Outras usam planilhas específicas para isso.

Entretanto, ambas as ferramentas aumentam muito os riscos de erros e fraudes: tanto o livro quanto a planilha podem ser modificados por pessoas mal intencionadas. Além disso, lançamentos feitos da maneira errada podem interferir no resultado final da análise.

Portanto, a melhor alternativa é usar um sistema de gestão. Ele permitirá que você restrinja o acesso das operações de caixa às pessoas que realizam essas funções. Do mesmo modo, quando dados que fogem ao padrão são inseridos, o sistema chama a atenção para isso, permitindo a correção do erro.

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