Escrituração fiscal digital: o que é, para que serve e como fazer

Escrituração fiscal digital: o que é, para que serve e como fazer

Ao contrário do que muitos pensam, a escrituração fiscal digital veio para facilitar a vida dos empreendedores. Com ela, fica mais fácil registrar o cumprimento das obrigações com a Receita.

Impostos, o tema que faz qualquer empreendedor brasileiro tremer na base! De fato, o Brasil tem a honra duvidosa de ser um dos países mais burocráticos do mundo. Até quem quer cumprir todas as obrigações à risca e tocar um negócio do jeito certo encontra dificuldades!

Entretanto, há algum tempo são implantadas medidas que visam simplificar os processos fiscais. Esse foi, até mesmo, um dos objetivos do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC).

Uma das ferramentas que desafogaram bastante contadores e empresários é a escrituração fiscal digital (EFD), feita no sistema Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Graças a ele, desde 2007 é possível adeus às montanhas de papel e infinidade de livros contábeis que as empresas tinham que armazenar até então.

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O que é escrituração fiscal?

A escrituração é o ato do lançamento de compras, vendas, entradas, saídas, mudanças no patrimônio, cumprimento de obrigações previdenciárias, entre outros. Ela corresponde à obrigação de informar a Receita sobre todas as movimentações financeiras realizadas no âmbito da empresa.

A escrituração fiscal, mais especificamente, diz respeito aos impostos decorrentes das operações do negócio. A partir das notas fiscais de entrada e saída, registra-se os valores contábeis destas transações, com a distinção dos impostos correspondentes a cada uma delas.

Lembra dos tradicionais livros fiscais? Eles nada mais são que a concretização da escrituração fiscal, comprovando que tudo foi realizado nos conformes.

Parece complicado? Para os profissionais de contabilidade, não é! Como conhecem todas as classificações e códigos de tributos usados pelo governo, eles conseguem lançar todas as informações com facilidade. Esse é um dos motivos da importância do contador nas pequenas empresas: os estabelecimentos menores raramente contam com uma equipe dedicada apenas à contabilidade.

Mas, não basta fazer a escrituração: é preciso seguir à risca as normas determinadas pelo Código Civil, legislação tributária, normas brasileiras de contabilidade e no restante da legislação.

E a escrituração fiscal digital?

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A escrituração fiscal digital tem o mesmo objetivo da tradicional, mas sai ganhando em praticidade.

A escrituração fiscal digital e a feita em livros físicos têm a mesma finalidade. A única diferença é que a versão digital é mais prática e elimina a necessidade de armazenar a versão em papel por vários anos. Isso porque o sistema SPED armazena toda a informação e a mantém à disposição para consultas e auditorias.

Atenção: as notas fiscais continuam sendo essenciais para a escrituração fiscal digital. Sem elas, não é possível criar o registro. Tome cuidado com elas!

Escrituração fiscal digital x Escrituração contábil digital

Ambos os tipos de escrituração estão contidos no SPED. Apesar dos nomes parecidos, ambas têm objetivos diferentes. Confira:

  • Escrituração fiscal: como o próprio nome diz, é referente às obrigações fiscais, comprovando que o fato que gerou a obrigação do pagamento de impostos realmente aconteceu.

  • Escrituração contábil: é um registro de mudanças no patrimônio da empresa, como vendas e aquisições de bens.

Lembre-se que ambas as escriturações são obrigatórias por lei. Notificar a Receita sobre movimentações financeiras é responsabilidade de todo e qualquer negócio!

Além disso, as escriturações fiscal e contábil, juntas, são muito importantes para planejar o crescimento do negócio. Com elas, você tem um panorama da situação atual da empresa, de modo a planejar cuidadosamente suas ações futuras.

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Para que serve a EFD?

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Ter as escriturações em dia é fundamental para planejar o crescimento do seu negócio.

A escrituração fiscal digital comprova que o seu negócio cumpriu todas as obrigações com a Receita. Livros em ordem te mantém afastado de qualquer suspeita!

Contudo, esse não é o único motivo pelo qual você deve manter EFD em dia. Confira as outras vantagens de mantê-la sempre atualizada:

  • A análise dos tributos pagos atualmente pela empresa podem revelar alguma maneira perfeitamente legal de reduzi-los, sem incorrer em sonegação fiscal, como o planejamento tributário.

  • O registro dos impostos pode revelar que você tem prejuízo fiscal (pagamento de uma alíquota de imposto superior à correta, devido ao lucro real negativo). Assim, tem direito à restituição do excedente – o que só é possível com os livros em ordem.

  • Você tem direito a pedir restituição do imposto de determinados itens, desde que eles não tenham sido comprados para consumo interno. Mas isso só pode acontecer se a compra estiver devidamente escriturada!

  • Você está planejando uma expansão ou reposicionamento de mercado? Então estude atentamente sua escrituração fiscal e contábil! Tenha certeza de que os impostos e as demais despesas envolvidas não inviabilizarão o investimento.

Como fazer escrituração no SPED fiscal?

A escrituração fiscal digital veio para facilitar a vida dos micro e pequenos empresários. Isso porque eles geralmente absorvem várias tarefas e raramente dispõem de uma equipe que cuide exclusivamente da contabilidade. Confira algumas dicas para facilitar o lançamento das informações no SPED:

A escrituração fiscal digital é obrigatória para certos negócios

A princípio, todos os estabelecimentos que recolhem ICMS ou ISS são obrigados a fazer EFD. Porém, a obrigatoriedade pode ser dispensada caso haja consenso do estado no qual você atua e da Receita Federal.

Cuidado com a NF-e e o Valor Contábil

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É fundamental ter todas as notas fiscais para fazer a escrituração fiscal.

Se você tem um pequeno negócio, provavelmente está enquadrado no Simples Nacional. Consequentemente, estava obrigado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica desde o início do programa SPED.

A boa notícia é que a NF-e é a base da escrituração fiscal digital: é dela que o sistema extrai todas as informações que devem ser registradas.

Mas, atenção: há quem lance o valor integral da NF como se fosse o valor contábil da operação. Só que isso está errado! São incluídos no valor contábil (VC):

  • Reduções da base de cálculo

  • Descontos relacionados a eventos futuros e incertos.

Não fazem parte do VC:

  • Abatimentos não relacionados a eventos futuros e incertos

  • Impostos devidos sob a condição de contribuinte substituto (impostos retidos na fonte).

Tome muito cuidado com as notas fiscais! Se elas estiverem incorretas ou se perderem, você não consegue fazer a escrituração fiscal digital. Seja exigente com seus fornecedores e não tolere documentos com falhas!

É necessário ter um certificado digital

Para fazer a escrituração fiscal digital na SPED, você vai precisar de um Certificado Digital. Não tema, ele nada mais é do que uma medida extra de segurança! É como se fosse uma assinatura, para que o sistema tenha certeza de que realmente é você – ou seu contador – quem está lançando as informações.

No caso da Receita, existem dois certificados vigentes: o e-CPF e o e-CNPJ, sendo que este último é o necessário às empresas. Você pode aprender como obtê-lo no site do Fisco.

A escrituração fiscal digital é passível de retificação

Desde janeiro de 2013, a escrituração fiscal digital pode ser retificada, mais ou menos nos mesmos moldes que o Imposto de Renda de Pessoa Física. O prazo para isso é o último dia útil do terceiro mês subsequente ao lançamento dos dados.

A título de exemplo: se você fez a escrituração no dia 20/11, tem até o dia 28/02 (ou 29, se o ano for bissexto) para retificar algum ponto. Se esse período acabar, você ainda pode fazer a retificação, mas fica dependente da autorização da Receita.


Hoje, você aprendeu sobre a escrituração fiscal digital, para que serve, quais os benefícios e como fazer. Continue nos acompanhando para receber mais conteúdo de qualidade sobre o mundo do empreendedorismo! Em caso de dúvida, fale com a gente pelo contato@cplug.com.br. 😉

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