11 dicas para escolher um escritório de contabilidade para sua empresa

11 dicas para escolher um escritório de contabilidade para sua empresa

Escolher um escritório de contabilidade é mais do que contratar um serviço: é escolher um parceiro estratégico. Por conta disso, é preciso tomar cuidado com profissionais desleixados e/ou não qualificados.

Um contador competente é um recurso valioso para qualquer estabelecimento, pequeno ou grande. Mais do que ajudar com questões burocráticas, este profissional tem tudo para se tornar um parceiro estratégico. Ele pode te ajudar mesmo que você empreenda sozinho, escolhendo o melhor regime tributário, auxiliando na apuração de impostos, etc.

Entretanto, como em todas as áreas, há muitos profissionais incompetentes ou, até mesmo, sem licença oficial para atuar no mercado contábil. Contratar os serviços de um deles vai te render uma bela dor de cabeça: ele poderá cometer erros que farão com que a sua empresa tenha perdas financeiras consideráveis, ou, até mesmo, problemas judicais decorrentes de acusações de sonegação de impostos.

Evite esta preocupação: confira nossas dicas para contratar um excelente contador para o seu negócio e colha os frutos de uma parceria estratégica e proveitosa!

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

  1. Avalie se você realmente precisa contratar um escritório de contabilidade
  2. Defina se você precisa de uma consultoria pontual ou de um serviço contínuo
  3. Defina o perfil do escritório de contabildade a ser contratado por você
  4. Pesquise muito!
  5. Prefira os escritórios que você conhecer por meio de indicações
  6. Confira se o escritório e/ou profissional estão registrados no CRC local
  7. Avalie a proatividade do estabelecimento
  8. Não contrate apenas pelo preço
  9. Analise com atenção os serviços oferecidos pelo escritório
  10. Faça uma visita ao estabelecimento
  11. Já contratou? Fiscalize (e facilite) o trabalho do escritório

1. Avalie se você realmente precisa contratar um escritório de contabilidade

Via de regra, todos os negócios precisam de um escritório de contabilidade. É o que está no Código Civil:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Há apenas uma exceção a esta regra: o Microempreendedor Individual (MEI). Quem atua dentro desta categoria precisa apenas entregar uma declaração com os rendimentos do ano anterior à Receita.

Ainda assim, o profissional pode ser de muita valia: a lei afirma que o MEI tem direito a assessoria contábil gratuita de escritórios de contabilidade durante o primeiro ano de atividades. É uma excelente oportunidade para conseguir dicas e tirar dúvidas!

2. Defina se você precisa de uma consultoria pontual ou de um serviço contínuo

escritorio de contabilidade
Selecionar um escritório de contabilidade para lidar com a burocracia cotidiana é muito diferente do que escolher um estabelecimento para prestar uma consultoria pontual.

Fazer contabilidade não é só resolver questões burocráticas. Este segmento tem várias ramificações, que ajudam seu negócio de distintas maneiras.

Assim, por mais que a lei afirme que você precisa de um serviço contábil apenas para resolver as questões tributárias, você também pode contar com consultorias pontuais a respeito de outros temas.

Por exemplo: um serviço de contabilidade financeira pode ser muito útil para comprovar a saúde financeira do seu negócio. Isto, por sua vez, é fundamental para conseguir um empréstimo para financiar a expansão do seu negócio, ou a abertura de uma filial.

Portanto, antes de contratar um profissional, é importante definir que tipo de serviço você busca: auxílio cotidiano ou uma consultoria especializada para um assunto pontual?

3. Defina o perfil do escritório de contabilidade a ser contratado por você

Além de a contabilidade em si ter vários ramos, os profissionais que atuam no segmento podem optar por vários trajetos profissionais: enquanto alguns se dispõem a atender qualquer tipo de negócio, outros preferem adotar um direcionamento específico e trabalhar apenas com determinados estabelecimentos.

Os profissionais especialistas, por conta de sua formação e/ou experiências anteriores, dominam mais as particularidades do setor no qual atual, o que significa mais segurança para os clientes. Em contrapartida, eles normalmente cobram mais por seus serviços.

Deste modo, é importante estabelecer o valor que seu negócio pode pagar. Dentro dele, é preciso analisar a relação custo-benefício oferecida por cada contador que você consultar.

4. Pesquise muito!

escritorio de contabilidade
Pesquisar e buscar recomendações é fundamental para contratar um escritório de contabilidade confiável.

Um escritório de contabilidade presta serviços essenciais e complexos a seu negócio. Portanto, ele não deve ser escolhido com pressa! É muito importante que você dedique bastante tempo e empenho à procura por um estabelecimento que preste este tipo de serviço.

Use o Google a seu favor: procure escritórios em sua cidade e verifique as avaliações de clientes e ex-clientes. Assim, você diminui as chances de contratar um profissional inescrupuloso.

5. Prefira os escritórios que você conhecer por meio de indicações

Por mais importante que a pesquisa seja, o ideal é que você prefira estabelecimentos que você conheceu por meio de indicações. Converse com empreendedores que toquem um negócio com ramo similar ao seu e perguntar quem faz a contabilidade dele. Acredite: se eles estiverem insatisfeitos com o escritório atual, não o recomendarão a ninguém!

6. Confira se o escritório e/ou o profissional estão registrados no CRC local

escritorio de contabilidade
Uma rápida consulta ao site do CRC local permite que você saiba se um profissional está com o cadastro em dia no órgão.

Contudo, não basta contar com os serviços de um escritório de contabilidade: é preciso que o estabelecimento e os profissionais que trabalhem nele estejam cadastrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) local.

Os profissionais só conseguem este registro mediante aprovação do Exame de Suficiência do conselho, que é como se fosse uma espécie de exame da OAB para bacharéis e técnicos em contabilidade. Deste modo, você garante que o profissional contratado terá conhecimentos suficientes para desempenhar a função e que seu negócio não ficará nas mãos de um profissional incompetente.

7. Avalie a proatividade do estabelecimento

Lembre-se: um contador habilidoso e competente tem tudo para se transformar em um parceiro estratégico do seu negócio.

Infelizmente, isto nem sempre acontece. Há muitos profissionais que se limitam ao básico, e não dão sugestões específicas para a melhora dos processos do negócio. Deste modo, eles dificilmente agregam algum diferencial ao estabelecimento.

Caso você pretenda conquistar um parceiro estratégico, e não contratar um mero prestador de serviços, é essencial avaliar a proatividade de todos os estabelecimentos que você cogitar contratar. Analise: o profissional resume seu trabalho à resolução de questões burocráticas ou vai além para os seus clientes?

8. Não contrate apenas pelo preço

escritorio de contabilidade
Por mais importante que o preço seja, ele não deve ser o único fator na escolha de um escritório de contabilidade.

Produtos e serviços de qualidade não são baratos. Você pode até achar que está fazendo um excelente negócio quando, na verdade, está comprando gato por lebre. Serviços essenciais ao seu estabelecimento – como a contabilidade – devem receber atenção redobrada quanto a isso.

É claro que o valor cobrado pelo serviço é importante – afinal, ele tem que caber no bolso do seu negócio – mas ele não deve ser o principal critério para decidir pela contratação de um ou outro profissional. Um profissional muito barato pode ser desleixado, não ser nada proativo ou, até mesmo, não ser devidamente cadastrado no CRC. Fique de olho!

9. Analise com atenção os serviços oferecidos pelo escritório

A maioria dos escritórios de contabilidade trabalha com um sistema de mensalidades. Basicamente, você paga um valor mensal físico e, em troca, conta com uma série de serviços do estabelecimento.

Contudo, nem todos os escritórios oferecem a mesma coisa pelo mesmo valor. Um estabelecimento pode cobrar menos, mas exigir um valor a mais para determinados serviços, que não estão incluídos na lista básica. Analise este fator com calma e atenção!

10. Faça uma visita ao estabelecimento

escritorio de contabilidade
Visitar os escritórios é uma boa maneira de conferir se o estabelecimento é confiável ou não.

Não custa nada ir tomar um café com seu possível futuro contador. Esta é uma ótima maneira de ver o local onde o escritório funciona, e como são as rotinas de trabalho.

Caso algo não pareça correto ou você não sinta segurança com o estabelecimento, não tenha receio de questionar o responsável. Afinal, trata-se de um serviço crítico: você tem todo o direito de saber como o estabelecimento funciona!

11. Já contratou? Fiscalize (e facilite) o trabalho do escritório

escritorio de contabilidade
Um sistema de gestão ERP é fundamental para facilitar a contabilidade do seu negócio.

Pesquisou, pegou recomendações, fez visitas e contratou um profissional de confiança? Saiba que o seu trabalho não para por aí: é preciso fiscalizar constantemente o trabalho do profissional. Por mais que ele possa se responsabilizar juridicamente por erros, se algo der errado quem será procurado pela Receita será a sua empresa!

Do mesmo modo, é seu papel fazer tudo o que estiver a seu alcance para facilitar o trabalho do contador, como reunir e armazenar todas as informações necessárias para que ele execute as suas funções.

Contratar um sistema de gestão ERP é uma excelente maneira de fazer isto. Esta solução armazena dados de vendas, compras, movimentações de estoque e muito mais, o que permite que o seu contador faça sugestões para melhorar as operações e reduzir os impostos devidos ao estado.

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