14 erros no controle de estoque que te dão prejuízo – e como resolvê-los

14 erros no controle de estoque que te dão prejuízo – e como resolvê-los

Os erros no controle de estoque podem ser fatais para seu negócio como um todo, mas são especialmente nocivos para a saúde financeira. Muitos deles são praticamente sinônimos de prejuízo! Aprenda a evitá-los agora mesmo.

Tempo é dinheiro. Estoque também!

A armazenagem nunca deve ser vista como uma despesa qualquer de um negócio. Ela é um ativo, ou seja, pode ser liquidada e convertida em dinheiro rapidamente. Na verdade, essa é sua razão de ser: o objetivo é que as mercadorias sejam vendidas e que o investimento nelas feito retorne.

Consequentemente, cometer erros no controle de estoque significa perder dinheiro. E isso é tudo o que você não quer!

Calma: a gente te ajuda a evitar essa dor de cabeça! Confira essas 15 falhas muito comuns na gestão da armazenagem, como resolvê-los e deixe de jogar dinheiro fora!

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

Erro 1: Não fazer o controle de estoque conforme as boas práticas

erros no controle de estoque
É importante se qualificar e conhecer as melhores práticas para evitar erros no controle de estoque.

Muitos empreendedores pensam que cuidar da armazenagem é meramente comprar e vender mercadorias com base em feeling, sem nenhuma estratégia ou planejamento.

Nada mais equivocado! Na realidade, quem atua desta maneira não faz controle de estoque: apenas compra e vende insumos. Já pensou que você pode estar arriscando seu dinheiro em um chute no processo?

Isso mesmo! Afinal, a armazenagem não é um gasto, é um ativo: ela pode ser convertida em dinheiro em relativamente pouco tempo. Se você deixa de usar as técnicas indicadas para fazer a gestão de estoque, não está fazendo tudo o que pode para cuidar dos seus recursos. Simples assim!

A solução:

Procure aprender como fazer um controle de estoque efetivo, conforme as boas práticas e as dicas de especialistas. Você pode investir em cursos, seguir blogs especializados ou, até mesmo, contratar uma consultoria.

Erro 2: Fazer um controle de estoque estritamente manual

erros no controle de estoque
Fazer o controle de estoque manualmente pode até funcionar no início do seu negócio, mas, à medida que as vendas crescem, fica mais difícil.

Há quem resista à automação e ainda use o clássico caderninho para administrar o entra e sai de mercadorias do estabelecimento. Esse é um dos piores erros no controle de estoque que alguém pode cometer!

Primeiramente, fazer um controle manual toma muito tempo. Já pensou no quanto demora anotar entradas, saídas, compras, vendas e entregas? Algumas horas, com certeza – que seguramente poderiam ser gastas em tarefas muito mais úteis.

Além disso, se um dado incorreto for lançado, você só vai descobrir quando for tarde demais: durante um inventário ou revisão periódica, os números não vão bater. É sinônimo de dor de cabeça – e ainda mais horas perdidas tentando descobrir onde está o erro.

A solução:

Não tem jeito: é preciso contratar um sistema de gestão de armazenagem.  Ele vai poupar seu tempo, o de sua equipe, reduzir os erros e proporcionar informações importantes para que você tome decisões estratégicas. Além disso, como veremos ao longo do texto, ele evita muitos erros no controle de estoque.

Erro 3: Basear-se apenas na automação de estoque 

erros no controle de estoque
Por mais que um sistema seja eficaz para evitar erros no controle de estoque, ainda é importante fazer inventários periódicos.

Por mais que você tenha um sistema de gestão de armazenagem e insira corretamente os dados correspondentes nele, é muito importante fazer inventários de estoque regulares.

Afinal, sempre há a possibilidade de alguém esteja cometendo erros no lançamento dos dados. Ou, ainda, pode ser que exista algum esquema de fraude dentro do negócio, pensado especialmente para driblar o controle automatizado.

A solução:

A única maneira de detectar um ou outro é fazer uma contagem do que de fato há na armazenagem e cruzar os dados com o que está registrado no sistema. Ou seja: é preciso fazer inventários de estoque regulares, cruzando os seus resultados com os dados contidos no sistema.

Erro 4: Não saber quais são seus carros-chefes

erros no controle de estoque
Todo estabelecimento tem alguns produtos que são os carros-chefes da casa. O cuidado com eles deve ser redobrado.

Nem todos os itens do seu mix de produtos são de grande importância para o seu negócio. Na verdade, apenas 20% deles são responsáveis por 80% de sua receita de vendas. É o Princípio de Pareto em ação!

Dito isso, fica claro que esses 20% de mercadorias simplesmente não podem faltar, sob a consequência de ter grandes perdas financeiras enquanto eles não forem repostos. Mas, como saber quais são elas? Não se preocupe: não é preciso apelar ao instinto. Há uma técnica para isso!

A solução:

Você só vai descobrir quais são seus carros-chefes de retorno em vendas fazendo a curva ABC de estoque. Trata-se de uma ferramenta muito simples, que revela quais são os produtos mais estratégicos para o seu negócio. Não deixe de usá-la!

Erro 5: Ter uma armazenagem que prejudica a qualidade das mercadorias

erros no controle de estoque
Um dos principais erros no controle de estoque é guardar as mercadorias em locais insalubres, que prejudiquem sua qualidade.

Você já pensou que o local onde você armazena os seus produtos pode estar causando quebras de estoque? Sim, é perfeitamente possível!

Problemas estruturais, como rachaduras e vazamentos, podem fazer com que suas mercadorias sofram com a ação da umidade e da luz do sol, encurtando sua vida útil. Consequentemente, um belo dia você pode ter a desagradável surpresa de constatar que suas mercadorias ficaram inutilizadas – e que seu dinheiro foi pelos ares.

A solução:

Escolha muito bem o local da armazenagem. Problemas como temperatura muito alta, falta de ventilação, rachaduras e alta incidência da luz do sol devem ser levados em conta na seleção. Seja criterioso: isso pode ser a diferença entre mercadorias preservadas e de boa qualidade ou totalmente inutilizadas!

Erro 6: Ter uma armazenagem vulnerável a furtos

erros no controle de estoque
Investir em medidas de segurança e restringir o acesso à armazenagem evita o roubo de mercadorias.

De acordo com a consultoria KPMG, a apropriação indébita representa 56% das fraudes corporativas. Em bom português, boa parte dos esquemas fraudulentos consistem no uso indevido dos recursos da empresa.

Os furtos e desvios de itens no estoque estão incluídos nisso. Não importa se você tem um sistema de gestão de estoque: os esquemas são pensados para driblá-los.

A solução:

É essencial investir em segurança no espaço de armazenagem. Por mais que itens como câmeras de segurança e alarmes sejam boas opções, o mero ato de restringir o acesso à armazenagem já é bastante eficaz: apenas quem precisa circular pelo espaço deve ter acesso a ele.

Além disso, ao escolher o sistema, é importante optar por um que permita limitar o acesso aos controles de acordo com os perfis de usuário. Por exemplo: permitir que um operador de caixa possa realizar procedimentos de controle de estoque não apenas é inútil, como também abre a porta para fraudes.

-

Erro 7: Fazer o cadastro de produtos da maneira equivocada

erros no controle de estoque
Quando seus fornecedores fazem as entregas, é essencial cadastrá-los da maneira correta.

Os registros são muito importantes para evitar erros no controle de estoque: eles são a base de todo o processo de gestão. Tudo começa com o cadastro correto dos produtos quando chegam à armazenagem.

É algo mais complexo do que parece: há vários detalhes que são processados neste momento. o mais importante – e que gera mais confusão entre os empreendedores – é o chamado fator de conversão. Ele interfere diretamente em todo o controle de estoque do item.

Digamos que você tenha uma loja de roupas, e que seu fornecedor de camiseta entrega as mercadorias em caixas, cada uma com 30 unidades. Como você registra a entrada dessas mercadorias no estoque? Por caixa ou por unidade?

A resposta correta é por unidade. Pense: você vai vender caixas de camisetas ou itens individuais? Provavelmente, estes últimos. Então, não faz sentido controlar as caixas, não é?

É aí que entra o fator de conversão. Como seu próprio nome diz, ele converte a unidade da entrega para a unidade da armazenagem. Se você o utiliza, automaticamente sabe que 1 caixa de camisetas = 30 camisetas em estoque.

A solução:

Novamente, a solução é ter um sistema de controle de estoque. Aplicar o fator de conversão manualmente dá trabalho e consome muito tempo, fora o risco de errar na conta.

Além disso, há sempre mais variáveis – no caso do exemplo das camisetas, a cor e o tamanho. É muita informação para processar manualmente!

Erro 8: Não fiscalizar as entregas – ou fiscalizar demais

erros no controle de estoque
Quando você começar a trabalhar com um fornecedor novo, só assine o recibo de entrega depois de garantir que o pedido está correto e que os itens estão em bom estado.

A entrega de mercadorias é um dos momentos mais críticos da gestão de estoque. Há uma série de problemas que podem acontecer neste momento: a contagem pode estar equivocada, pode haver danos aos itens, alguém pode desviar algumas unidades, etc.

A solução:

É imprescindível fazer conferências, pelo menos no início da sua relação com cada fornecedor. Com o tempo, o ideal é que haja uma confiança mútua, desde que o fornecedor preste um serviço de qualidade. Assim, o ideal é que as inspeções fiquem cada vez menos frequentes.

Erro 9: Tomar decisões de compra no escuro

erros no controle de estoque
O cálculo correto dos estoques mínimo e máximo é o primeiro passo para tomar decisões melhores quanto ao estoque.

Um dos principais erros no controle de estoque é não prezar pela exatidão. Não tem jeito: ela é fundamental para que a gestão da armazenagem seja efetiva. Do contrário, você sempre estará dando um tiro no escuro.

A solução:

Calcular os estoques mínimo e máximo já é um excelente começo para um controle de estoque efetivo.

O estoque mínimo também é conhecido como ponto de pedido. Isso porque é o nível mais baixo de estoque que você pode ter: quando ele for atingido, é a hora de comprar!

Já o estoque máximo é justamente o contrário: é a quantidade de mercadorias que não pode ser ultrapassada, sob pena de geração excessiva de custos. Quando ele é atingido, é hora de pensar em maneiras de escoar os produtos!

Erro 10: Não investir em ações para escoar produtos parados no estoque

erros no controle de estoque
Quando os níveis de estoque estão alto demais, provavelmente chegou a hora de fazer uma promoção.

Você notou que uma mercadoria está em um nível muito alto, acima do estoque máximo? Mau sinal: significa que você está com uma quantidade considerável de dinheiro presa no estoque, ao invés de estar circulando. É preciso fazer algo a respeito!

A solução:

O estoque está alto demais? É o momento de diminuir os preços e fazer uma liquidação!

Ainda assim, muitos empreendedores resistem a isso, e querem manter a margem de lucro intacta a todo custo. Só que o barato sai caro. Enquanto a mercadoria está na armazenagem, ela só traz custos, sem trazer nenhum retorno. Tudo que você não quer!

Erro 11: Comprar mercadorias em excesso

erros no controle de estoque
Na vida pessoal, comprar demais de forma ocasional nem sempre é um problema. Já no meio empresarial, isso pode te dar um prejuízo considerável.

Quem nunca se deixou levar por uma promoção e comprou mais do que devia? Por mais que em sua vida pessoal isso possa acontecer ocasionalmente e sem maiores problemas, no mundo empresarial este é um dos principais erros no controle de estoque.

Ressaltamos: ele é um ativo. É dinheiro. Assim, merece cuidado!

A solução:

Quando o estoque fica parado, é dinheiro do seu estabelecimento que deixa de circular. E é exatamente isso que acontece quando você tem mercadorias demais na armazenagem!

Portanto, é preciso planejar as compras. Oriente-se pelos níveis dos estoques mínimo e máximo, pela previsão de demanda e não se deixe levar em promoção! É preciso fazer os pedidos na medida certa, sabendo exatamente o que você vai precisar repor, e em qual quantidade.

Erro 12: Não relacionar o controle de estoque aos demais setores da empresa

erros no controle de estoque
É fundamental que toda a empresa se envolva na missão de cuidar do estoque.

Um dos principais erros no controle de estoque é achar que apenas quem o administra deve estar ciente de sua situação.

Nada mais equivocado! Afinal, o estoque é o coração de uma empresa. Consequentemente, ele deve estar sempre relacionado aos demais setores. Quando isso não acontece, os trabalhos são descoordenados e os resultados das vendas saem perdendo.

A solução:

Todas as áreas do negócio devem ter noções mínimas da situação do estoque. Deste modo, elas poderão pensar em ações dentro de sua área de competência que ajudem a armazenagem.

Por exemplo: para saber o que comprar, e em qual quantidade, é preciso estar em contato com a equipe de vendas. Eles são os que poderão dizer o que o público tem preferido, e, consequentemente, o que deve ser comprado. Em contrapartida, a equipe comercial deve saber quais são os itens que precisam ser escoados, de modo a trabalhar orientados a atingir essa meta.

Se você tem um profissional responsável pelo marketing (se não tem, deveria!) ele também tem que saber se os níveis de estoque de algum item estão altos demais. Deste modo, ele poderá planejar promoções para escoá-los e liquidar o estoque. Seu negócio só tem a ganhar!

Erro 13: Confundir os estoques de venda e de uso

erros no controle de estoque
Os ingredientes de um prato são um ótimo exemplo de estoque de uso.

Alguns estabelecimentos trabalham exclusivamente com a revenda de mercadorias. Outros, ainda, produzem os itens para vendas internamente. Há, entretanto, quem faça ambos.

Bares e restaurantes são bons exemplos disso. Enquanto itens como água e refrigerante são apenas revendidos, ingredientes como carnes, molhos e legumes são usados no preparo de pratos. É importante saber a situação de cada produto, separando os estoques.

A solução:

É importante saber qual produto pertence a qual estoque, de modo a fazer o controle separadamente. Isso deixa todo o processo mais fácil e melhor, além de diminuir as possibilidades da falta de itens. A maioria dos fabricantes de sistemas sabem que os estabelecimentos têm essa necessidade, e incluem isso em suas soluções.

Erro 14: Deixar de controlar os processos de produção internos

erros no controle de estoque
Os processos de produção interna estão intimamente ligados ao estoque.

Os processos de produção internos exigem cuidado redobrado. Há duas operações envolvidas, a baixa dos insumos e a entrada dos itens finalizados. Por exemplo: em uma padaria, o confeiteiro deve dar baixa na farinha, óleo, ovos, fermento, açúcar e cacau em pó para dar entrada no bolo de chocolate pronto.

Parece simples? O problema é que muita gente se esquece de fazer isso! O resultado? Você vai achar que seu estoque está cheio, mas, na verdade, está vazio. Você tampouco conseguirá controlar a quantidade dos itens produzidos internamente, para saber se os níveis estão ideais ou se é preciso fazer mais.

A solução:

Novamente, investir na automação é a melhor escolha: um software de gestão de estoque permite que você programe seus processos produtivos e inclua a quantidade de insumos usada em cada um. Deste modo, quando você fabricar alguma coisa, o software dá baixa automática nos insumos e entrada na mercadoria acabada. Muito mais simples e com menos chances de erros!

Gostou do conteúdo? Agora aprenda a reduzir as perdas em sua loja de uma vez por todas! Baixe já o nosso eBoook gratuito e exclusivo:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

%d blogueiros gostam disto: