Como organizar uma empresa – e torná-la mais produtiva e rentável

Como organizar uma empresa – e torná-la mais produtiva e rentável

De nada adianta ter um produto ou serviço notável, com uma oferta matadora, se você não sabe como organizar uma empresa! O caos prejudica a experiência do cliente, traz prejuízo e pode até fazer você fechar as portas.

Um dos principais consensos do mundo do empreendedorismo é que tempo é dinheiro. Consequentemente, investir ambos com sabedoria é fundamental para que você seja o proprietário de um negócio de sucesso.

Acontece que não faltam empreendedores que repetem este mantra apenas da boca para fora, por mais que não seja proposital: o acúmulo de tarefas faz com que eles cheguem ao final do dia sem saber onde as horas foram parar, e ao final do mês sem a menor ideia de onde foi gasta uma fatia considerável de sua receita.

Se for o seu caso, sinal amarelo: por mais que seu negócio tenha um produto ou serviço diferenciado, este pode ser o começo do fim. Suas atividades empresariais devem ser realizadas de modo documentado, ordenado e direcionado ao atingimento das metas globais do negócio.

Você já tentou de tudo: sistema de gestão, consultoria, muitas horas pensando, mas não tem a menor ideia de como organizar uma empresa de modo eficaz e duradouro? Aprenda neste post!

Clique para ir direto ao assunto que te interessa:

  1. Faça uma avaliação geral do panorama atual do negócio
  2. Reveja o planejamento estratégico
  3. Ouça seus colaboradores
  4. Tem um sócio? Não deixe de conversar com ele
  5. Tem filiais? Visite-as
  6. Identifique os gargalos e elabore planos de ação quanto a eles
  7. Torne as soluções um hábito
  8. Mantenha registros fiéis do dia a dia da empresa
  9. Saiba delegar tarefas
  10. Tenha um sistema de gestão

1. Faça uma avaliação geral do panorama atual do negócio

como organizar uma empresa
Antes de pensar em soluções, é preciso descobrir quais são os problemas de organização do seu negócio.

Como vai o seu negócio? Geralmente, todos os proprietários dirão que ele vai muito bem, obrigada.

Só que, quando alguém se dedica a analisar os dados objetivos sobre a empresa (leia-se: os números) a coisa muda de figura, principalmente quanto à organização. Há muitos negócios que operam com um controle deficiente por parte dos proprietários – ou, até mesmo, sem controle algum. Ou, ainda, pode ser que as atividades e resultados de uma empresa sejam bem documentados, mas que os proprietários não usem os dados gerados para ter insights e decidir qual é a melhor direção para seguir.

Moral da história: antes de definir como organizar uma empresa, é preciso saber em qual cenário ela se enquadra. Afinal, você não pode elaborar uma solução sem saber qual é o problema!

2. Reveja o planejamento estratégico

como organizar uma empresa
Acredite se quiser: ter uma estratégia facilita muito a organização da sua empresa.

O planejamento estratégico é o tipo de ferramenta de gestão que não tem tamanho: empresas de todos os portes sabem – ou deveriam saber – onde pretendem estar no longo prazo.

Contudo, ainda há uma cultura entre pequenos empreendedores de que isto é apenas para multinacionais. Ou, ainda, há negócios que até elaboram este planejamento, mas ele acaba esquecido no fundo de alguma gaveta, e nunca é consultado na hora das tomadas de decisão. Isto é o mesmo que não elaborá-lo!

Acontece que o fazer o planejamento estratégico e consultá-lo constantemente é uma das melhores maneiras como organizar uma empresa. Em vez de uma série de ações díspares, que não levam a lugar algum, você tomará apenas decisões que aproximem seu negócio do atingimento de metas a longo prazo. Isto é sinônimo de mais organização, produtividade e rentabilidade.

3. Ouça seus colaboradores

como organizar uma empresa
Quando funcionários e proprietário trabalham juntos, os resultados são muito melhores.

Em pequenas empresas, as equipes são enxutas. Portanto, não é raro ver o proprietário colocando a mão na massa junto com os funcionários.

Ainda assim, ele também se encarrega das tarefas de gestão, o que consome bastante tempo e exige atenção. Consequentemente, pode haver furos e problemas nos processos que passem despercebidos por ele e que sejam sentidos apenas pelos colaboradores.

Por este motivo, ouvi-los é primordial. Use a perspectiva diferenciada que eles têm do funcionamento da empresa a seu favor! Eles podem ter uma sugestão para reestruturar um processo crítico, como o fluxo de caixa, ou notar algum gargalo importante, como a demora para atender os clientes que entram no estabelecimento. A partir destes relatos, você pode pensar em soluções.

4. Tem um sócio? Não deixe de conversar com ele

como organizar uma empresa
Você tem um sócio? Saiba que ele deve participar da tomada de todas as decisões.

Administrar um negócio é trabalhoso, mesmo que ele seja pequeno. Portanto, a maioria dos empreendedores opta por dividir as decisões e responsabilidades com um sócio. É como se fosse um casamento empresarial: duas pessoas se juntam e se comprometem a tocar o negócio unidas.

Assim, é importantíssimo conversar com seu parceiro para detectar sua perspectiva sobre a gestão de processos do negócio. Ele pode ter uma visão diferente ou se ocupar de tarefas distintas das suas, o que contribuirá com as estratégias para organizar o negócio e otimizar os resultados.

Do mesmo modo, é essencial que todas as medidas sejam adotadas em consenso. Do contrário, você corre o risco de ter sérios conflitos com o seu sócio, o que é uma causa frequente da dissolução de parcerias de negócios.

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5. Tem filiais? Visite-as

como organizar uma empresa
Se você tem filiais, deve acompanhar o trabalho de suas equipes de perto para encontrar as melhores soluções para organizá-las.

Uma das principais dificuldades da gestão de filiais é mantê-las todas sob controle. Afinal, se uma empresa já dá trabalho, imagine várias!

Não tem jeito: por mais que você conte com gerentes de confiança e esteja sempre em contato com eles, é imprescindível visitar as demais unidades ocasionalmente.

Isto porque fazer a gestão totalmente à distância não te dá o aprofundamento necessário para tornar o negócio mais organizado! Quando você está lá, tem uma percepção completa da realidade do negócio, do ritmo de trabalho e dos eventuais gargalos a superar. Não há nada melhor!

6. Identifique os gargalos e crie planos de ação contra eles

como organizar uma empresa
Com os problemas de organização solucionados, chegou a hora de pensar em soluções.

Depois de fazer este extenso levantamento de dados, com análises numéricas, conversas e visitas às filiais, é hora de elencar quais são os obstáculos à boa organização que estão presentes no dia a dia da empresa.

Seu estabelecimento lida com um elevado fluxo de informação e é difícil ter tudo sob controle? Seus processos até são bem estabelecidos, mas a equipe não dá conta de tudo? Você não documenta processos e resultados e não há um material de consulta confiável sobre eles? Seja honesto: a ideia é encontrar soluções!

Depois que tudo estiver claro, você pode ir em busca de maneiras de resolver os problemas. Por exemplo: se os seus processos já são definidos, mas sua equipe não dá conta de todos, provavelmente é preciso contratar mais funcionários. Se há dificuldade em documentar resultados e processos, pode ser que valha a pena revisar a escolha do sistema de gestão ERP para uma solução mais simples.

7. Torne as soluções um hábito

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É preciso treinar os funcionários para que eles compreendam que as novas medidas vieram para ficar.

Não adianta nada encontrar maneiras como organizar uma empresa se as soluções são aplicadas apenas de modo pontual. Para que as medidas sejam efetivas, elas têm que se tornar um hábito!

Portanto, depois que os processos da sua empresa estiverem devidamente ordenados, é a hora de garantir que as práticas se enraízem em sua cultura organizacional: treine colaboradores – tanto novos quanto antigos – e deixe claro que as novas práticas vieram para ficar.

8. Mantenha registros fiéis do dia a dia da empresa

como organizar uma empresa
É importante que os registros possam ser acessados a qualquer hora, de qualquer dispositivo.

Por mais que haja toda a sorte de problemas que possam atingir uma empresa, a falta de registros confiáveis de seus resultados é um dos mais letais. Afinal, a tomada de decisões estratégicas deve vir de dados sobre as operações. Do contrário, elas não serão mais do que um tiro no escuro – e, possivelmente, no pé.

Torne a criação destes registros um hábito! Novamente, um sistema é a opção mais segura e prática: o acesso às informações é limitado, você pode acessá-las de qualquer lugar e elaborar relatórios a partir destes dados.

9. Saiba delegar tarefas

como organizar uma empresa
Não tente resolver tudo sozinho. Conforme a empresa cresce, você terá que delegar mais e mais tarefas.

Por mais que seja tentador manter todos os processos sob um controle rígido – beirando ao sufocante – esta atitude provavelmente se voltará contra você. Quando uma demanda nova chegar até você, pergunte-se: “alguém mais pode cuidar disso?”. Se a resposta for sim, delegue!

Afinal, o proprietário de um negócio tem muitas responsabilidades. Sufocar a equipe, querendo aprovar todas as minúcias, trava os processos, prejudica a produtividade e faz com que você não tenha tempo suficiente para se dedicar às atividades que realmente dependem de você, como o planejamento estratégico e a gestão financeira.

10. Tenha um sistema de gestão

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Moral da história: quer aprender como organizar uma empresa? Use tudo que a tecnologia tem a oferecer!

É inegável: manter uma empresa organizada dá trabalho.

Felizmente, a tecnologia simplificou muito a tarefa. Um bom sistema de gestão ERP permite que você lance e faça a gestão de todos os dados de uma maneira muito mais simples. É uma solução que poupa tanto tempo quanto dinheiro!

Além disso, um sistema ajuda a manter os dados seguros. Informações sensíveis como listas de clientes, de fornecedores e fluxo de caixa ficam a salvo tanto de hackers quanto de concorrentes.

Decidiu organizar sua empresa por meio de um sistema de gestão? Ótima escolha! Agora, aprenda como escolher a melhor solução para o seu negócio neste material gratuito e exclusivo:

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