8 maneiras como um sistema de gestão melhora a sua contabilidade

1. Emissão automática de notas fiscais

Quem era comerciante antes da era dos sistemas sabia a dor de cabeça que era a emissão de um cupom fiscal. Tanto este processo quanto o controle das vendas eram feitos de modo totalmente manual – e, consequentemente, eram muito propensos a erros, além de muito demorados.

E se a nota rasgasse? E se a tinta borrasse? E se as notas fossem perdidas? Não tinha muito o que fazer: os documentos estavam perdidos, e os registros contábeis das respectivas vendas dariam muito mais trabalho.

Felizmente, a automação chegou para mudar esta realidade. Com ela, as notas são emitidas automaticamente, o que economiza tempo. Além disso, elas ficam armazenadas no próprio sistema, o que garante que elas não se percam nem sejam danificadas.

O resultado? Muito mais segurança para o seu negócio, o que reduz o risco de problemas com a Receita e as consequentes multas, que podem ser fatais para o seu caixa.

2. Melhor controle dos custos

Mais do que cálculo e pagamento dos impostos, a contabilidade também envolve análise e planejamento conforme a realidade financeira do seu estabelecimento.

Um sistema ERP é uma mão na roda para realizar este processo. Quando você lança estes dados no software, ele pode cruzá-los e apresentá-los a você de maneiras que você não tinha imaginado. Consequentemente, você – ou seu contador – podem encontrar buracos no orçamento que ninguém tinha visto antes. Seu controle de custos agradece!

3. Ajuda na identificação de oportunidades de elisão fiscal

Existem maneiras perfeitamente legais de pagar menos imposto. Isso mesmo: é possível amenizar a mordida do leão, sem infringir a lei. É a chamada elisão fiscal.

Para trabalhar com tal estratégia, você precisa de um contador que conheça todas as oportunidades oferecidas pela legislação. Do mesmo modo, é necessário contar com dados que te digam se você pode ou não aplicá-las a seu negócio.

Quer um exemplo? Certos custos operacionais podem ser abatidos do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ). Você já analisou suas despesas para identificar oportunidades de pagar menos impostos? Pois é!

Além disso, o regime tributário que você escolhe também pode ser uma tática de elisão fiscal. Veremos isto mais adiante!

4. Uma ponte entre você e seu contador

Quem nunca se esqueceu de colocar um documento importante no malote do contador que atire a primeira pedra! Todos que usam os serviços de um profissional do ramo sabem o caos que é o vai-e-vem de documentos entre a sede da empresa e o escritório dele.

Você sabia que negócios que usam sistemas de gestão não precisam se preocupar com isso? Sim! Basta criar um usuário para o contador, do mesmo modo que você faria com um funcionário, e delimitar o acesso às informações que o profissional precisa visualizar para fazer o seu trabalho. Ou seja: diga adeus aos malotes e aos esquecimentos. Diga olá à eficiência!

5. Com um software homologado, você pode comprovar a veracidade das informações transmitidas à Receita

Por mais que um sistema traga muitas vantagens a seu negócio, é fundamental ter cautela ao escolher qual solução acompanhará o seu negócio. Isto porque há muitos desenvolvedores mal intencionados que vendem sistemas não homologados pelo Fisco.

O que acontece se você contratar uma destas soluções? Como ela não preenche os requisitos da Fazenda, sua empresa pode ser acusada de irregularidades, como evasão fiscal. O resultado? Um processo judicial, multa e, até mesmo, prisão!

Ou seja, não vale a pena o risco: prefira sempre um software homologado. Deste modo, caso você precise comprovar algo à Receita, tudo estará nos conformes e você poderá tocar seu negócio com mais tranquilidade.

6. Mais informações para a realização do planejamento tributário

O planejamento tributário consiste em analisar a realidade do negócio e fazer uma série de escolhas com base nisso, como a seleção do regime usado para apurar os impostos. É, sem dúvidas, trabalhoso e delicado! Felizmente, a análise se torna muito mais simples uma vez que você tenha um sistema à disposição.

Por exemplo: para decidir se o Simples Nacional vale a pena ou não, é preciso cruzar os valores da tabela com o seu faturamento, uma informação que você tem à disposição quando usa um sistema para tocar o seu negócio. Deste modo, o estudo pode ser mais aprofundado e há menos risco de erros.

7. Possibilidade de emitir notas fiscais mesmo quando o sistema oficial estiver fora do ar

A Secretaria da Fazenda de São Paulo recentemente aboliu o emissor de notas fiscais próprio que disponibilizava aos empreendedores do estado. Mesmo as unidades da federação que ainda contam com um sistema do tipo sabem como ele é instável.

Acontece que os próprios sistemas de gestão desenvolvidos por terceiros utilizam esta funcionalidade para emitir as notas de seus clientes. Se o emissor da Secretaria da Fazenda local estiver fora do ar, ele tampouco conseguirá emitir os documentos.

Entretanto, os desenvolvedores de softwares sabem que isto pode acontecer. Portanto, eles permitem que você emita a nota em contingência. O documento é gerado normalmente, mas fica armazenado no sistema e só é sincronizado com a Fazenda quando o sistema volta a operar normalmente – é a chamada emissão em contingência.

Ou seja: as falhas não atrapalham o funcionamento do seu negócio, e você não tem que apelar para a geração manual de notas!

8. Proteção dos dados contábeis do seu negócio

Muitos empreendedores usam planilhas do excel para fazer a gestão contábil de seus estabelecimentos. Por mais que elas sejam mais seguras que os tradicionais cadernos contábeis, não são perfeitas.

Afinal, danos físicos à máquina, assim como invasões de hackers ou infecções por malware também podem danificar a memória física do computador, fazendo com que os arquivos se percam e você fique sem os seus registros contábeis.

A boa notícia é que os desenvolvedores de sistemas elaboraram uma maneira de garantir que suas informações estejam sempre seguras: a computação em nuvem. Com ela, seus arquivos não ficam na memória física da sua máquina, mas em servidores remotos, sob os cuidados da empresa que o desenvolvedor de software contratar (normalmente são reconhecidas no ramo, como Google ou Amazon). Mesmo estando em um armazenamento remoto, você pode acessar seus dados contábeis a qualquer momento: basta uma conexão à internet.

Assim, você pode ficar tranquilo, pois os servidores são guardados a sete chaves e são perfeitamente seguros. Assim, você não corre o risco de perder seus preciosos dados contábeis.

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Veja também o nosso Checklist de Obrigações Fiscais e Contábeis para Empresas: